Догляд за базою даних

Навіть якщо в процесі роботи з файлом бази даних не застосовувався режим «Конструктор» і нові дані в базу даних не додавалися (тобто якщо база даних тільки проглядалася), то все одно файл бази даних має тенденцію з часом, в процесі роботи з ним, все більше і більше збільшуватися в розмірі. Дуже сприяє збільшенню розміру файлу застосування нових сортувань і фільтрів (особливо якщо було застосовано кілька різних сортувань / фільтрів).

Це збільшення розміру файлу є, фактично, порожнечею, але ця порожнеча лежить всередині файлу, збільшуючи його об'єм. Щоб повернути файлу бази даних нормальний (мінімальний) обсяг (тобто щоб прибрати з файлу порожнечу), в Access є кнопка «Стиснути та відновити базу даних» - цю кнопку потрібно час від часу натискати (при натисканні цієї кнопки ніяка інформація, ніякі дані з файлу бази даних не видаляються). Так само базу даних можна запустити з параметром / compact, що виконає стиснення автоматично і закриє базу по закінченні процесу.

У застосунку Access доступний широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення процесу створення бази даних. Шаблон — це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або записувати витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблони баз даних можна використовувати такими, як вони є, або настроїти їх, щоб вони якнайкраще відповідали потребам користувача.

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до застосунку Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

1. Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office   та виберіть пункт Закрити базу даних  , щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

2. Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ цієї статті.

3. Виберіть потрібний шаблон.

4. Застосунок Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку  , перейдіть до папки, в якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку ОК. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом служби Windows SharePoint Services 3.0.

5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

Застосунок Access створює або завантажує базу даних, а потім відкриває її. Відображається форма, в якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожний запис, клацнувши область виділення записів (затінене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконавши такі дії:

На вкладці Основне у групі Записи клацніть елемент Видалити.

6. Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та розпочніть введення. За допомогою області переходів здійсніть пошук інших форм або звітів, які слід використати.