Використання електронних таблиць для організації лінійних баз даних в програмі Excel

Зміст

1. Вступ

2. Access як система управління базами даних

3. Електронні таблиці Microsoft Excel

4. Створення бази даних Access

5. Експорт бази даних в Excel

6. Висновок

Вступ

У процесі розв’язування зазначених проблем слід пам’ятати, що база даних — це одна з найголовніших складових сучасних інформаційних систем. Враховуючи те, що інформаційні системи проникають до багатьох сфер нашого життя й праці, що вони стають необхідним атрибутом не тільки вищих навчальних закладів, але й значної кількості загальноосвітніх навчальних закладів, а також те, що в шкільних навчальних програмах інформаційні системи займають до 12% навчального часу, стає очевидним, що майбутній учитель інформатики (і не тільки інформатики) повинен вивчати бази даних ґрунтовно. Друге — базу даних необхідно вивчати саме як складову інформаційної системи. Спочатку потрібно чітко усвідомити структуру і склад інформаційної системи, місце, роль і функції баз даних у цих системах і лише після цього переходити безпосередньо до вивчення баз даних.

   Необхідно враховувати також і те, що візуальні програмні засоби для роботи з базами даних, зокрема системи керування базами даних (СКБД), мають низку принципових особливостей порівняно з іншими програмами, які входять до складу офісних програм. Одна з них полягає у тому, що сучасний графічний інтерфейс користувача настільки доступний і зрозумілий, що дозволяє працювати з багатьма офісними програмами (Word, Paint, Excel та інші) майже на інтуїтивному рівні. Але такої можливості немає у процесі роботи з базами даних. База даних — це складна система. Не розуміючи основ будови й функціонування самих баз даних, неможливо на свідомому рівні працювати і з відповідними програмними засобами. Тому питання основ теорії інформаційних систем і баз даних повинні займати достойне місце у цьому курсі.

   Друга особливість. Історично склалося так, що майже вся професійна й навчально-методична література побудовані на принципі вивчення баз даних «з кінця». Тобто автори беруть вже розроблену базу даних і на її основі описують можливості використання СКБД і методи роботи з нею, а потім повертаються до розгляду основ конструювання баз даних. Така методика має суттєві недоліки. Методично доцільно вивчати бази даних «з початку», тобто одразу конструюється нескладна власна база даних, на основі якої вивчаються різноманітні аспекти роботи з нею.

   Ще одна особливість. Сучасні візуальні засоби роботи з базами даних включають потужні інструменти, які задовольняють потреби широкого кола користувачів. Разом з тим, єдиним, універсальним засобом, який не змінюється десятки років, залишаються мови баз даних, зокрема мова запитів SQL. Інколи без цієї мови у процесі розробки баз даних обійтися неможливо. Професійні розробники баз даних надають перевагу саме мовам баз даних, а не візуальним засобам. Тому ознайомлення студентів педагогічних університетів з основами мови SQL є обов’язковим.

   Базами даних неможливо свідомо оволодіти лише на теоретичному рівні, тому що тут зустрічається багато абстрактних понять. Для цього необхідна копітка практична робота, а також пояснення понять, що вводяться у процесі вивчення баз даних, конкретними прикладами.

Access як система управління базами даних

«Microsoft Access» — система управління базами даних від компаніїМайкрософт, програма, що входить до складу пакету офісних програм Microsoft Office. Має широкий спектр функцій, включаючи зв'язані запити, сортування по різних полях, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати підпрограми, що працюють з базами даних. Версії

1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3), 1995 Access 7 для Windows 95 (Office 95), 1997 Access 97 (Office 97), 1999 Access 2000 (Office 2000), 2001 Access 2002 (Office XP), 2003 Access 2003 (із комплекту програм Microsoft Office 2003), 2007 Microsoft Office Access 2007 (із комплекту програм Microsoft Office 2007), 2010 Microsoft Office Access 2010 (із комплекту програм Microsoft Office 2010), Microsoft Access 2013 (із пакету програм Microsoft Office 2013).

Склад програмного продукту

Основні компоненти MS Access:

• конструктор таблиць;

• конструктор екранних форм;

• конструктор SQL-запитів

• конструктор звітів, що виводяться на друк.

Таблиця — це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних,документів та інших облікових записів. Запит — вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються. Форма — відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані. Звіт — відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

Взаємодія з іншими субд

Вбудовані засоби взаємодії MS Access зі зовнішніми СУБД з використанням інтерфейсу ODBC знімають обмеження, властиві Microsoft Jet Database Engine. Інструменти MS Access, які дозволяють реалізувати таку взаємодію називаються "пов'язані таблиці" (зв'язок з таблицею СУБД) і "запити до сервера" (запит на діалекті SQL, який "розуміє" СУБД). Корпорація Microsoft для побудови повноцінних клієнт-серверних додатків на базі MS Access рекомендує використовувати в якості рушія бази даних СУБД MS SQL Server. При цьому є можливість поєднати з властивою MS Access простотою інструменти для управління БД і засоби розробки. Відомі також реалізації клієнт-серверних додатків на базі зв'язки Access 2003 з іншими СУБД, зокрема, MySQL

Сумісність Access з сторонніми джерелами даних

СУБД (Джерела данних)	Версія Access	Драйвер	Оновлювані запити
Файли Excel	всі	вбудований	Ні
SQLite			Так
MySQL	2000-2003	MyODBC v.3.51.X, 5.1.X	Так
PostgreSQL			Так
Firebird			Так
1C v.7.7 (dbf)	2003	Visual FoxPro ODBC driver v.6.01.8629.01	Ні
Paradox
Oracle
Текстові файли	всі	вбудований	Ні
Таблиці html	всі	вбудований	Ні

Збереження в Access

Access, при роботі з базою даних, інакше взаємодіє з жорстким (або гнучким) диском, ніж інші програми. В інших програмах, файл-документ, при відкритті, повністю завантажується в оперативну пам'ять, і нова редакція цього файлу (змінений файл) цілком записується на диск тільки при натисканні кнопки «зберегти».

В Access нова редакція вмісту зміненої комірки таблиці записується на диск (зберігається) відразу, як тільки курсор клавіатури буде поміщений в іншу комірку (або нова редакція зміненого запису записується на диск відразу, як тільки курсор клавіатури буде поставлений в іншу запис (рядок)). Таким чином, якщо раптово відключать електрику, то пропаде тільки зміна того запису, якого не встигли покинути.

Цілісність даних в Access забезпечується також за рахунок механізму транзакцій.

Кнопка «Зберегти» в Access теж є, але в Access у режимі перегляду даних вона потрібна, в першу чергу, для збереження зміненого режиму показу таблиці або іншого об'єкта - тобто, для збереження таких змін, як:

• зміна ширини стовпців і висоти рядків,

• перестановка стовпців в режимі перегляду даних, «закріплення» стовпців і звільнення закріплених стовпців,

• зміна сортування,

• застосування нового фільтра,

• зміна шрифту; кольору тексту, сітки і тла

• і т. п.

Крім того, в Access ця кнопка потрібна в режимі «Конструктор» для збереження змін структури об'єкта бази даних, зроблених в цьому режимі.