29. Принципы структуризации

Целеполагание — рациональной является структура, ориентированная на осуществление главных целей, прежде всего миссии организации. Это означает, что определяющее влияние на структуру оказывают стратегические цели организации. Рациональная структура — это стратегически ориентированная структура. Напр, если стратегической целью является завоевание новых рынков, то в ее структуре необходимо формирование отделений по продуктам, потребителям или регионам. Приоритет функций над составом звеньев — в организации необходимо обеспечить соответствие типа структуры и ее конфигурации комплексу реализуемых ею функций.Этот принцип имеет два следствия:

1) все функции организации должны быть обеспечены соответствующим компонентным составом (звеньями организации) и совокупностью межкомпонентных связей.

Напр, если в состав функций организации входит функция обеспечения производства сырьем и материалами, то она должна быть закреплена за каким-либо подразделением, обычно это отдел материально-технического снабжения;

2) структура может включать в себя только те компоненты и межкомпонентные связи, которые прямо или косвенно выполняют функции организации.

Приоритет объекта над субъектом — рациональная структура должна обеспечивать устойчивость организации при различном состоянии субъективных факторов. При формировании структуры не следует ориентироваться на сложившиеся коллективы, межгрупповые и межличностные связи, а также конкретных работников, так как это не позволяет сформировать рациональную структуру. Некоторые колебания на рынке, изменения в политической и социальной сфере, а также во внутренней среде организации не должны приводить к изменению ее структуры, так как именно стабильная структура обеспечивает устойчивость и равновесие организации.

Адаптивность — структура должна быть способна адаптироваться (приспосабливаться) к изменениям внешней и внутренней среды, изменениям целей и стратегии организации.

Адаптивность структуры обеспечивается за счет ее гибкости, которая в свою очередь осуществляется путем:

— перестройки структуры;

— формирования новых подразделений, структурных блоков

и каналов связи;

— ликвидации части действующих подразделений, структурных

блоков и каналов связи;

— изменения значимости и режима функционирования подразделений, блоков и каналов связи в структуре организации.

В случае необходимости в процесс адаптации вносят необходимые коррективы.

Адаптация организации к новым условиям функционирования обусловлена ее способностью к саморегуляции. Приоритета объекта над субъектом и адаптивности дополняют друг друга: структура должна быть устойчивой по отношению к малозначимым, текущим колебаниям внешней и внутренней среды, но должна оперативно перестраиваться в случае существенных и устойчивых изменений внешней или внутренней среды.

Полная координация — в организации должен существовать общий управляющий центр или, по крайней мере, общий координирующий центр для обеспечения согласованности всех компонентов и связей, а также развернутая система обратных связей.

Минимум сложности — структура организации должна быть по возможности простой.

Основными направлениями упрощения структуры являются:

— постановка четких целей для структуры и ее отдельных ком­

понентов;

— использование преимущественно плоских структур;

— сокращение промежуточных звеньев в общей системе связей;

— устранение дублирования функций, должностных обязанностей и каналов связи.

Полномасштабность — в организации не должно быть структурных блоков и отдельных работников, не включенных в единую сеть системообразующих связей.

Пределы автономии — каждый компонент структуры должен обладать определенной самостоятельностью, но при этом не должна нарушаться целостность структуры организации. Чем выше уровень иерархии, к которому принадлежит компонент, тем большей степенью автономности он может обладать.

Сочетание централизации и децентрализации — в рациональной структуре должен быть оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечить эффективность работы организации и наиболее полное достижение ее целей.

Централизация — это концентрация прав принятия решений на высшем уровне управления организацией. Она позволяет обеспечить высокую согласованность действий звеньев организации и улучшает контроль их работы.

Децентрализация — передача (делегирование) прав принятия решений на нижестоящие уровни управления. Децентрализация способствует гибкости структуры, позволяет оперативно реагировать на неожиданные изменения ситуации на уровне отдельных звеньев.

Масштаб управляемости (норма управляемости, диапазон контроля) — в рациональной структуре должен быть установлен оптимальный масштаб управляемости.

Масштаб управляемости — это количество работников, непосредственно подчиненных одному руководителю.Масштаб управляемости должен быть достаточно широк, чтобы поддерживать автономность подразделений и снизить затраты на содержание управленческого аппарата, но не должен быть чрезмерным, чтобы обеспечить согласованность функционирования всех звеньев организации и целостность организации.

Для каждой организации в конкретной ситуации существует свой оптимальный масштаб управляемости, который зависит от следующих факторов:

— профессиональный уровень руководителей и их подчиненных;

— сложность поставленных перед работниками задач;

— состояние внешней среды;

— территориальная удаленность работников от непосредственного руководителя.

Сочетание непрерывности и дискретности связей — в рациональной структуре соотношение между непрерывными и дискретными связями должно обеспечивать одновременно максимальную экономичность связей и полную стабильность структуры.

Непрерывные связи необходимы:

— для осуществления непрерывных процессов совместной деятельности

— для обеспечения четкой и постоянной ориентации членов организации на реализацию общих целей; например, вертикальные связи иерархической подчиненности;

— для оперативного реагирования на существенные изменения значимых характеристик внешней и внутренней среды.

Однако непрерывные связи повышают сложность структуры и требуют большого количества времени на обработку информации. Поэтому их используют в случае необходимости, в других ситуациях целесообразно применять дискретные связи.

Субординация — в рациональной структуре отношения между структурными уровнями строятся на основе подчиненности, т.е. звенья низшего уровня подчиняются звеньям высшего уровня.Эффективная субординация предполагает:

— четкость и однозначность отношений подчиненности;

—ступенчатость осуществления отношений субординации;

— необходимый уровень субординации определяется конкретными условиями: задачами организации, степенью централизации и развитостью периферийных связей. Субординация тем выше, чем выше уровень централизации, ниже автономность подразделений и меньше развитость периферийных связей.

Единство распорядительства — в рациональной структуре должна быть установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления за конкретным руководителем.

Формальная фиксация реально существующих связей — в рациональной структуре должно существовать принципиальное соответствие между формально зафиксированными и реально существующими структурными связями. Конфигурация, основные блоки и ведущие связи реальной структуры должны быть формально зафиксированы. Должна быть обеспечена реальность формально фиксируемых связей. Неформальная часть структуры может распространяться на те сферы деятельности и на такие межкомпонентные связи, которые не имеют прямого отношения к реализации цели организации, при этом формально зафиксированные формальные связи должны оказывать определяющее воздействие на неформальные связи.Формальная фиксация реально существующих структурных связей позволяет обеспечить:

— высокую стабильность структуры, ее блоков и компонентов;

— единство и согласованность действий всех звеньев системы

управления;

— четкое распределение функциональных обязанностей и ответ­

ственности членов организации;

— эффективность контроля;

— минимизацию межкомпонентных противоречий.

Принципы структуризации применяют:

— при построении новых организаций;

— при оценке рациональности существующей структуры;

— при корректировании существующей структуры;

— при проведении структурной реорганизации.

Структура, построенная в соответствии с указанными принципами, способствует повышению эффективности организационного механизма, потому что:

— ограничивает разнообразие в деятельности организации путем определения образцов и норм поведения, соответствующих целям организации;

— соединяет людей со средствами и целями труда;

— обеспечивает целостность организации, функционирующей как единый организм и позволяющей получить при этом синергический эффект.