11. Лекция: Планирование рабочего времени сотрудника

Конечно, обдумывай "что", но еще больше обдумывай "как"!

Иоганн Вольфганг Гете

Самое важное - уметь отличить важное от срочного.

Планы компании и планы ее сотрудников

Мы выяснили, что такое план фирмы. Но от чего зависит план каждого работника этой фирмы? От его положения на фирме, от организации работы в этой фирме, от ее размера, от корпоративной культуры.

Как у предприятия, которое четко видит свою цель, имеется некоторая миссия, так и у менеджера, планирующего свое будущее, должна быть выработана своя миссия. И конечно, вклад менеджера в дело компании будет оптимальным, если его миссия и миссия компании совпадают на данном отрезке времени.

Менеджер, который негодует по поводу рекламы на телевидении и вынужден работать в группе, которая трудится над ее созданием, вряд ли сможет получать удовлетворение от своей работы, а следовательно, быть успешным в своей деятельности.

Рис. 7.1.  Соотношение миссии

Большинство компаний уделяют много времени созданию корпоративного духа, пытаясь убедить сотрудников связать свои карьерные планы и их жизненную реализацию с выполнением миссии компании. Это одна из задач подразделений компании, работающих с персоналом.

Однако, конечно, более жестко компания должна увязывать свои тактические и оперативные планы с планами отдельных менеджеров. Прежде всего это достигается материальной заинтересованностью последних. Проследим это на примере деятельности менеджера по продажам высокопроизводительных серверов, работающего в российском представительстве западного производителя.

Поскольку указанный вид продукции не является розничным товаром, его необходимо продвигать на рынок, информируя, обучая и убеждая клиентов приобрести и эксплуатировать именно это оборудование. В этом и состоит задача данного менеджера. Обычно менеджер должен выполнить определенный квартальный план, от которого зависит его зарплата. Часто в коммерческих компаниях действует схема, которая стимулирует менеджера перевыполнять план. Например, если квартальный план выполнен в необходимом объеме, то в течение следующего квартала менеджер получает 100% зарплаты. Если в некотором квартале план перевыполнен, то зарплата резко возрастает. Например, при 150% плана в течение очередного квартала менеджер получает двойную зарплату, а при выполнении 170% плана - тройную. План менеджеру спускается его руководителем и может изменяться в зависимости от рыночной ситуации. В свою очередь менеджер, который руководит российским представительством и отвечает за продажи в России, тоже имеет план продаж. Этот план спускается руководителем, отвечающим за группу стран, в которую входит Россия, и т.д.

Может существовать целый ряд показателей качества работы менеджера, но если он в течение нескольких кварталов не выполняет плана по продажам, то, скорее всего, его уволят. При этом "западный" стиль руководства, к которому у нас в стране все более тяготеют, возлагает на менеджера большую свободу в планировании его времени и требует не столько присутствия на собраниях и заседаниях, сколько главного - выполнения плана продаж.

Отталкиваясь от календарного плана продаж, который выдается менеджеру его начальником, он сам планирует, с какими клиентами и партнерами он будет работать, какие презентации и семинары будет проводить. Менеджер формирует помесячный план, планирует поездки по регионам, готовит презентации, назначает встречи на каждый день, бронирует аудитории для переговоров и т.д. Помимо этого менеджер получает письма, в которых его информируют о новинках оборудования, о маркетинговой политике компании, каждый день он получает голосовую почту, видеокассеты с тренингами продаж, аудиозаписи прошедших в мире конференций на потенциально интересующую его тему и т.п.

Возможна ситуация когда, придя из отпуска, такой менеджер обнаружит в почте сотни непрочитанных писем, на чтение которых потребуется несколько суток. Очевидно, что выполнить весь объем задач невозможно. Перед каждым менеджером встает проблема очередности выполнения задач. Правильная расстановка приоритетов позволяет избежать накопления незавершенных дел, перегрузки, стресса, срыва плана, увольнения.

Чтобы достигать поставленных целей, важно четко представить бюджет времени и совокупность своих задач, это позволяет перепоручать менее важные дела и уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Основные проблемы с нехваткой времени заключаются в попытке переделать слишком много дел, направляя силы на несущественные, кажущиеся необходимыми задачи. Существует ряд простых правил, которые позволяют спланировать время.