1.2. Информационное обеспечение анализа

Организация анализа хозяйственной деятельности на предприятиях должна соответствовать ряду требований:

Научный характер анализа. Анализ должен строится с учетом действия экономических законов в рамках предприятия; проводится с использованием научно-обоснованных методик; основываться на новейших достижениях науки и передового опыта.

Обоснованное распределение обязанностей по проведению анализа хозяйственной деятельности между отдельными исполнителями. От того насколько целесообразно это распределение зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократно ( разными лицами) проведения одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

Аналитическое исследование должно быть эффективным, а это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности.

Унификация работы, то есть создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутрихозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования.

Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений, поэтому его комплексность, глубина и эффективность во многом зависят от объема и качества используемой информации.

Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономической информации используют также техническую и технологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, психологические и правовые данные об управляемом объекте.

Экономическая информация– это совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону производства и являющихся объектом хранения, передачи и преобразования.

Все источники информации делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К нормативно-плановым источникамотносятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты и т.д.), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания и т.п.

Источниками информации учетного характераявляются все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету. Для углубления результатов анализа хозяйственной деятельности, выявления причин отклонений от плана и в динамике по изучаемым показателям используются данные регистров бухгалтерского учета (машинограмм, журналов-ордеров, дебетовых и накопительных ведомостей и др.), бухгалтерского аналитического учета, статистического и оперативно-технического учета, первичных и сводных документов.

К внеучетным источникам информацииотносятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а именно:

-официальные документы, а также акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения;

-хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитражных и иных судебных органов, рекламации;

-решения общих собраний коллектива, акционеров;

-материалы изучения передового опыта, приобретенные из различных источников информации;

-техническая и технологическая документация;

-материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.д.);

-устная информация, полученная как от членов своего коллектива, так и от других лиц.

Требования, предъявляемые к информации, используемой в технико-экономическом анализе:

-уместность, что означает значимость информации для принятия решения;

-достоверность, т.е. правдивость информации;

-нейтральность – отсутствие акцентов, говорящих об удовлетворении интересов каких либо групп пользователей;

-консерватизм – не допускается завышенная оценка активов предприятия, его экономических результатов и заниженная оценка долговых обязательств;

-оптимальное соотношение затрат на формирование информации и выгод от ее использования;

-конфиденциальность – не должно содержаться сведений, которые могут нанести ущерб экономике предприятия.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная запискаобычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в видесправки.Заключениепишется тогда, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Объяснительная записка обычно начинается с общей характеристики выполнения плана и изменения показателей по сравнению с предыдущими периодами. Затем проводится анализ причин динамических изменений и отклонений, выявляются взаимосвязь и взаимодействие отдельных факторов, и их влияние на эффективность хозяйствования. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать аналитические расчеты, графики, диаграммы и т.д. Аналитическим расчетам в записках придается форма аналитических таблиц. Текстовое изложение содержит важнейшие выводы, вытекающие из таблиц, и раскрывает взаимосвязь их показателей. Заключительная часть записки содержит главные выводы из проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложения по их использованию, варианты мероприятий по улучшению хозяйственной деятельности.

Содержание справки и заключения в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условия его деятельности.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия. Практическую реализацию они получат после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия.