19) Порядок оформления документов при командировании работников

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ

Нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы направления работников в служебную командировку, являются: – Трудовой кодекс; – Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35; – Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; – постановление Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47 «Об утверждении условий и порядка исчисления среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством, а также перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка»; – Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41; – постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»; – постановление Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»; – Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Ограничения при направлении работников в служебные командировки

В трудовом законодательстве существуют определенные ограничения, о которых следует помнить при направлении работников в командировки.

Так, запрещено направлять в служебную командировку:

– беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 263 ТК).

ЭТО ВАЖНО! Данная норма касается женщин с момента медицинского установления факта их беременности, удостоверенной соответствующей справкой, и до момента родов;

– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 3 лет (ст. 271 ТК).

С письменного согласия можно направлять в командировку:

– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 263 ТК); – работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 271 ТК); – работников-инвалидов (ст. 287 ТК); – работников, если срок их командирования превышает 30 календарных дней.

Документы, на основании которых работник направляется в командировку

Решение о направлении работника в командировку принимает наниматель или должностное лицо, которому это право делегировано.

Подписание локального нормативного правового акта должно быть основано производственной необходимостью. Таковой могут быть приглашение сторонней организации, докладная записка, план мероприятий и др.

Образец докладной записки о командировании работника за пределы Республики Беларусь смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Если руководитель поддерживает предложение о направлении работника в служебную командировку, то необходимо подготовить следующие документы:

– приказ о направлении работника в служебную командировку; – командировочное удостоверение.

В некоторых организациях подготовку задания на служебную командировку возлагают на кадровую службу или секретаря. Однако будет правильней, если задание подготовит непосредственный руководитель работника с его участием.

Задание на служебную командировку

Задание на командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в служебную командировку обусловлено производственной необходимостью. При этом оно должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.

Запомните: задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель. Затем оно передается ответственному исполнителю для использования при оформлении приказа о направлении работника в служебную командировку и служебного удостоверения.

Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о результатах служебной командировки.