2.3. Організація внутрішньогосподарського контролю безготівкових грошових розрахунків на приватному підприємстві

Внутрішньогосподарський контроль операцій на рахунках в банку передбачає систематично здійснювати перевірки їх законності та доцільності, а також достовірності банківських документів.

Об'єктами контролю є операції з відкриття рахунків в банках та переказу грошових коштів із рахунків підприємства на рахунки його контрагентів в установах банків.

Особливого значення тут набуває попередній контроль, здійснюваний головним бухгалтером.

При акцептній формі безготівкових розрахунків із постачальниками та підрядниками отримання цінностей або послуг випереджують оплату за них, тому головний бухгалтер має можливість відмовитись від оплати повністю або частково, якщо для цього є обґрунтовані причини.

Контроль за валютними операціями, які здійснюютьсярезидентами і нерезидентами через уповноважені банки, забезпечують ці банки, а ДФСУ здійснює фінансовий контроль за валютними операціями резидентів і нерезидентів на території України.

На підприємстві спостерігається стійка платоспроможність, ефективне використання капіталу, своєчасні розрахунки, наявність стабільних фінансових ресурсів,а це ознаки високого фінансового стану підприємства.

У зв'язку з цим, головний бухгалтер і керівник підприємства, підписуючи платіжні доручення на перерахування коштів для погашення кредиторської заборгованості, повинні переконатись в реальності даної заборгованості.

Джерелами даних для контролю операцій на рахунках у банку є облікова інформація:

• виписки банку з прикладеними виправдовувальними документами;

• записи в облікових регістрах за рахунком 31: Журнал 1 і відомість 1.2, (або журнал-ордер і відомість № 2 с.-г.);

• баланс (ф. №1);

• звіт про рух грошових коштів (ф. №3);

• примітки до річної фінансової звітності (ф. №5).

Послідовність наступного контролю операцій на рахунках у банку представлена нижче (рис 2.2).

Рисунок 2.2

Рис. 2.2. Послідовність наступного контролю операцій в банку

Під час контролю реальності банківських операцій головний бухгалтер (його заступник) підтверджує автентичність (справжність) документів. Бувають випадки, коли їх підробляють або прикладають до виписок не повністю, що дає можливість, застосовуючи неправильну кореспонденцію приховувати зловживання.

У разі виникнення сумнівів у справжності документа (відсутність банківського штампа, виправлені перерахованих сум, найменування одержувача коштів, дати здійснення операції) проводиться зустрічна перевірка платіжних документів, що зберігаються у справах підприємства із платіжними документами банку або контрагента з операції.

Відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу затвердженої наказом МФУ № 90 від 30.10.1998 р. підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунків - у міру отримання виписок з банку.

Повноту банківських виписок встановлюють за нумерацією їх сторінок перенесеного залишку коштів на рахунку. Якщо у виписці виявлені необумовлені виправлення, підчищення або закреслення, слід провести зустрічну звірку даних виписки із записами в першому примірнику особового рахунку, що знаходиться в установі банку.

У процесі контролю зіставленню підлягають залишки коштів відображені у виписках з рахунків в банках із залишками, що значаться за обліковими й звітними даними. Однак рівність залишків не гарантує тотожності оборотів за виписками банку й за балансовим рахунком, оскільки при обробці може бути допущене навмисне зменшення оборотів за дебетом і кредитом рахунка на однакові суми з метою приховання зловживань. Тому слід контролювати відповідність оборотів за дебетом і кредитом розрахункового рахунка з виписками банку за кожний місяць даним оборотів за обліковими регістрами.

Перевірка банківських операцій проводиться хронологічним способом, тобто характер окремої операції аналізується за видами надходжень і видатків розрахункового рахунку. Контроль операцій з надходження та перерахування готівки здійснюється шляхом зіставлення записів виписки за рахунком в банку з документами, прикладеними до неї.

Повноту надходження грошей на розрахунковий рахунок встановлюють шляхом порівняння суми, належної до надходження на розрахунковий рахунок за певний період, із фактичними надходженнями.

Суму доходів розраховують наступним чином:

• за даними з реалізації продукції, товарів та послуг встановлюють суму виручки, належної до отримання. Вона може бути збільшена за рахунок погашення дебіторської заборгованості на початок періоду й зменшена за рахунок її зменшення;

• до розрахунку слід також врахувати кошти, що надходять за різноманітні штрафи, пені, неустойки, суми банківських кредитів та інші надходження від звичайної діяльності підприємства.

Розрахована сума надходжень зіставляється з надходженням за розрахунковим рахунком за певний період. У випадку відхилення слід здійснити перевірку повноти надходження грошей, їх відображення на розрахунковому рахунку, правильності ведення обліку за розрахунковим рахунком та іншими банківськими операціями.

Контроль видатків за рахунками в банку здійснюється двома етапами (рис. 2.3).

Рисунок 2.3

Рис. 2.3. Етапи контролю видатків за розрахунками в банку

Порядок контролю правомірності видаткових операцій аналогічний розглянутій вище перевірці операцій за надходженнями. Перевіряючи витрати на придбання сировини та матеріалів, оплату за виконані послуги, вивчають документи, що підтверджують закупку цінностей, повноту виконання робіт, надання послуг.

В деяких випадках за результатами документальної перевірки таких операцій може бути прийнято рішення про проведення інвентаризацій, контрольних обмірів, аналізів якості закупленої сировини та матеріалів.

Окремо досліджують операції з перерахування коштів за погашенням довготермінової кредиторської заборгованості. В умовах налагодженої роботи заборгованість протягом певного проміжку часу повинна погашатись.

Зволікання з погашенням заборгованості свідчать про незадовільну роботу окремих служб і посадових осіб підприємства. Також перевіряють окремо випадки погашення кредиторської заборгованості не стягненої вчасно. Встановлюють також кому була перерахована сума заборгованості й чи не було випадків неоприбуткування отриманих цінностей, придбаних за рахунок погашення кредиторської заборгованості.

Неоприбуткування цінностей може бути виявлено ретельною перевіркою використання довіреностей, проведенням інвентаризації на складах та інших місцях зберігання матеріальних цінностей, зустрічними перевірками у постачальників, контрольними замірами обсягів виконаних робіт, під час виконання яких були використані такі цінності.

Одночасно з'ясовують правильність кореспонденції рахунків і записів в облікових регістрах.

Інколи зловживання може бути приховане шляхом складання неправильних бухгалтерських записів (проводок) не підтверджених документами, а також сторнувальних записів без документальних підтверджень і без дійсної потреби, або неправильним підрахунком чи перенесенням підсумків з однієї сторони регістру на іншу.

Під час контролю операцій з валютними коштами також слід перевірити:

• наявність перекладу українською мовою текстів платіжних документів, що стали підставою для оплати їх в іноземній валюті з валютного рахунку;

• правильність розрахунків перевідного курсу інвалюти в гривні;

• дотримання строків та порядку декларування валютних цінностей, доходів та майна за межами України;

• дотримання термінів повернення валютної виручки (поставки товару) за експортно-імпортними операціями.

Відповідно до вимог статті 1 Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням, (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей від 6 червня 1995 р. № 217/95-ВР збитки завдані підприємству, установі, організації працівниками внаслідок недостачі іноземної валюти, а також платіжних документів та інших цінних паперів у іноземній валюті відшкодовуються в сумі еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день виявлення завданих збитків.

Обґрунтованість відкриття й використання акредитивів, чеків з лімітованих і нелімітованих чекових книжок перевіряють окремо за кожним аналітичним рахунком відкритих акредитивів, отриманих чекових книжок. На основі зіставлення дебетових і кредитових записів за субрахунками 313 "Інші рахунки в банку в національні валюті", 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті" із записами субрахунків 311 "Поточні рахунки в національні валюті", 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті", 601 "Короткострокові кредити банків в національні валюті", 602 "Короткострокові кредити банків в іноземній валюті" з'ясовують достовірність відображення в обліку відкритих акредитивів, одержаних чекових книжок та операцій закриття акредитивів, повернення невикористаних чекових книжок.

Правомірність використання коштів акредитиву, оплати банком пред'явлених чеків перевіряють за аналітичними даними субрахунків 313, 314 Журналу 1 і відомості 1.2 (журналу-ордеру й відомості № 2 с-г.) та рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками" Журналу 3 і відомості 3.3 (журналу-ордеру й відомості № 6), 68 "Розрахунки за іншими операціями" Журналу 3 і відомості 3.5 (журналу-ордеру й відомості № 8) й інших рахунків відповідно до напрямку проведеного платежу.

Перевірка фінансово-господарської діяльності за рік повинна передбачати зіставлення суми сальдо за рахунком 30 у відомості 1.1 (відомість № 1 с.-г.) і сальдо рахунку 31 (відомість 1.2 або відомість № 2 с.-г.) із даними форми № 1 "Баланс" (стаття "Грошові кошти та їх еквіваленти: в національній валюті; в іноземній валюті" коди рядків 230, 240) та форми № 3 "Звіт про рух грошових коштів" (стаття "Залишок коштів на кінець року" код рядка 430). Сальдо рахунку 31 (відомість 1.2 або відомість № 2 с.-г.) має бути тотожним даним форми № 5 "Примітки до річної фінансової звітності" (стаття "Поточний рахунок у банку" код рядка 650 та стаття "Інші рахунки в банку (акредитиви, чекові книжки)" код рядка 660).

Юридичні особи при проведенні безготівкових розрахунків використовують розрахункові чеки, зібрані і зброшуровані в чекові книжки по 10, 20, і 25 листів кожна. Чекова книжка, як і розрахункові чеки у ній, є бланком суворої звітності і виготовляється на спеціальному папері на банкнотній фабриці НБУ.

Розрахунковий чек містить письмове доручення власника рахунку обслуговуючому його банку на перерахування зазначеної в чеку суми грошей із його рахунку на рахунок одержувача коштів.

Щоб одержати чекову книжку, підприємство повинно подати в обслуговуючий його банк заяву в одномі екземплярі за підписами уповноважених осіб підприємства, що мають право підпису документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, із відтиском печатки даного підприємства.

Розрізняють наступні види валюти, використовувані в межах торгового обороту при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності:

• українська національна валюта, грн.;

• вільноконвертована валюта, що може вільно і необмежено обмінюватися на будь - які іноземні валюти;

• валюта клірингу — це валюта. узгоджена учасниками безготівкових розрахунків на основі взаємного заліку зустрічних вимог і зобов’язань;

• валюта з обмеженою конвертацією (рос. карбованець).

Порядок відображення валютних операцій визначений положенням “По бухгалтерському обліку операцій в іноземній валюті” затвердженому наказом мінфіну України від 14.02.96 № 29 з наступними змінами і доповненнями.

Відповідно до нормативних актів облік іноземних валют здійснюється в національних грошових одиницях (грн.) і у валюті платежів.

Облік наявності і руху ін. Валюти ведеться на рахунку 31, якому відкриваються наступні субрахунку:

• 311 - поточні рахунки у національній валюті;

• 312 - поточні рахунки в іноземній валюті;

• 313 - інші рахунки в банках у національній валюті;

• 314 - інші рахунки в іноземній валюті.

Для відкриття валютного рахунку необхідно:

• копія установчих документів;

• картка зі зразками підписів осіб, уповноважених розпоряджатися рахунком і з відбитком печатки підприємства;

• копія документів про реєстрацію підприємства;

• довідка про реєстрацію в податковій інспекції;

• тощо.

Бухгалтерський облік готівки в ін. валюті ведеться на субрахунку 302 „Каса в іноземній валюті” рахунку 30 „Каса”.

Бухгалтерський облік валютних операцій в Україні ведеться в перерахунку на національну валюту за курсом НБУ.

На відміну від розрахункового рахунку підприємство може мати кілька валютних рахунків залежності від виду ін. валюти. З р/р гроші знімає тільки касир, а з валютного рахунку іноземну валюту можуть видати працівнику підприємства, відрядженому за кордон, за заявою власника рахунку з дорученням на надходження їм валюти.

Основні види операцій по русі коштів на валютному рахунку:

• зараховані на поточний рахунок наявні, що надійшли з каси: Дт 312 Кт 302;

• зарахування на поточний рахунок сум, отриманих от іноземних покупців і замовників в оплату за відвантажені товарно-матеріальні цінності:Дт 312 Кт 362;

• зарахування на поточний рахунок сум повної чи частковоїпередплати, що надійшла від іноземних покупців (замовників):Дт 312 Кт 681;

• списання з поточного рахунку сум готівки, виданих банком у касу:Дт 302 Кт 312;

• списання з поточного рахунку сум за відвантажені ТМЦ: Дт 632 Кт 312;

• списання з поточного рахунку сум у порядку передплати, перерахованої іноземним постачальникам (підрядникам): Дт 371 Кт 312.

Метою аудиту готівково-розрахункових операцій на ТОВ «ЕНЕРДЖИ-ПРОДАКТ» є встановлення об'єктивної істини щодо достовірності та об’єктивності відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності готівкове розрахункових операцій та доведення цієї істини через висновок до користувачів

При здійсненні аудиту готівкове розрахункових операцій аудитору необхідно:

• дати оцінку стану внутрішнього контролю за рухом і збереженням грошових коштів та інших цінностей в касі підприємства;

• залежно від оцінки стану внутрішнього контролю встановити метод організації аудиту: суцільний, вибірковий чи комбінований та вста­новити необхідність проведення фактичного контролю;

• перевірити за обраним методом;

• забезпечення умов зберігання готівки та інших цінностей в касі при надходженні їх з банку і при здаванні їх у банк;

• забезпечення порядку збереження чекових книжок;

• забезпечення контролю за випискою чеків і отримання за ними грошей;

• дотримання порядку документального надходження гро­шей у касу і їх видачі;

• своєчасність оприбуткування готівкових грошей;

• дотримання ліміту готівки в касі й умов видачі грошей під звіт на операційні та інші потреби;

• стан обліку касових операцій;

• застосування реєстраторів розрахункових операцій.

При аудиті операцій з грошовими коштами на ТОВ «ЕНЕРДЖИ-ПРОДАКТ» використовуються наступні джерела інформації: касові плани, прибуткові і видаткові касові ордери і виправдовуючі документи, додані до них, касові книги і звіти касира, банківські виписки по поточних та інших банківських рахунках, інші банківські документи, чекові книжки, корінці використаних чеків і анульовані чеки, журнали реєстрації касових ордерів, а також дані синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по всіх операціях з грошовими коштами, звіти про використання реєстраторів розрахункових операцій (розрахункових книжок), акти перевірок каси контролюючими органами.

В своїй роботі на ТОВ «ЕНЕРДЖИ-ПРОДАКТ» аудитор значну увагу звертає на рівень внутрішнього контролю на підприємстві, від якого в значній мірі залежить обсяг перевірки, її особливості тощо. Для цього ауди­тор вивчає наступні питання:

• наявність на підприємстві налагодженої системи прове­дення раптових перевірок каси з повним перерахуванням грошової готівки і перевіркою інших цінностей, які знахо­дяться в касі;

• наявність на підприємстві наказу керівника, який встанов­лює періодичність перевірок;

• наявність ознак формального проведення перевірок каси: при­значення в комісію по проведенню перевірок постійно одних і тих же осіб, відсутність робочих записів ревізійної комісії, що додаються до акту та свідчать про перерахування банкнот, проведення перевірок каси на звітні дати, коли касир знає про них і заздалегідь готується, та ін.;

• надання права підпису прибуткових і видаткових касових ордерів іншим особам, крім головного бухгалтера і керівни­ка підприємства, не відображене в розпорядженнях керівни­ка підприємства;

• формальне проведення перевірок каси при зміні (звільненні) касирів;

• відсутність в штаті касира, коли ці функції покладені на облікового робітника без письмового розпорядження керівника підприємства;

• наявність договорів про повну матеріальну відповідальність з кассиром.

Відповідальність за дотримання порядку ведення касових опе­рацій покладається на керівника ТОВ «ЕНЕРДЖИ-ПРОДАКТ», головного бухгал­тера і касира.

При проведенні перевірки стану внутрішнього контролю аудитор використовує різні аудиторські процедури, в тому числі опитування. Результати опитування відповідальних осіб можуть бути різноманітними: касир може не знати, чи є на підприємстві наказ про проведення раптових ревізій каси, керівник підприємства, про необхідність укладання дого­вору про повну матеріальну відповідальність з касиром. Не­співпадання у відповідях на поставлені аудитором запитан­ня також можуть свідчити про слабкі сторони внутрішнього контролю.

З метою виявлення слабких сторін в питаннях дотримання нормативних документів по готівковому обігу аудитору необхідно детально вивчити акти перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою контролюючими органами. При необхідності аудитор може приймати участь в інвента­ризації готівки в касі.

РОЗДІЛ 3. УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АУДИТУ БЕЗГОТІВКОВИХ ГРОШОВИХ РОЗРАХУНКІВ ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМСТВА ТОВ «ЕНЕРДЖИ-ПРОДАКТ»