3.Предложения по формированию процесса принятия управленческих решений на предприятии гбуз «волгоградская областная клиническая стоматологическая поликлиника»

В целях совершенствования процесса принятия управленческих решений ГБУЗ «Волгоградская областная клиническая стоматологическая поликлиника» автором предложено внедрить инновационную стоматологическую систему «АМ-Стоматология».

«АМ-Стоматология» - это комплексная система управления стоматологическими организациями ООО «Автоматизация менеджмента» www.auto-management.ru 2013года.

Система предназначена для обеспечения эффективной работы стоматологических организаций за счет автоматизации деятельности администраторов, врачей, старших медицинских сестер, бухгалтерии и руководства Область применения: Частные стоматологические кабинеты Малые клиники (на 3-5 кресел) Средние клиники (более 5 кресел) Многофилиальные клиники . Основные функции системы:

1. Автоматизация регистратуры;

2. Автоматизация работы врача;

3. Автоматизация рабочего места врача;

4. Учет услуг и кассовая книга;

5. Складской учет;

6. Работа со страховыми компаниями;

7. Расчет заработной платы;

Рассмотрим некоторые из функции:

Автоматизация регистратуры (1):

1. ведение расписания работы врачей;

2. ведение картотеки пациентов;

3. расчет стоимости услуг;

4. формирование и печать квитанции на оплату;

5. учет дисконтных карт, учет договоров (обследования и лечения);

6. запись пациентов на профессиональный .осмотр;

7. формирование заказ-нарядов ,учет договоров со страховыми компаниями;

8. формирование документов: титульный лист медицинской карты (форма 043/у), договора обследования и лечения, анкета, информированные согласия, памятка пациенту, согласие и др.

Автоматизация регистратуры (2):

1. запись пациентов на прием;

2. расчет стоимости услуг;

3. формирование квитанции на оплату;

4. печать квитанции 1а., комментарий по записи пациента;

Автоматизация регистратуры (3):

1. ведение расписания работы врачей;

2. удобные режимы отображения расписаний: по дням недели по врачам;

3. быстрый поиск пациента при записи на прием;

4. отображение телефона пациента и комментария к записи в расписании;

5. переход из расписания к медицинской карте выбранного пациента;

6. автоматический поиск свободного времени для записи на прием;

7) возможность работы с расписанием нескольких филиалов.

Автоматизация регистратуры (4):

- настройка расписания работы врачей;

-гибкая настройка расписаний;

-формирование шаблонов расписаний для врача или группы врачей;

-формирование расписаний для врачей, работающих в разных филиалах многофилиальной клиники;

-возможность оперативной корректировки расписания.

Автоматизация регистратуры (5):

- картотека пациентов;

- карточки пациентов отображаются разным цветом в зависимости от его статуса;

- красный цвет – пациент первичный, синий – проходит лечение черный - лечение окончено;

- в карте пациента накапливается информация о его посещениях, оплатах, балансе, которые можно просмотреть перемещаясь по закладкам в нижней части окна;

Автоматизация регистратуры (6):

1.Медицинская карта пациента и дневники приемов (по форме 043/у);

2.Информированные согласия на разные виды услуг;

3.Анкета пациента;

4.Памятка пациенту;

5.Согласие на обработку персональных данных;

6.Договора (обследования и лечения);

7.Квитанции на оплату;

8.Приходный и расходный кассовые ордера;

9.Заказ-наряд на зуботехнические работы;

10.Счета и акты страховым компаниям.

Автоматизация рабочего места врача(1) Возможности:

1.Ведение электронной медицинской карты с помощью встроенных справочников;

2.Составление и контроль выполнения плана лечения с фиксацией срока окончания лечения;

3.Формирование заказ-наряда в зуботехническую лабораторию;

4.Хранение в карте пациента графических материалов (фотографий до и после лечения, рентгенограмм, видеофайлов);

5.Диспансерное ведение пациента (с оповещением системы);

6.Печать медицинской карты и дневников приема пациентов;

Автоматизация рабочего места врача(2) Электронная медицинская карта. Возможности:

1.ведение справочников медицинской карты;

2.автоматическое заполнение медицинской карты с помощью встроенных справочников;

3.прикрепление к карте пациента графических материалов (фотографий до и после лечения, рентгенограмм, видеофайлов);

4. формирование плана лечения с контролем выполнения и фиксацией срока окончания лечения;

5. формирование заказ-наряда в зуботехническую лабораторию;

6. запись пациента на профилактический осмотр с автоматическим оповещением;

7. диспансерное ведение пациента;

8. печать медицинской карты и дневников приема пациентов.

Автоматизация рабочего места врача (3):

1. электронная медицинская карта (осмотр);

2. поля заполняются с помощью встроенных справочников с возможностью ручной коррекции;

3. в левой части окна отображаются карточки пациентов и список их приемов врачом;

Автоматизация рабочего места врача (4) Электронная медицинская карта (Дневник врача).

Автоматизация рабочего места врача (5) Дневник врача (Печать).

Автоматизация рабочего места врача (6) Хранение снимков и фотографий в карте:

1. прикрепление графических изображений к медицинской карте;

2. удобные режимы просмотра изображений;

Автоматизация рабочего места врача (7) План лечения.

1. кранная форма;

2. удобное формирование плана лечения с автоматической калькуляцией стоимости;

3. контроль выполнения плана лечения;

4. печать плана лечения.

Учет услуг и кассовая книг:

1. Ведение прайс-листов, списков договоров и прикреплений;

2. В программе предусмотрено ведение любого количества прейскурантов услуг, прикрепление к услугам материалов, зуботехнических работ, размера оплаты специалистов;

3. Автоматическое формирование договоров с возможностью их распечатки;

4. Прикрепление пациентов к страховым программам, автоматическое формирование счетов;

Складской учет:

- Справочник материалов;

- Экранная форма;

- Ведение справочника материалов;

- Оформление прихода и передачи материалов;

- Автоматическое списание материалов;

- Формирование отчетов о состояния складов клиники (основного и по кабинетам.

Расчет заработной платы:

1. Возможности Автоматическое начисление заработной платы сотрудникам: лечащему врачу, врачу-консультанту, менеджеру;

2. Применение различных мотивационных схем при начислении заработной платы;

3. Просмотр начислений за период Печать ведомости расчета заработной платы.

Эксплуатация системы является длительным процессом, во время которого сменяется не одно поколение сотрудников клиники. Поэтому недостаточно просто единожды провести внедрение системы. Процесс внедрения должен быть таким, чтобы впоследствии смена сотрудников никоим образом не повлияла на качество работы системы. Это достигается путем создания регламента, описывающего деятельность клиники в условиях работы автоматизированной системы. Для успешной эксплуатации системы выполнение данного регламента строго обязательно.

Любое предприятие – это достаточно сложный «организм», и нововведения должны «прижиться». Если исключить этап наблюдения, то персонал, привыкший работать «по-старому», может просто перестать выполнять большинство вмененных ему обязанностей или будет выполнять их не совсем корректно. К тому же, два месяца – вполне достаточный период, по истечении которого будут накоплены данные о работе клиники.

Именно на основании полученной информации можно провести анализ и разработать программу действий, направленную на повышение эффективности работы клиники. А качество анализа и сделанных выводов будут являться лучшими критериями успешности внедрения.

Эффективность системы в работе регистратуры администраторам и медицинским регистраторам система позволит получить следующие преимущества:

1. ускорить оформление пациентов и сократить число ошибок при подготовке документов (договоров, информированных согласий и т.д.);

2. без задержек для пациента, автоматически создавать квитанции на оплату услуг с исключением ошибок при расчетах, вычислении скидок и т.д;

3. осуществлять быстрый поиск информации о пациенте, его статусе, скидках, истории посещений клиники, долгах и т.д.;

4. анализировать клиентскую базу, выводить на экран списки пациентов по различным фильтрам (на записи, на лечении, по акции, по последнему посещению и т.д.);

5. получать оповещения о днях рождения пациентов, о необходимости пригласить пациента на профессиональный осмотр и др.

Эффективность системы в работе врача при использовании системы врачами обеспечиваются следующие преимущества:

1. ускоряется заполнение, сокращается число ошибок и повышается качество ведения медицинских карт пациентов;

2. автоматизируется планирование лечения пациентов с быстрой адаптацией к срокам лечения, финансовым возможностям и другим пожеланиям клиента;

3. осуществляется всесторонний контроль выполнения плана лечения пациента по срокам, оплате и перечню медицинских услуг;

4. обеспечивается поддержка диспансерного наблюдения пациента;

5. улучшается оперативное планирование работы врачей;

6. создается полноценная электронная база истории болезни пациентов с возможностями ведения фотографий, рентгеновских снимков и других графических и видео изображений;

7. предоставляются возможности аналитической обработки статистической информации по оказанию медицинских услуг;

8. обеспечивается внутренняя электронная переписка.

Эффективность системы в работе бухгалтера для ведения расчетно – кассовых операций система обеспечивает:

1. Ведение журнала учета кассовых операций Формирование кассовой ведомости за любой период времени;

2. формирование и распечатку счетов и актов по страховым компаниям;

3. ведение контроля и учет долгов и авансов по компаниям и пациентами;

4. автоматическое формирование ведомости расчетов заработной платы;

5. получение различных аналитических отчетов.

Эффективность системы в работе старшей медицинской сестры:

1. учет материалов;

2. контроль складских запасов (по сроку годности, партиям);

3. документальное сопровождение учета материалов;

4. контроль движения материалов;

Эффективность системы для руководителя клиники. Для управления клиникой система обеспечивает следующие возможности:

1. ведение информации о персонале и штатной структуре клиники;

2. планирование работы стоматологической организации, составление и контроль расписания работы клиники и врачей;

3. оперативный и аналитический контроль работы клиники, по финансам, по врачам, по администраторам, по загрузке, по выработке и т.д;

4. информационную поддержку отношений со страховыми компаниями (ведение договоров, счетов и актов и т.д.);

5. учет эффективности рекламных и маркетинговых компаний по привлечению пациентов;

6. внедрение и оценку эффективности различных мотивационных схем в работе персонала;

7. получение различных аналитических и статистических отчетов;

8. централизованное ведение организационно – распорядительной и нормативной документации, электронное взаимодействие с сотрудниками.

Внедрение системы. Виды работ:

1. экспресс – обследование клиники заказчика;

2. установка системы;

3. настройка системы;

4. обучение пользователей. сопровождение;

5. консультационная поддержка и обучение персонала;

6. выявление потребностей клиники в автоматизации и создание коммерческого предложения с поэтапным планом работ по внедрению медицинской информационной системы;

7. установка и апробация системы "АМ- Стоматология" в клинике;

8. настройка системы «АМ-Стоматология» под потребности клиента (прейскуранта услуг, справочников, картотеки сотрудников, штатного расписания, расписания работы врачей и клиники, расчета заработной платы и т.д.).

Ожидаемый эффект от внедрения системы «АМ-Стоматология»:

1. снижение издержек на обслуживание 1 пациента;

2. более оперативное обслуживание пациентов;

3. повышение эффективности маркетинговых программ;

4. повышение уровня планирования и управления клиникой;

5. повышение качества услуг;

6. улучшение коммуникаций внутри клиники;

7. повышение культуры менеджмента в клинике;

8. обучение и обмен опытом между сотрудниками;

9. рост уровня исполнительской дисциплины;

10) накопление и анализ статистики работы клиники.

В настоящее время автоматизированная система управления давно уже стала неотъемлемой частью успешных стоматологических клиник.

Еще до момента принятия решения в пользу того или иного программного продукта, руководству необходимо ответить на вопрос, какие задачи, стоящие перед клиникой, можно решить с помощью автоматизированной системы управления.

Простая установка программы не даст существенного эффекта. Прежде чем устанавливать систему нужно создать регламент, описывающий деятельность клиники в условиях автоматизации.

Наибольший эффект от внедрения системы достигается только в том случае, если в процессе внедрения участвует компания-разработчик.

Начинать полноценно использовать комплекс и судить о качестве его внедрения можно лишь по прошествии нескольких месяцев с момента его установки.

Как бы успешно ни прошел этап внедрения, на протяжении двух-трех месяцев после завершения внедрения необходимо наблюдение за работой клиники и функционированием системы. Самостоятельно отслеживайте процесс внедрения и эксплуатации системы. Стоимость Программы АМ-Стоматология составляет 100 тыс. руб

Затраты на внедрение программы.

Таблица 1.2

Наименование и описание продуктов и услуг.	Цена, тыс. руб	Примечания
Программа АМ-Стоматология
Локальная версия	15,0	На 1 компьютер
Сетевая версия	30,0	На 2 компьютера
Расширение сетевой версии	7,0	За каждый компьютер сверх 2
Первоначальная настройка системы на условия клиники	10,0	Прейскурант услуг, штатная структура, шаблоны расписания
Обучение персонала работе с системой	10,0	Курс обучения (через Интернет)
Профессиональное сопровождение системы	30,0(15,0)	За сетевую (локальную) версию
Сопровождение многофилиальной сети клиник	20,0	За каждый филиал
Установка новых версий программы (по запросу клиники)	25,0% От стоимости программы	Платно после 12 месяцев эксплуатации

«Источник: составлено автором».

Рассчитаем общее количество затрат данной системы:1)15+30+7+10+30+30(сетевая версия)+20=142

2)100*25/100=25

3)142+25=167 тыс. руб

Рассчитаем общее количество затрат данной системы:1)15+30+7+10+30+15(локальная версия)+20=127

2)100*25/100=25

3)127+25=152 тыс.руб

Ожидается, что использование данной системы позволит увеличить прибыль на 9%.

Выводы по 3 главе. Эксплуатация системы является длительным процессом, во время которого сменяется не одно поколение сотрудников клиники. Поэтому недостаточно просто единожды провести внедрение системы. Процесс внедрения должен быть таким, чтобы впоследствии смена сотрудников никоим образом не повлияла на качество работы системы. Это достигается путем создания регламента, описывающего деятельность клиники в условиях работы автоматизированной системы. Для успешной эксплуатации системы выполнение данного регламента строго обязательно.