59. Ділова документація. Вимоги до тексту документа.

Ділова документація - сукупність створюваних і отримуваних установою, організацією, підприємством документів, які виготовлені з використанням різних носіїв інформації та фіксують, здебільшого у встановленому порядку, інформацію про правові, екон. та/або ін. відносини і мають необхідну юрид. силу. Особливості сучасної Д. д. в Україні полягають у переведенні її на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем обробки та друкування, впровадженні вимог чинних державних стандартів, що сприяє встановленню чіткого орг.-технічного порядку, організації належного контролю за проходженням та виконанням док-тів.

При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії). Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок, а потім підмет) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу.

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.

7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи.

8. У розпорядчих документах слід вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках). Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну.

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл., р/р, a/c.

60. Структура професійної публічної промови.

Незалежно від роду і виду промови, в її структурі виділяють три частини: вступ, основну частину, висновок.

Кожна промова починається із зачину. Зачин промовця має заінтригувати слухачів. Цього можна досягти майстерно вибудуваним початком промови.

Вступ покликаний психологічно підготувати слухачів до суті промови і ввести їх у процес сприйняття її змісту. Вступ виконує кілька функцій:

- психологічну — закріплення контакту, уваги і зацікавленості, які були викликані зачином, створення необхідного настрою;

- змістову — опис цільової настанови промови, повідомлення теми, перелік і коротка характеристика проблем, які аналізуються в основній частині;

- концептуальну — наголошення на специфіці теми, визначення її актуальності і суспільної значущості.

В основній частині висвітлюють зміст промови. Для цього промовець використовує факти, логічні докази, аргументацію, наводить різні теоретичні положення, аналізує приклади тощо. Вибір аргументів має бути мотивований ситуацією спілкування і складом аудиторії. Вони будуть переконливими, якщо діятимуть не лише логічно, а й емоційно. Основна частина передбачає виклад матеріалу, доказ, спростування.

Виклад матеріалу

У цій частині промови використовують кілька функціональних типів мовлення: розповідь, опис, роздум.

Розповідь — це динамічний функціонально-змістовий тип мовлення, що виражає повідомлення про послідовний розвиток подій. Як правило, це історія питання, ознайомлення із суттю проблеми, основні факти чи події, що сприятимуть висвітленню проблеми і можуть стати вихідною позицією при доведенні.

Опис — це систематизований виклад предмета промови, його частин, особливостей. За його допомогою промовець готує слухачів до доказу.

Роздум — це тип мовлення, за допомогою якого доводять або спростовують якісь тези, розкривають зв'язки між явищами дійсності. Він характеризується особливими логічними відношеннями між судженнями, які входять до його складу і утворюють умовиводи. У роздумі переважають речення з причинно-наслідковими зв'язками. Роздуми дають змогу активізувати увагу слухачів, збуджуючи думки та викликаючи зацікавленість до теми промови.

Оратор і аудиторія

Результат публічного виступу залежить не тільки від змісту і форми промови, а й від враження, яке оратор справляє на слухачів, бо будь-яка промова сприймається ще й візуальним шляхом. Враження про оратора складається уже з перших хвилин його появи перед аудиторією. Зовнішній вигляд, стиль, манери, жести і міміка промовця формують його імідж, який істотно впливає на готовність аудиторії слухати і сприймати промовця.

Отже, успіх і ефект промови залежать від рівня підготовленості оратора, від того, як він виконує свої комунікативні завдання, зокрема як долає дистанцію між собою та слухачем. Вплинути на слухачів, переконати їх у чомусь публічним виступом можна лише за умови гармонійного поєднання вербальних і невербальних складників публічного спілкування.