40.Ділове листування . Класифікація листів. Реквізити та їх оформлення.

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну

інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать:листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; рекомендаційний лист

Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу або надання йому юридичної сили. Реквізити: Емблема організації або товарного знака (на лівому березі навпроти назви організації), Назва організації вищого рівня (Посередині сторінки над назвою організації – автора документа Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю), дата (На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега), Заголовок

до тексту документа (під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?» Крапка в кінці не ставиться!),Текст документа (Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша), Відмітка про наявність додатка (під текстом документа без відступу від межі лівого берега)Підпис, Печатка (Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ),Прізвище виконавця і номер

його телефону(На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега).

41.Ділові папери як засіб професійної писемної комунікації. Їх класифікація.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, ≪зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є

зберігати та передавати її в часі та просторі≫

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому

вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це

≪властивість службового документа, надана чинним законодавством,

яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове

регулювання й управлінські функції≫ Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль-

ки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та пер-

фострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств най-

поширеніший текстовий документ, ≪зміст якого - мовна інформація,

зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукоза-

писування≫.

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого

зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ - це письмовий документ, створений спосо-

бом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками: • найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки

службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

• походженням - службові (офіційні) й особисті. • місцем виникнення - внутрішні та зовнішні: • призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-

інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо

особового складу;

• напрямком - вхідні й вихідні. • формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). • строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже

термінові. • ступенем гласності - загальні, таємні, для службового корис-

тування (ДСК). • стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат. • складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять

інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

• строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років)

і тимчасового (до 10 років) зберігання;

• технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним

чи електронним способом;

• носієм інформації- оформлені на папері, диску, фотоплівці,

магнітній стрічці, перфострічці. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються

реквізитами.

Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована

в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або

надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності

на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового

документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри

берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа

з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відве-

деним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами

Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від

01 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (беззазначення у бланку назви документа), крім листів

- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку

назви виду документа), крім листа

- бланк листа .