4.Создание отчета с помощью мастера. Создание группированного отчета

Пример 4.1. Требуется создать отчет, содержащий информацию о распределении рабочих различных профессий по заказчикам. Для каждого заказчика должен выводиться список рабочих, занятых на объектах этого заказчика. Этот список должен быть разбит по профессиям рабочих. Для каждого рабочего указывается его табельный номер, фамилия, разряд, шифр объекта. Список рабочих одной профессии, занятых у определенного заказчика, сортируется по табельному номеру. Кроме того, должно подсчитываться количество рабочих, занятых у каждого заказчика.

В данном случае требуется создать отчет, содержащий данные из двух таблиц (Объекты и Рабочие). Отчет должен иметь два уровня группировки: по заказчикам и по профессиям.

1. Перейти на вкладку Отчеты. Нажать кнопку Создать.

2. Выбрать команду Мастер отчетов. Нажать OK.

3. В поле Таблицы и запросы выбрать таблицу Объекты. Из списка Доступные поля перенести в список Выбранные поля отметку поля Заказчик.

4. В поле Таблицы и запросы выбрать таблицу Рабочие. Из списка Доступные поля перенести в список Выбранные поля отметки полей Табельный номер, Фамилия, Профессия, Разряд, Шифр объекта. Нажать Далее.

5. В появившемся очередном окне Создание отчетов в поле Выберите вид представления данных ничего не изменять (вид представления данных будет выбран в следующих окнах). Нажать Далее.

6. Из списка Добавить уровни группировки выбрать поле Заказчик, затем – поле Профессия (именно в таком порядке, так как данные должны быть сгруппированы по заказчикам, а для каждого заказчика – по профессиям). Нажать Далее.

7. В очередном окне Создание отчетов (выбор порядка сортировки) выбрать поле Табельный номер, чтобы списки рабочих (уже сгруппированные по заказчикам и профессиям) сортировались по табельному номеру. Нажать Далее.

8. Выбрать вид макета для отчета - Структура 1. Установить флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Установить переключатель Ориентация - Книжная. Нажать Далее.

9. Выбрать стиль оформления заголовка (по своему усмотрению). Нажать Далее.

10. Указать имя отчета Распределение рабочих по объектам. Установить переключатель Просмотреть отчет. Нажать Готово.

11. На экран выводится созданный отчет.

Чтобы предусмотреть подсчет количества рабочих, занятых на объектах каждого заказчика, потребуется внести в отчет изменения: добавить после каждой группы (т.е. после списка рабочих, занятых у определенного заказчика) поле для подсчета количества рабочих. Это делается следующим образом.

1. Открыть отчет Распределение рабочих по объектам в режиме Конструктора.

2. Если в структуре отчета отсутствуют примечания групп, выбрать команду Вид – Сортировка и группировка. Для поля Заказчик (оно должно быть указано первым в колонке Поле/выражение) в строке Примечание группы выбрать значение Да. Закрыть окно Сортировка и группировка.

3. В примечание группы Заказчик вставить поле, как показано в разделе 3 (пример с суммированием по столбцу отчета). Ввести надпись для созданного поля: Количество рабочих. Для созданного поля вызвать окно свойств и в строке Данные ввести: =Count([Табельный номер]). Функция Count выполняет подсчет. Таким образом, будет подсчитываться количество табельных номеров (т.е. рабочих). Так как поле вставлено в примечании группы, подсчет будет выполняться для группы (т.е. для заказчика).

4. Сохранить изменения в отчете. Закрыть и просмотреть его.