1. Использование функции поиска

Вызвать функцию поиска и замены в Excel можно тремя способами:

- одновременным нажатием SHIFT и F5;

- "Правка" в главном меню -> "Найти"

- бинокликом в меню правки вверху страницы.

Если Вы не видите у себя биноклика, его можно добавить в панель и он всегда будет там виден. Т.е. Вы можете самостоятельно выбрать нужные Вам функции (см. как это сделать).

2. Использование фильтра

Именно функция автофильтра помогает не только найти информацию в огромном массиве данных, но и сделать сортировку по определенным параметрам.

С ледует отметить, что автофильтр работает в том случае, если между сортируемыми строками нет пробелов. Т.е. в каждой строке, участвующей в сортировке, должно быть хотя бы одно значение в одном из столбиков. Если таблица этого не предусматривает, можно добавить для этого специальный столбик слева, куда можно внести любые значения, после чего такой столбик можно скрыть.

Как же установить автофильтр?

Необходимо активизировать шапку, нажатием левой кнопки мыши на серое поле, зайти в "Данные" главного меню и выбрать закладки "Фильтр" -> "Автофильтр":

после чего в правом нижнем углу каждой ячейки шапки появится кнопочка.

С помощью такой кнопочки можно:

1. Отсортировать подобные значения

Например в ниже представленном примере мы отсортируем всех клиентов, с которыми были подписаны договоры в 2010 году. Нажмем на кнопочку в нижнем правом углу поля "Год заключения договора" и выберем 2010:

2. Задать условие и отсортировать значения, соответствующие условиям

Например, нам нужно выяснить, с какими клиентами нужно перезаключить договор в 2011 году в связи с окончанием его срока.

Для этого мы нажимаем на кнопочку в правом нижнем углу поля "Срок договора" и выбираем "Условие...". Выбираем среди команд "больше или равно" и "меньше или равно", среди значений - соответственно первую и последнюю дату 2011 года.

Получаем:

Таким образом, не роясь в бумагах и реестрах, мы без особых усилий сформировали список клиентов, с которыми нужно перезаключить договор в ближайшее время.

Для того, чтобы вернуться к общему списку, нужно нажать на ту же кнопочку в поле "Срок договора" и выбрать "Все".

Автофильтр - многофункциональный помощник при правильном употреблении. С его помощью можно совершать много действий. Например:

Посчитаем количество клиентов по каналам продаж

С помощью автофильтра мы можем посчитать количество наших клиентов по каналам продаж, если это потребуется для каких-либо отчетов.

Для этого можно присвоить каждому клиенту значение единицы и с помощью автосуммы посчитать их количество.

М аленький секрет: если сначала сделать сортировку по одному из каналов продаж, а потом добавить автосумму, то при смене канала, сумма будет работать. При этом не забудьте захватить область автосуммы с небольшим запасом (на одну ячейку больше сверху и снизу), иначе некоторые значения из других каналов продажи могут не попасть в расчет.

Если же сделать автосумму без фильтра, то после выбора канала продаж, каждый раз придется протягивать автосумму заново.

В следующем уроке мы продолжим работать с автофильтром, а также совместим его работу с функцией сортировки.

Помните, любая программа призвана облегчить нам жизнь, а не затруднить! При правильном подходе к компьютеру Вы осводите свое время для более полезных вещей.

17.Базы данных в Excel. Поиск в базе данных с помощью Автофильтра.

Практический пример

Представьте, что вы смотрите на лист с двумя тысячами строк данных, показывающими многочисленные продукты от поставщиков из разных стран мира. Вы хотите найти все продукты одного конкретного поставщика, но они разбросаны по листу, а у вас в распоряжении не так много времени. Отлично, это как раз тот случай, когда пригодятся знания фильтрации данных в Excel.

При фильтрации выбираются только необходимые данные, а остальные данные скрываются. Таким образом, отображается только то, что вы хотите увидеть, и это можно сделать одним щелчком. Зачем просматривать данные строка за строкой, чтобы обнаружить требуемые сведения, когда Excel может гораздо быстрее найти их для вас?

При фильтрации данные никак не изменяются. Как только фильтр удален, все данные появляются снова в том же виде, в каком они были до применения фильтра.

18.Поиск в базе данных с помощью Расширенного фильтра

(работаем с базой данных)

1.Пишем название столбца и то что нужно найти.

2.Выбираем ФИЛЬТР – ДПОЛНИТЕЛЬНО

3.В исходном диапазоне выбираем всю таблицу

4.В диапазон условий копируем то что в написано в итоге первого пункта(искомое)

5.Выбираем в дополнительно СКОПИРОВАТЬ В ДРУГОЕ МЕСТО

6.В графе ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН выбираем любую ячейку(одну) и нажимаем ок. таблица искомая таблица /значение готово.

Так же можно проделать то же самое без пункта 5.(т.о. без вставления искомого )