2.2 Анализ структуры и системы управления организации, общая характеристика

Один из основных принципов теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.

Для четкой работы организации необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;

• система целей должна реализовать глобальную цель;

• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;

• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы).

Организационная структура Bell Integrator представляет собой разветвленную, иерархическую сеть и относится к типу смешанных организационных структур, сочетающих в себе функциональные и линейные признаки, а так же наличие штаба. Для неё характерно:

• Четкая система взаимных связей, функций и подразделений;

• Ярко выраженная система единоличия - один руководитель владеет всей совокупностью процессов, имеющих общую цель (взаимодействие «сверху вниз»);

• Ясно выраженная ответственность;

• Чёткое обеспечение согласованности действий исполнителей;

• Возможно взаимодействие между подразделениями и службами - реализация горизонтальных связей;

• Предполагается взаимодействие и «снизу вверх», т.е. от подчиненных к руководителю;

• Предусматривается создание специального подразделения –штаба, который освобождает линейного руководителя от решения ряда специальных вопросов путем участия в формировании задач и в подготовке управленческих решений, для рассматриваемой организации таким должностным лицом является секретарь.

Термин "организационная структура" напоминает двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Организационная структура фирмы представлена на рисунке 2.

Рис.2

Рассмотрим компоненты организационной структуры и определим функции и обязанности каждого элемента схемы(Таблица 1):

Должность	Функции и обязанности
Генеральный директор	Управление работой фирмы, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Зам. директора по общим вопросам	Решение вопросов организационного и управленческого характера как внутри фирмы, так и во внешней среде, разработка организационных структур, имеет право подписи (как и генеральный директор)
Зам. директора по маркетингу	Контроль продвижения товаров и услуг на рынок, разработка плана ценовой стратегии, контроль и анализ финансового состояния фирмы
Информационно-аналитический отдел	Осуществляет статистическую обработку данных о влиянии исследуемых факторов
Отдел исследования рынка	Занимается дистанционным исследованием рынка, выполняет работу информационной службы.
Секретарь	Работа с документами, участие в планировании организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления, разработка унифицированной системы документации, учет в отборе документов, обеспечение и обслуживание работы руководителя, разграничение функций структурных подразделений.
Юрист	Правовое обеспечение деятельности фирмы как внутри организации, так и во внешней среде деятельности фирмы, подготовка документов, носящих юридический характер
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет денежных средств, финансовая отчетность, фиксация и реализация операций с денежными средствами, осуществляет разработку бизнес-планов
Отдел психологии делового общения	Ведет набор и подготовку кадрового персонала, распределяет кадры внутри системы организации, ведет документацию по кадрам, занимается организационными вопросами внутри фирмы, решает проблемы взаимоотношений между сотрудниками
Интервьюеры	Проводят различного рода исследования

Таблица 1.

На основе функций и обязанностей отделов и сотрудников определим занятость должностных лиц в процессе выполнения основных функций организации: «+»-участвует в выполнении функции; «-»-не участвует в выполнении функции(Таблица 2).

№	Функция	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Заключение договора с заказчиком	+	+	-	-	-	+	+	-	-	-
2	Планирование процесса организации деятельности	-	+	+	-	-	-	-	+	+	-
3	Обеспечение ии необходимыми ресурсами	-	+	-	-	+	+	+	+	+	+
4	Процесс проведения исследований	-	-	-	-	+	-	-	-	-	+
5	Анализ и контроль информации, полученной в результате исследований	-	-	+	+	-	-	-	-	-	-
6	Предоставление информации заказчику	-	+	-	-	-	+	+	-	-	-

Таблица 2.

1. Генеральный директор

2. Зам. директора по общим вопросам

3. Зам. директора по маркетингу

4. Информационно-аналитический отдел

5. Отдел исследования рынка

6. Секретарь

7. Юрист

8. Бухгалтерия

9. Отдел психологии делового общения

10. Интервьюеры

Для того, чтобы оценить долю каждого структурного подразделения и должностного лица в выполнении поставленных функции, построим, так называемую, функциональную матрицу - это прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов (n=10, m=6).

где а_ij - элемент матрицы, находящийся в i-ой строке и j-ом столбце - функция j-го работника в выполнении i-ой функции организации.

Сведем функциональную матрицу к матрице размером 10×6 , состоящей из 0, 1.

Правила составления матрицы:

1. Если а_ij= «+» , то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 1 (i=1..10, j=1..6);

2. Если а_ij = «-», то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 0 (i=1..10, j=1..6).

Получаем:

По данным составленной матрицы можно проанализировать следующие моменты:

1) количество должностных лиц, которые участвуют в выполнении каждой функции;

2) количество функций, возлагаемое на каждое должностное лицо или структурное подразделение.

Для более четкого представления данных матрицы составим 2 таблицы, из которых можно будет увидеть ответы на 2 поставленные выше задачи.

Правила составления первой таблицы:

1. N - количество элементов а_ij= 1 в i-ой строке (i=1…10)

2. M_j - количество элементов а_ij=1 в j-ой строке (j=1…6)

Сделав следующие расчеты, получим таблицу 3:

№ функции	1	2	3	4	5	6
Ni	4	4	7	2	2	4

Таблица 3

По данным таблицы можно сказать, что самой трудоемкой функцией является 3-я функция – обеспечение организации необходимыми ресурсами. В ее выполнении участвуют 7 должностных лиц. А в процесс проведения исследований, участвует всего 2 структурных подразделения.

Получим таблицу 4:

№ должностного лица или структурного подразделения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Mj	2	4	2	1	2	3	3	2	2	2

Таблица 4

По данным этой таблицы можно увидеть загруженность каждого должностного лица или отдела. Чем больше функций ему приходится выполнять, тем больше его занятость в процессе выполнении основных функций организации. Следовательно, можно сказать, что зам. директора по общим вопросам является самым занятым в осуществлении основных функций организации.

Все 10 должностных лиц и подразделений можно представить как элементы множества должностных лиц в организации.

M={M1, M2, ..., M10}, где M_j – должностное лицо или структурное подразделение (j=1..10).

Также мы можем обозначить множество F - множество всех выделенных нами функций должностных лиц. F={1,2,3,4,5,6}.

Между этими двумя множествами можно поставить соответствие GMF.

Будем говорить, что (M_i, F_j)G, т.е. элемент M_i соответствует элементу f_j при соответствии G, если M_i выполняет функцию f_j хотя бы 1 раз.

Например, (M1, F1)G

(M1, F6)G

Построим данное соответствие на рисунке 3:

Элементы множества должностных лиц

Рис.3

Это соответствие обладает следующими свойствами:

1) всюду определенное, т.к. D(G)=M, т.е. область определения соответствия G состоит из всех элементов M.

2) субъективное, (Е (G)=F), т.е. область значений соответствия G - все множество F.

3) нефункциональное, не инъективное, т.к. M_i имеет несколько образов в F, а F_j имеет несколько прообразов в M, т.е. один сотрудник или структурное подразделение может выполнять несколько функций и в реализации одной функции участвует несколько должностных лиц.

Таким образом, была определена загруженность каждого работника и структурного подразделения в выполнении основных функций организации. При этом заметим, что все сотрудники взаимосвязаны между собой.

Компания имеет 6 офисов отображено на рисунке 4: в США (Маунтин Вью), Россия (Москва, Нижний Новгород, Пенза), Беларусь (Минск) и Казахстан (Астана).

Офисы компании Bell Integrator

Рис.4

Офисы компании Bell Integrator находятся в Силиконовой долине в США и в технологических столицах Восточной Европы. Местное присутствие и доступ к лучшим инженерным умам позволяют осуществлять сложнейшие аутсорсинговые проекты на трех континентах. Технологическими партнерами являются(Рис.5):

Партнеры Bell Inegrator

Рис. 5

Важнейшая область деятельности Bell Integrator — исследования и разработка, финансирование которых, несмотря на сложную экономическую ситуацию, компания продолжает увеличивать.

Система управления производственно-хозяйственной организацией состоит из управляющей подсистемы и объекта организационного управления.

Объект организационного управления—это работники и их деятельность, осуществляемая для достижения конечных целей организации (производственных, научно-технических, экономических, социальных), обеспечения наилучшего использования ее ресурсов и создания оптимальных условий и предпосылок для этого.

Управляющая подсистема—часть производственно-хозяйственной организации, которая реализует процессы управления на основе использования специфических трудовых, информационных, материальных, финансовых ресурсов.

Если рассматривать весь комплекс управленческо-информационных воздействий на трудовые и природно-естественные процессы в производстве с широких позиций, то в конечном итоге эти воздействия осуществляются многими членами организации: руководителями, служащими в аппарате управления, инженерно-техническими работниками, рабочими.

Управленческо-информационные воздействия могут также осуществляться внешними по отношению к организации системами—взаимодействующими организациями или вышестоящими органами. Разнообразные управленческие воздействия на организацию реализуются как формально—через законы, постановления, директивы, приказы и т. п., так и неформально—через социальные и групповые нормы, установки и другие социальные и социально-психологические рычаги. Информационно-управленческая система, понимаемая в широком смысле как полная система,- это ткань, вплетающаяся в организацию, как в живой социальный организм.

По сравнению с такого рода полной системой управления более четкие границы имеет аппарат управления организацией, который включает лишь тех, кто занимает административно-управленческие должности, наделен соответствующими правами и ресурсами и непосредственно специализируется (в соответствии с разделением труда) на выполнении функций управления, обеспечении их выполнения или административном обслуживании.

С позиций полной системы в управлении организации участвуют и те, кто не относится к аппарату управления, а в административно-управленческих подразделениях всегда имеются иные и др.), а также исследования и разработки. Строго говоря, данные работники не относятся к системе управления. Все это необходимо учитывать при анализе и проектировании организаций.

Важной характеристикой системы управления является стиль руководства как способ объективного воздействия лиц, наделенных для этого необходимыми полномочиями, на членов организации.

Рассматривая стиль руководства как одну из важнейших характеристик системы управления, следует определять требования к руководителям разных уровней и охарактеризовать их реальное поведение в процессах принятия решений, где они занимают центральную роль.

Следует подчеркнуть, что отношения, возникающие в процессе руководства и подчинения, неразрывно связаны с полномочиями на разных уровнях управления и участием трудящихся в управлении. Поэтому эти отношения не могут рассматриваться абстрактно, безотносительно к тем социально-экономическим условиям, где они реализуются.

Руководитель в организации выражает своей деятельностью социально-экономические интересы всего общества, государства. В организации объективная основа управленческих воздействий — это контроль над ее ресурсами и над средствами удовлетворения потребностей членов организации, главная роль в принятии соответствующих решений.

Одновременно с этим руководитель должен постоянно исходить из понимания той функции, которую организация осуществляет в обществе, не допускать подмены внешних целей организации ее внутренними интересами.

В практической деятельности перед руководителем каждой конкретной организации ставятся достаточно узкие цели, вытекающие из назначения и функции этой организации в общественном разделении труда. И он отвечает, прежде всего, за достижение этих целей. Важно информировать руководителя и весь коллектив организации о том, какое место занимает та или иная задача, стоящая перед организацией, в деятельности более широкой системы, и стимулировать их к достижению высоких конечных народнохозяйственных результатов.

Поведение—это последняя из выделенных нами определяющих характеристик аппарата управления как системы.

Она имеет социально-психологический характер, проявляется в мотивированных индивидуальных и групповых действиях членов организации. Важно глубоко понять конкретные закономерности, направляющие действия людей, и научиться использовать их на практике. Вот почему среди первостепенных задач, которые стоят перед наукой об управлении организационными системами, важное место занимает построение модели поведения человека.

Системный подход к изучению поведения работника требует, чтобы оно рассматривалось как итог действия разнообразных факторов, включая общественную среду (политику партии и государства, общественные задачи и идеалы, воспитание и образование, традиции, социальные ценности и нормы и т.п.), организационную среду (поставленную производственную или иную задачу, структуру организации, руководство, систему материального и морального стимулирования и продвижения по службе, организационный климат и т. п.) и внутренние факторы (убеждения, потребности и интересы, установки, способности, психофизиологические особенности того или иного человека).

Следует подчеркнуть, что среди этих факторов особое значение имеет общественная обусловленность поведения членов организации, которая вытекает из характера всей общественно-экономической формации, материальных условий жизни людей, их принадлежности к определенным социальным группам.

Главная же цель регулирования поведения членов организации — направить их на достижение поставленных перед ними целей, на обеспечение максимально эффективной работы организации.