Розділ Іv. Сучасний стан застосування класифікаційних систем

4.1. Проблеми класифікації документів

Інформація в перекладі означає відомості, дані. Поняття “інформація”, яке застосовується в соціально-гуманітарних науках, може бути визначено, як певного виду відомості, що визначають міру наших знань про ті чи інші події, явища, факти і взаємозв’язки.

За А.Д. Урсулу, інформація це ― відображена різноманітність, тобто тільки те, що відображаючий об'єкт визначає про відображений об’єкт [32].

Звідси інформація ― це особлива форма зв’язку між елементами в системі, що нас цікавить. Саме цей зв’язок дає можливість будь-яку систему назвати “інформацією”.

Виникнення та розвиток кібернетики істотно розширило поняття терміну “інформація”.

Всі процеси регулюють і керують поведінкою як простих, так і складних, у тому числі ― самоорганізуючих систем, і їх кібернетика розглядає, як тривалий процес сприйняття, передачі і переробки інформації.

У цьому сенсі інформація визначається багатогранністю і розглядається в різних аспектах математичної теорії інформації, поєднуючи змістовну сторону інформації та розглядаючи тільки кількісну сторону інформації, пропускну спроможність каналів її передачі, об’єм та зберігання інформації в запам’ятовуючих пристроях, а також питання забезпечення достовірності збереження і передачі інформації [41].

Документалістика концентрує свою увагу в основному на розробці проблеми оптимізації документальних систем з точки зору документування діяльності та пошуку інформації із застосуванням засобів кібернетики. Одне із завдань документалістики ― широкий розвиток багатоканальних систем, як таблиць з безліччю ходів і відповідно, розвитку матричних форм документів (перфокарти, магнітні картки та стрічки), розрахованих на такі системи.

До “інформаційної науки” Д.Л. Томсон відносить дослідження властивостей, та “поведінки” інформації: сили, які керують потоком інформації: засоби обробки з метою забезпечення її оптимальної допустимості і використання [33].

За визначенням, інформатика ― це наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості наукової інформації, а також закономірності науково-інформаційної діяльності, її теорію, історію, методику та організацію. Метою інформатики є розробка оптимальних способів і засобів при здійсненні запису, збору, аналітико-синтетичної переробки, зберігання, пошуку та поширення наукової інформації [55].

В інформатиці, як науковій дисципліні, стикаємося з такими поняттями, як наукова інформація та науково-інформаційна діяльність.

Існує ряд питань, пов’язаних із проблемою класифікації документної інформації.

Перше з них ― питання про організацію сучасних документних систем в нашій країні. Об’єктами вивчення були системи класифікації з різних видів документації ― книг, патентів, діловодних та архівних документів, письмових історичних джерел. На практиці немає таких “чистих” комплексів вузького плану, а навпаки ― в сучасних умовах для всіх документних систем характерна наявність загальних різновидів документів ― таких, як положення, статути, плани, звіти, технічні умови, нормативна документація, протоколи, рішення, описи винаходів, відкриттів, креслення, рукописи наукових праць, монографії і т.п. [44].

Всі матеріали у складі бібліотек, довідково-інформаційних фондів, фондів патентної документації, стандартів, у діловодстві і архівах зберігаються не тільки у вигляді традиційних оригіналів документів на паперовій основі, але і в інших видах ― кінофільмів, записів на стрічках автоматичних приладів, на магнітних стрічках і т.д. В усіх документних системах носії інформації можуть існувати теж у вигляді мікрофільмів та фотокопій. Ці документи, подібно до технічної документації, зберігаються відокремлено.

Характерною ознакою документних систем є і те, що їх організація в мініатюрі копіюється в масштабі конкретної установи, організації, підприємства, абсолютна більшість яких має наступні інформаційні фонди: загальний архів, патентне бюро, бюро нормалізації і стандартизації, технічний архів [42, С. 16-25].

Тому, говорячи про розробку єдиної документної класифікації різних видів джерел інформації, потрібно визнати закономірним розгляд всієї наявної в країні документації, як єдиного інформаційного фонду. Державний інформаційний фонд міг би бути визначений, як сукупність належних державі джерел інформації, незалежно від техніки і способу їх відтворення та місця зберігання ― книг, журналів, газет, стандартів, патентної документації, кіно-, фото- та фонодокументів, технічних, картографічних, ізографічних та інших матеріалів. В інформаційному фонді забезпечується комплектування, облік і охорона, наукова обробка та всебічне використання інформації [63].

Матеріали інформаційного фонду утворюють ряд документних систем, які складають спеціальні державні фонди країни: бібліотечний, довідково-інформаційний, стандартів, патентних документів, архівних і діловодних документів, Геологічний фонд, Метеорологічний, Морський гідрографічний фонди і т.д. Ці фонди знаходяться у веденні певних державних органів, відомств та установ. Найбільш великий за обсягом і широтою використання матеріалів ― це бібліотечний фонд, розосереджений в масових, наукових та науково-технічних бібліотеках, бібліотечно-бібліографічних та книготорговельних установах [65, С. 47-53].

Наступна категорія фондів ― це довідково-інформаційні фонди органів наукової і науково-технічної інформації ― всесоюзних, центральних, галузевих, республіканських; інформаційні фонди організацій, підприємств, вищих і середніх спеціальних навчальних закладів. В інформаційній діяльності всесоюзні і центральні інформаційні фонди визначені як генеральний довідково-інформаційний фонд країни з точних та природничих наук. Довідково-інформаційні фонди центральних галузевих інформаційних органів разом з довідково-інформаційними фондами науково-дослідних інститутів, проектно-конструкторських організацій і підприємств галузі становлять галузеві довідково-інформаційні фонди країни [17].

Фонди науково-технічних бібліотек і довідково-інформаційні фонди мають багато спільного як у складі матеріалів, так і в способах комплектування літератури. Але на відміну від книжкових фондів науково-технічних бібліотек, довідково-інформаційні фонди більш спеціалізовані за складом літератури і поряд з друкованими виданнями вони комплектують неопубліковані документи ― рукописи наукових праць (монографії, дисертації), наукові доповіді та огляди, технічну документацію [24].

Технічні документальні матеріали представлені в довідково-інформаційних фондах оригіналами розрахунково-технічних матеріалів, графічними матеріалами (схеми, креслення, графіки), технічними звітами і т.д. [19].

У складі інформаційного фонду можна було б намітити дві близькі за характером матеріалів і способом комплектування групи фондів. Перша ― фонди науково-технічних бібліотек і довідково-інформаційні фонди органів науково-технічної інформації, друга ― фонди патентних документів, стандартів та архівних документів. Цінність документації, зосередженої в цих фондах, визначається не тільки її змістом і значущістю для науки, але й унікальністю та юридичним значенням [17].

Для документів фонду патентів, стандартів, архівних фондів характерна та обставина, що згорнута інформація (реферативні журнали, довідники) не може бути використана замість самого документа, як це допускається у першій групі фондів. Тут згорнута інформація може служити тільки сигнальною (випереджаючою) інформацією, після ознайомлення з якою фахівець обов’язково звертається до оригіналу, на основі якого і проводяться всі дослідження і використання [25, С. 3-14].

Таким чином, єдність схеми класифікації документної інформації має базуватися на теоретичній та практичній єдності ряду документних систем, що об’єднуються єдиним інформаційним фондом. Це прискорить вирішення проблеми єдиної класифікації творів друку і документальних матеріалів.

Документні класифікації, ґрунтуючись на класифікації наук, створюються як штучні інформаційно-пошукові мови, в яких виражається зміст документів ― запитів і відповідей при пошуках інформації ― і є важливою складовою частиною інформаційно-пошукових систем [43, С. 126].

Пошук в нових системах розглядається, як зіставлення термінів запиту з термінами документа, що виконується механічними та автоматичними пристроями.

У механізованих ІПС найбільш перспективними слід визнати застосування класифікаційних систем у поєднанні з дискрипторними мовами складання галузевих та багатогалузевих тезаурусів, над чим працюють і російські фахівці. Хоча координатне індексування є практично важко здійсненним без участі людини, методи математичної лінгвістики дають можливість застосовувати автоматичне індексування при складанні тезаурусів. У вирішенні проблеми інформаційного пошуку все більшого значення набувають семантико-лінгвістичні дослідження, як найважливіша умова побудови досить ефективних інформаційно-пошукових мов [73].

З усіх учасників інформаційної діяльності найнижчий рівень механізації пошуків інформації ― в архівах. Тут механізація і автоматизація інформаційних пошуків доцільна за критерієм найбільш інтенсивно використовуваних фондів. При невеликому обсязі інформаційної та довідкової роботи правильніше вирішувати питання пошуку відомостей шляхом застосування “малої” механізації, а в деяких випадках ― і шляхом складання традиційних архівних довідників. В той же час і впровадження механізації та автоматизації жодною мірою не знижує значення архівних описів, каталогів, путівників тощо, так само як і публікації документальних матеріалів, які є не тільки засобом обліку та охорони документації, а й засобом широкого спілкування архівів, як наукових установ з громадськістю, вченими, установами та організаціями [19].

У широкому сенсі слова кожна документна класифікація, зокрема інформаційно-пошукова, у своїй області може розглядатися, як початковий етап стандартизації, оскільки вона сприяє створенню єдиної системи організації інформації у певній галузі. На такому початковому рівні стандартизації знаходиться “Система єдиної класифікації” [47, С. 77-83].

У той же час, стандарт на класифікаційну систему необхідно розглядати, як досить жорстку систему, яка передбачає єдину класифікацію в межах одного або декількох типів документації та одноманітне виконання складних рішень в межах одного класу для конкретної галузі знань або діяльності [27, С. 391-394].

Для того щоб стандартизація на класифікаційні системи стала практично здійсненною, необхідний високий рівень наукового та технічного розвитку.

З іншого боку, не кожна система може бути прийнята, як стандарт. Класичним прикладом стандартизованої системи є УДК, яка на високому науковому рівні дає групування відомостей як за широким спектром проблем, так і по вузьких конкретних питаннях на всіх мовах і у всіх країнах, де вона прийнята, у вигляді однорідних цифрових індексів. Жодна з відомих міжнародних систем не виконує завдань стандартизації на рівні УДК [77].

Питання про стандарт на класифікаційні системи може розглядатися в декількох аспектах. Перший з них ― можливість застосування стандартизації з метою зближення декількох автономних систем. Другий аспект ― стандартизація на класифікаційну систему, як інструкція фахівцям для розробки або використання класифікацій різних типів.

Нарешті, третій ― стандартизація класифікаційних систем при механізації та автоматизації інформаційних пошуків.

Єдина класифікація, будучи узагальнюючої системою і методичною основою побудови автономних систем не тільки буде зближувати різні документні класифікації, але і вносити в них елементи стандартизації, виконуючи, таким чином, роль стандартизованої системи, що має бути враховано вже при її розробці.

Функцію інструкції або консультації фахівцям для розробки та використання класифікацій різних типів виконує ряд систем [67, С. 74-82].

Централізована класифікація пропонує класифіковані документації по єдиній системі, що здійснюється у великих методичних центрах з позначенням на документах відповідних індексів. Така класифікація дає можливість однакової побудови каталогів і механізованих ІПС, спрощує і полегшує пошук відомостей.

З усіх видів документації в нашій країні централізована класифікація застосовується, головним чином, при виданні творів друку для масових бібліотек з “таблиць бібліотечної класифікації” та при виданні технічної та природничо-наукової літератури за таблицями УДК.

Єдина класифікація творів друку і документальних матеріалів, яка буде охоплювати великі потоки інформації, повинна бути зручною для машинного пошуку і забезпечувати швидкодію системи [23].

Наукова класифікація не може ігнорувати багатосторонність явища, а стосовно документа ― багатосторонність інформації, що міститься в ньому. Всебічне дослідження документів у різних аспектах дозволяє судити про повноту і достовірність фактів та подій, викладених у них.

У різних типах класифікації документної інформації, при фіксації груп, класів і виявлених у них зв’язків, так само як і при класифікації наук, використовують дедуктивні та індуктивні прийоми угруповання відомостей: дослідження йде від пізнання загальних сторін предмета, явища до частин (дедукція) або від окремих до загальних його сторін (індукція). На цих методах ґрунтується наукова класифікація.

Наукова класифікація, базуючись на поєднанні методів аналізу та синтезу, дозволяє розглядати всі явища, факти, події у взаємозв’язку, взаємообумовленості і взаємозалежності. При цьому особливу значимість здобуває правильність застосування зазначених методів у вивченні об'єктів. Вибір методів повинен обумовлюватися самим характером досліджуваних об’єктів. Методи індукції і дедукції дозволяють розробити не тільки схеми класифікації документів, а й принципи побудови науково-довідкового апарату в цілому, покликаного врахувати документальні матеріали, розкрити їх зміст і навести відомості, укладені в них, в певну систему.

При класифікації інформації необхідне глибоке історичне дослідження предметів і об’єктів в динаміці, що дозволить визначити тенденції цього розвитку, передбачити теоретично можливі варіанти угрупування даних і дасть змогу обґрунтувати вибір найбільш правильного варіанту [51, С. 33-38].

Класифікація наук відображає і розглядає розвиток і взаємозв’язок наук, що вивчають форми руху матерії, послідовність і взаємозв’язок самих форм руху. Становлення наукових знань, пов’язане зі зміною і субординацією окремих наук, диференціацією та інтеграцією і виникненням нових наук, супроводжується зміною та ускладненням класифікації.

Системи класифікації, які з’явилися історично, фіксують загальну картину становлення людської інформації, вивчення якої має велике значення для розвитку теорії взагалі і розвитку теорії документних класифікацій зокрема [50, С. 18-21].

Інформація що міститься в документальних джерелах, за своєю значущістю може бути короткостроковою, тривалого зберігання чи постійною.

Відповідно і документальні матеріали підрозділяються в залежності від цінності інформації, що міститься в них ― тимчасових термінів зберігання, тривалих, постійних. Інформація може набувати наукового, практичного та історичного значення відразу ж після її створення або за якийсь час після (найчастіше це буває з науковими ідеями). Інформація, документ, що має неминуще наукове значення, стає історичним джерелом постійної цінності.