2.3 Составление обзоров
Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.
2.4 Подготовка дел к сдаче в архив
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Передача дел в архив производится только по описям.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника кафедры. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Заключение
Прохождение учебной практики проводилось на кафедре ШЭМ ДВФУ «Финансы и кредит».
Правила создания и оформления документов установлены Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).
В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.
Выяснено, что на кафедре присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.
Хорошо изучен процесс формирования и хранения архивов документов и дел, создание описей и обзоров архивов, требования к оформлению архивов перед сдачей в архивный фонд.
Подводя итог, можно сказать, что организация документооборота и архивации отвечает порядку выполнения большинства делопроизводственных операций, соответствующих нормативно-методическим требованиям.
Список использованных источников
Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студенческих учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. -М.: Мастерство, 2002. - 208 с.
К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие. - СПбГАСУ. – СПб., 2009. – 140 с.
Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие/. Пенза 2003. - 180 с.
В.П.Козлов Журнал "Делопроизводство / В.П.Козлов // ООО "Деловые коммуникации".-2011.- №3