2.1 Кіріс-шығыс хат-хабарлары мен құжаттарды қабылдау, тіркеу және жөнелту тәртібі

Барлық түскен кіріс хат-хабарлар, соның ішінде сот істері мен материалдары, кіріс хат-хабарлардың есепке алу құжаттарында электронды түрде тіркеледі.

Егер заңдарда өзгеше көзделмесе, хат-хабарлар кіріс хат-хабарларының есепке алу құжаттарында тіркелетін, электронды форматпен де қабылданады.

Тіркеу кезінде кіріс хат-хабарларының есепке алу құжаттарының барлық реквизиттері міндетті түрде толтырылады. Кіріс және ішкі құжаттардың электронды мазмұны есептікқұжаттарға салынады және қажет болған жағдайда кіріс,шығыс және ішкі құжаттардың арасында байланыс жасалады.

Хат-хабарлардың сканерлік көшірмесіне бейнелерді оптикалың тану технологиясын қолдану мүмкіндігі болғанда оны мәтіндік процессорлардың көмегімен өңделетін форматқа айналдыру жүзеге есырылады.Сотқа түсетін хат-хабарлар жұмыс күні ішінде қабылданады.

Тіркелген хат-хабарлар аудандық сот төрағасының қарауына беріледі. Түскен істердің және материалдардың мұқабасына тіркеумен бірге аудандық соттың атауы,реттік нөмірі, күні көрсетіліп мөртаңба қойылады.

Құжаттардың жетіспейтіндігі, пакеттердің бүлінгендігі, конверттер мен құжаттардағы нөмірлердің сәкес келмеуі анықталған жағдайда, үш дана етіп акт жасалады: бір данасы кеңседе қалады, екіншісі құжатпен бірге мақсаты бойынша беріледі, ал үшіншісі жіберушіге жолданады.

Келіп түскен, соның ішінде жіберушінің мекен-жайын, құжаттың жіберілген немесе алынған уақытын конверт арқылы анықтау мүмкін болған жағдайда,сондай-ақ жеке құжаттар түскен кезде ған хат-хабарлардыңконверттері сақталады. Талап арыздарының, сот актілерін қайта қарау туралы шағымдардың конверттері барлық жағдайда сақталады. Түскен күні, кіріс нөмірі мен парақтар саны көрсетілетін тіркеу мөртаңбасы бірінші бетке қойылады. Шет тілінде жазылған хат-хабарларды тіркеу кезінде кіріс мөртаңбасы түпнұсқаға және аударма мәтініне басылады.

Сот тәртібімен қарауға жататын талап арыздары, сот істері және басқада арыздар тіркелгеннен кейін, іске карточка ашу үшін кеңсе қызметкеріне беріледі, содан кейін олардың автоматты түрде таратылуы жүзеге асырылады.

Мөрлерді, мөртаңбаларды және қатаң есептегі бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану.Елтаңбалы мөр, мөртаңбалармен қатаң есептегі бланкілер міндетті түрде есепке алуға жатады және ерекше режимде сақталады. Елтаңбалы мөрлер мен мөртаңбаларды пайдалануға, қатаң есептегі бланкілерді алуға және беруге жауапты тұлғалар аудандық сот төрағасының өкімімен тағайындалады. Аталған функциялар осы тұлғалардың функционалды міндеттерінде көрсетіледі.

Мөрлер мөртаңбалар, қатаң есептегі бланкілер сейфтерде немесе отқа төзімді мөрленетін темір шкафтарда сақталады. Мөрлер мен қатаң есептегі бланкілер есепке алу және беру есеп кітабына қол қойдырылып жүргізіледі.

Елтаңбалы бланкілерді беруге жауапты тұлғалар оларды сот қызметкерлеріне журналға қолдарын қойдырып барып береді. Бүлінген және пайдаланылмаған елтаңбалы бланкілер жауапты тұлғаға жою үшін акт бойынша беріледі.

Барлық шығыс хат – хабарлары, соның ішінде істер мен материалдар, шығыс хат- хабарлардың есепке алу құжаттарында электронды түрде тіркеледі.

Тіркеу кезінде шығыс хат – хабарларының есепке алу құжаттарының барлық реквизиттері міндетті түрде тоқтатылады. Шығыс құжаттарының электронды мазмұны есептік құжаттарға салынады және қажет болған жағдайда кіріс шығыс және ішкі құжаттарының арасында байланыс жасалады. Хат – хабарлардың сканерлік көшірмесіне бейнелерді оптикалық тану технологиясын қолдану мүмкіндігі болғанда оны мәтінді процессорларлың көмегімен өңделетін форматқа айналдырып, жүзеге асырылады.

Құжаттарды рәсімдеу кезінде 2000 жылғы 17 сәуірде №43-1579 Ұйымдастырушылық – өкімдік құжаттарды рәсімдеудің уақытша талаптары басшылыққа алынуы тиіс.

Шығыс хат-хабарларын ресімдеуде қойылатын талаптар.

1.Мемлекеттік органдар мен өзге ұйымдардың атауын дұрыс жазуда бірыңғайлық сақталуы тиіс.

2.Құжаттар қысқа,анық және ешбір түзеулерсіз әзірленіп, мазмұны толық, көлемді және қайта хат жазысуды болдырмайтындай болуы қажет.

Құжатта адресат көрсетілсе мына талаптар сақталуы тиіс:

-құжатқа қысқаша тақырыша атауы беріледі.

-құжат ұйымға,оның құрам бөліміне немесе нақты лауазымды тұлғаға жөнелтіледі.

-құжатты алушының мекен жайы толық көрсетіледі: республика,облыс,қала,көше атауы,үйдің номері.

-бір құжатта төрттен артық адресат көрсетілмеуі тиіс.Егер төрттен артық адресатқа жөнелтілетін болса,онда әр құжатта тек бір ғана адресат көпсетіледі.

-сұрау салуы бойынша жауап жөнелтілетін болса онда мәтіннің басында қай құжат бойынша жауап беріліп отырғаны көрсетіледі.

-егер жөнделетін құжаттар қосымша тіркемелер болса,онда мәтіннің соңында « Қосымша тіркеме» деген сөзден соң қоса тіркелген құжаттардың тізімі беріледі.Қоса тіркемелердін бар екені туралы жазба мәтіннің соңында екі интервалдан соң жасалады.

-құжатқа қол қоятын тұлғаның тегі,аты-жөнінің бастапқы әріптері мәтіннің астында үш интервалдан соң жасалады.

-жөнелтілетін құжаттың ең соңғы парағында орындаушының тегі,инециалдары,құжат әзірлеген күн және байланыс телефондары болса,телефон номерлері көрсетілуі тиіс.

Әрбір шығыс құжаттарының көшірмесі құжатқа қол қойылған соң іске немесе нарядқа тігіледі.

Қызметтік құжаттарға тек бір ғана лауазымды тұлға қол қояды. Егер аудандық сротта осындай құжаттарға қол қоюға құзіретті тұлға уақытша жұмысқа болмаса,онда оны уақытша алмастырушы лауазымы тұлға қояды.

Кеңсе қызметкерлері шығыс хат – хабарларын күнделікті жіберу үшін қабылдайды.

Кеңсе қызметкерлері құжаттың жөнелтуге алынған күнін, уақытын және оның құжатты алғандығын растайтын қолын қоюы арқылы хат – хабарлардың жөнелтуге қабылданып алынғаны туралы белгілі шығыс құжатының соңғы данасына қойылады.

Кеңсе қызметкерлері құжаттарды, сот істері мен материалдарды жөнелтуді, олардың келіп түскен күні жүзеге асырады. Жөнелтілетін хат – хабарлардың көлемі көп болған жағдайда, адресаттарға шығыс хат –хабарлары келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жөнелтілуі керек. Жедел хаттар мен шұғыл хат – хабарлар сол күні қабылданады және жөнелтіледі.

Почталық жөнелтімдер санаты белгісімен рәсімделген құжаттар мен сот істері тиісті орынға жөнелту үшін беоіледі.

Кеңсе қызметкері құжатты жөнелтудің алдында мыналарды тексеруге міндетті:

• Алышының мекен жайының дұрыстығын;

• Егер шығыс құжаты жіберілген сұраудың жауабы болып табылса, онда келіп түскен құжаттың немесе істің шығыс нөміріне сілтеменің болуын;

• Құжаттарда көрсетілген қосымшалардың юар болуын;

• Құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның қолының бар болуымен сәйкестігі;

• Орындаушының тегінің, аты мен әкесінің атының бас әріптерінің және қызметтік телефон нөмірінің болуын;

Бұдан кейін құжатты жөнелтуді жүзеге асыратын кеңсе қызметкері:

• Біренше мекен жайлары бар хаттарда хаттың тиісті данасы жіберілетін корреспонденттің мекен – жайына қарама қарсы жеріне белгі қоюы;

• Шығыс құжаттың есепке алу карточкасының міндетті реквизиттерін толтырып, шығыс хат – хабарлардың тіркеуін жүргізуі. Хат – хабарларға реттік шығыс нөмірі берілген жағдайда, кеңсе қызметкері кезекті нөмірдіавтоматты түрде беру әрекеттерін орындайды. Жүйенің берілген нөмірі шығыс тіркеу мөртаңбасында немесе титулды бланкінің тиісті алаңында көрсетіледі.

• Құжаттың электронды көшірмесін тиісті есептік карточкаға салуы;

• Кірісч құжаттарына жауаптарды жөнелту немесе қылмыстық, азаматтық істер бойынша хат жазысу кезінде шығыс хат – хабарларының есептік құжаттарында кіріс хат хабарлардыңн тіркеудің есептік карточкаларына сілтеме жасайды. Сілтеме шығыс хат – хабарларының есептік карточкасындағы “Тұтастай бақылау’’ бөлімінде жасалады.

• Құжатта күні мен шығыс нөмірін қоюға, құжаттың жөнелтілгені туралы тізімді жасауы тиіс.

Шығыс хат – хабарларды тіркеу кезінде тізілімдер автоматты түрде құрылады. Күнделікті посылкамен тапсырысты бандерольмен жіберілетін хат – хабарларды жөнелту кезінде, олардың тізілімі қағаз түріндегі таратушыда 2 дана болып басылады. Оның бір данасы хат – хабарлармен бірге почтаға өткізіледі, ал екіншісі – почта бөлімшесінің тиісті белгісімен немесе түбіртекпен бірге істер номенклатурасында көрсетілген нарядқа тігіледі.

Шығыс құжаттары шығыс поштасы журналында есепке алынады.

Шығыс хат-хабардың тіркеу кезінде тізілімдер автоматты түрде құрылады.Күнделікті жіберулермен, тапсырысты бандерольмен жіберілетін хат-хабарларды жөнелту кезінде олардың тізілімі қағазда 2 дана болып басылады.Оның бір данасы хат-хабарлармен бірғе поштаға өткізіледі.ал екінші-пошта бөлімшесінің тиісті белгісімен немесе түбіртекпен бірге істер номенклатурасында көрсетілген нарядқа тігіледі.