Змістовий модуль 2.1.4. Облік грошових коштів та дебіторської заборгованості

Лекція 6. «Облік грошових коштів»

1. Основні нормативні документи з обліку грошових коштів.

2. Облік грошових коштів у касі та документальне їх оформлення.

3. Порядок відкриття поточних рахунків у банку. Безготівкові форми розрахунків та їх документальне оформлення. Облік операцій на поточному рахунку у банку.

1. Основні нормативні документи з обліку грошових коштів

Нормальну виробничу діяльність кожне підприємство може здійснювати лише при постійних зв’язках з іншими підприємствами за допомогою грошових коштів.

В Україні обіг грошових коштів регулюється наступними нормативними документами:

Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99р. №996-ХІУ;

Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обміну готівки» №436/95 від 12 червня 1995 року;

Інструкцією «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. №22;

Інструкцією «Про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств і організацій», затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99р.№ 291;

Інструкцією «Про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валюті», затвердженою постановою Правління НБУ від 12 листопада 2003р. № 492;

Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України 19.02.2001 р. №72;

Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку №4 Звіт про рух грошових коштів, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.03.99р №87

Наказом Міністерства Статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" від 15.02.96р №51.

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки. Згідно з П(С)БО 4 під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання [11].

Під готівкою розуміють валюту України та іноземну валюту у вигляді грошових коштів.

Згідно з законом України "Про підприємництво" розрахунки за своїми зобов’язаннями підприємства проводять в безготівковому та готівковому порядку через установи банків[ 2 ].

Для здійснення розрахунків готівкою (касових операцій) кожне підприємство повинно мати касу. Касові операції здійснюються відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті України від 19.02.2001р. № 72[10], до касових операцій належать операції пов’язані з одержанням і витратою готівки безпосередньо з каси підприємства.

2. Облік грошових коштів у касі та документальне їх оформлення

Згідно з П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів» під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках в банках та депозити до запитання.

Готівка – це грошові знаки національної валюти України – банкноти і монети.

Платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) та за операції, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, називають готівковими розрахунками.

Розрахунки можуть здійснюватися не тільки в готівковій, але і в безготівковій формі.

Безготівкові розрахунки – це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства-отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам-підприємствам. За економічним змістом безготівкові розрахунки бувають товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами за реалізовані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги, до нетоварних – розрахунки з бюджетом по платежах і податках, погашення банківських позичок, відсотків, розрахунків з дебіторами.

Основними завданнями бухгалтерського обліку грошових коштів і розрахунків є:

– своєчасна і правильна документація операцій і законне проведення безготівкових та готівкових розрахункових операцій;

– забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів в касі підприємства;

– контроль за використанням грошових коштів;

– своєчасне і точне ведення розрахунків з дебіторами та стягнення дебіторської заборгованості.

Готівковий і безготівковий грошові обороти пов'язані між собою, що реалізується через перехід однієї форми в іншу. Наприклад, виручка надходить до каси підприємства, а потім здається до установи банку для зарахування на поточний або інші рахунки. З цих рахунків у банку проводяться розрахунки між господарюючими суб'єктами, надходить готівка в касу підприємства для видачі заробітної плати, авансів підзвітним особам тощо.

Порядок безготівкових та готівкових розрахунків строго регламентований законодавством.

Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу. Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а так же прийом, видача, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. У касі підприємства може зберігатися готівка, цінні папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації), грошові документи, що є бланками суворої звітності (трудові книжки, і вкладиші до них, оплачені путівки в санаторій, пансіонат, і будинки відпочинку, поштові марки , проїзні квитки, бланки довіреностей).

Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторій, пансіонати і будинки відпочинку, поштові марки, проїзні квитки.

Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і відповідне зберігання цінностей в касі та при їх транспортуванні.

Посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею і прийняттям грошей та цінних паперів на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник призначається наказом керівника підприємства, який зобов'язаний під розписку ознайомити касира з Порядком ведення касових операцій і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, обов'язки останнього можуть виконувати бухгалтер чи інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляють в установу банку, яка здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства. Касир несе відповідальність за збереження грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які знаходяться на зберіганні в касі. Йому забороняється перекладати свої обов'язки на інших осіб. У разі несподіваного відсутності касира на роботі цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касирів, якому вони передаються у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси мають бути закриті зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка на підприємствах повинна зберігатися в металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатують сургучною печаткою. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах зберігаються у керівника підприємства.

У разі необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків в банках в межах необхідних для цього коштів на цілі, зазначені в чеку на отримання готівки. Для отримання грошей в касу для виплати зарплати підприємства повинні скласти касові заявки, в яких вони повідомляють установі банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, але не допускає видачу грошових коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Готівкова виручка - це сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказу грошей, та підприємств поштового зв'язку. Вона не повинна перевищувати суми 10 000 гривень протягом одного дня або по одному або кількома платіжними документами.

Підприємство може зберігати в касі готівку тільки в межах ліміту залишку готівки, тобто обмеженої суми розміру готівки, яка може залишитися в касі підприємства на кінець робочого дня яка встановлюється банком або самостійно визначається підприємством.

Кожне підприємство самостійно розраховує ліміт залишку готівки в касі з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до періоду його перегляду з ініціативи підприємства або банку.

Вся готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинна здаватися для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкрито поточний рахунок одним із таких способів:

– в денні або вечірні каси банківських установ;

– інкасаторам Національного банку України або установам комерційних банків до наступної здачі в банк;

– в об'єднані каси при підприємствах для подальшої здачі в відповідний банк.

Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-х годин наступного дня), вважаються коштами в дорозі.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому лімітом установою банку, незалежно від того здійснювалися в цей день касові операції (надходження або видача готівки) чи ні. У випадку, якщо для підприємства ліміт залишку каси не встановлений, вся наявна на кінець дня готівка (крім розміру одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) вважається понад лімітної і повинна здаватися в банк.

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені Міністерством статистики України зі згодою Національного банку України та Міністерства фінансів України.

Ці форми повинні використовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від форми власності:

КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;

КО-2 «Видатковий касовий ордер»;

КО-3 «Журнал прибуткових та видаткових касових документів»;

КО-4 «Касова книга»;

КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

Законність надходження грошей в касу підприємства і їх використання за цільовим призначенням відображають документи, звані касовими ордерами.

Надходження готівки в касу здійснюється на основі прибуткового касового ордера (ПКО), підписаного головним бухгалтером і касиром. В прибутковому касовому ордері вказується сума (цифрами або літерами), від кого прийнято гроші і на якій підставі. При чому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.

Підставою для заповнення ПКО при отриманні грошей з банку є грошовий чек, який виписується на ім'я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримують гроші.

Для отримання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій вказується ПІБ, касира і зразок його підпису. Заява має бути завірене печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Підписуються чеки керівником і головним бухгалтером. Виправлень у чеку не допускається.

Витрачання готівки з каси оформляється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім РКО, так само оформляє оголошення про внесення готівки, в якій вказує дату операції, хто здає гроші і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Оголошення складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошових коштів на поточний рахунок. Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендії, премії проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко і розбірливо чорнилом, кульковою ручкою або за допомогою друкарської машинки або принтера. Виправлення в цих документах не допускаються.

Прибуткові та розрахункові касові ордери або документи, які їх замінюють до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації складається таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі (форма № КО-4), тобто обліковому регістрі, необхідному для обліку касових операцій касиром підприємства. Кожне підприємство має касу веде тільки одну касову книгу в національній валюті і окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана печаткою. Виправлення та дописки в книзі не допускаються.

В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії Звіт касира.

Звіти касира перевіряються бухгалтером в наступному порядку:

1) звіряється залишок на початок дня із залишком на кінець дня попереднього звіту;

2) перевіряється достовірність записів, тобто ідентичність записів у звіті і в доданих до неї документах;

3) перевіряється правильність підведених підсумків по приходу, витраті, залишку на кінець дня;

4) після перевірки звіту у графі «шифр кореспондуючого рахунку» записують кореспондуючі рахунки, суми групуються за одним рахунком і заносяться в Журналі 1 і Відомості 1.1.

В кінці місяця бухгалтер збирає всі касові звіти з підшитими до них первинними документами по датам у зростаючому порядку та зшиває в окрему папку. Контроль за правильним веденням касової книги здійснює головний бухгалтер підприємства. Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, які їх замінюють. У встановлений термін касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових документів.

Обов'язковим є проведення інвентаризації каси. Мета інвентаризації - проконтролювати збереження готівкових коштів підприємства. Проводити інвентаризацію можна в будь-який час протягом року, крім випадків обов'язкового проведення інвентаризації згідно з чинним законодавством. Для цього керівник підприємства видає наказ, яким призначається інвентаризаційна комісія і термін проведення інвентаризації.

До складу інвентаризаційної комісії можуть входити:

– голова комісії – керівник підприємства (його заступник) або особа, призначена керівником підприємства;

– члени комісії – головний бухгалтер (бухгалтер), економіст та ін.

Матеріально-відповідальна особа (касир або працівник виконуючий обов'язки касира) не входить до складу інвентаризаційної комісії, але обов'язково присутній при проведенні інвентаризації.

Перед проведенням інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, прикладає до нього всі первинні касові документи, заповнює розписку, потім касир пред'являє все знаходяться в касі грошові кошти.

Комісія перераховує покупюрно грошові кошти, перевіряє наявність цінних паперів, чекових книжок, бланків суворої звітності, грошових документів (акцій, облігацій, поштових марок).

Наявний на початок проведення інвентаризації залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі.

Після закінчення інвентаризації складається акт, в якому вказується фактичний залишок готівки в касі і залишок за даними обліку і визначається результат інвентаризації.

Акт складається у двох примірниках, один з яких передають в бухгалтерію, а другий залишається у касира. Сума нестачі або надлишків цінностей вказується в акті з обгрунтуванням причин їх виникнення. При цьому виявлені надлишки оприбутковуються до каси підприємства та зараховуються в дохід підприємства, а сума нестачі стягується з винного особи.

Рахунок 30 «Каса» призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства. Він має такі субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

На підприємствах де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти і т п.) відкривають субрахунки:

303 «Операційна каса в національній валюті»;

304 «Операційна каса в національній валюті».

Надходження грошових коштів у касу підприємства відображається за дебетом рахунка «Каса» з кредиту субрахунків:

311 «Поточний рахунок» - при отриманні готівки з поточного рахунку в банку;

372 «Розрахунки з підзвітними особами» - при поверненні підзвітними особами не використаного ними авансу, отриманого з каси на відрядження або інші витрати;

702 «Дохід від реалізації товарів» - при оприбуткуванні в касу виручки від продажу товарів.

Витрачання коштів з каси відображається за кредитом рахунка 30 «Каса» в дебет субрахунків:

311 «Поточний рахунок» - при внеску готівки з каси підприємства в банк для зарахування грошових коштів на поточний рахунок;

372 «Розрахунки з підзвітними особами» - при видачі підзвітним особам авансу на відрядження та інші витрати;

661 «Розрахунки по заробітній платі» - при виплаті нарахованої працівникам заробітної плати (пенсій, допомог з тимчасової непрацездатності).

Аналітичний облік може вестися по кожній операційній касі або касиром, який забезпечує реалізацію функцій зберігання майна власника, а так само за видами валют. Найбільш достовірний аналітичний облік ведеться в звіті касира, де відображається кожна господарська операція з обліку руху грошових коштів в касі.

Рахунок 33 «Інші кошти» призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті) та про кошти в дорозі.

Він має субрахунки:

331 «Грошові документи в національній валюті»;

332 «Грошові документи в іноземній валюті»;

333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;

334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 33 «Інші кошти» відображається надходження грошових документів у касу підприємства та коштів в дорозі, по кредиту - вибуття грошових документів та списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

Відображення господарських операцій руху грошових коштів наведені в табл. 2.10.

Таблиця 2.10 - Відображення господарських операцій руху грошових коштів

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Готівка в національній валюті, що надійшла в касу за реалізовану продукцію і матеріальні цінності	301	701,702, 703
Кошти, одержані за чеком з банку на різні цілі в національній валюті	301	311
Кошти, що надійшли як часткова сплата путівки, придбаної підприємством за національну валюту	301	377
Суми, що надійшли від покупців за придбання абонементів на харчування (на підприємствах громадського харчування)	301	361
Повернення підзвітними особами невикористаних сум у національній валюті	301	372
Суми, що надійшли на погашення заподіяних матеріальних збитків	301	375
Суми, що надійшли на погашення дебіторської заборгованості персоналу за отриманими раніше позиками	301	377
Суми, що надійшли на оплату акцій, реалізованих за готівку, як внесок засновників до статутного капіталу	361	46
Надлишки в касі грошей у національній валюті, виявлені під час інвентаризації	301	719
Суми, що надійшли від продажу облігацій	301	521
Кошти в іноземній валюті, одержані для закордонних відряджень	302	312
Додатна курсова різниця	302	714
Повернення сум працівникам на погашення переплат і виданих авансів у рахунок зарплати	30	66
Внесення готівки в банк для зарахування на поточний рахунок підприємства (виручка, депонована зарплата, невикористані кошти на відрядження і господарські потреби) в національній валюті	311	301
Додатна курсова різниця	302	714
Внесення валютних коштів для зарахування на поточний рахунок в іноземній валюті (невикористані кошти на закордонні відрядження)	312	302
Суми, здані для зарахування на поточний рахунок, у національній валюті через інкасатора	333	301
Виплата заробітної плати, в тому числі депонованої	66	301
Суми, видані під звіт на господарські потреби, на відрядження, а також на відшкодування перевитрат за затвердженими авансовими рахунками в національній валюті	372	301
Видача персоналу позик на індивідуальне житлове будівництво та на інші потреби за рахунок коштів, одержаних від банків	377	301
Суми виявлених при інвентаризації нестач готівки в касі	947	301
Від'ємна курсова різниця за перерахунком іноземної валюти в касі за зниження курсу НБУ	945	302