Змістовий модуль 1.2.5. Облікові регістри, техніка, форми та організація обліку на промислових підприємствах

Лекція 23. «Облікові регістри та техніка їх заповнення»

1. Облікові регістри, їх класифікація.

2. Техніка їх заповнення.

1. Облікові регістри, їх класифікація

Для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, грошей, господарських процесів і фі­нансових результатів кожну господарську операцію або їх групу оформляють відповідними документами, які потім групують за певними ознаками і відображають в облікових регістрах.

Облікові регістри — це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, автоматизовані), призначені для реєстрації, групування і узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами.

Облікові регістри відрізняються між собою за зовніш­нім виглядом, за призначенням, за ступенем узагальнення, за фо­рмою, рис. 1.24

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на: книги, картки, окремі листки, друковані форми.

Бухгалтерські книги – це окремі листки спеціально розкрес­лені і міцно переплетені (зброшуровані), призначені для відобра­ження господарських операцій. Перед початком використання книги сторінки обов'язково нумеруються. На звороті останньої сторінки головний бухгалтер робить надпис: «В даній книзі пронумеровано листків» і ста­ вить свій підпис та печатку установи. У касовій книзі крім цього листки прошнуровують і скріпляють масничною печаткою. На обкладинці книги вказують назву підприємства, назву книги і да­ту початку записів (рік). Як правило Книги відкривають на рік. Це Касова книга, книга складського обліку, Книга обліку розрахунків по оплаті праці. Книги мають деякі переваги і зручності при веденні в них об­ліку порівняно з іншими регістрами. Насамперед це надійність зберігання облікових записів, наоч­ність інформації. До недоліків слід віднести такі: облік в книгах досить громіздкий, порівняно з іншими регіст­рами, відкриті в них рахунки не можливо згрупувати в іншій по­слідовності, незручно автоматизувати опрацювання облікової ін­формації, а це перешкоджає раціональному розподілу праці облікових працівників. При великому обсягу Книги неможливо швидко знайти потрі­бний рахунок. Після закінчення календарного року в Книгах мо­же залишатись значна кількість невикористаних аркушів. Вони безперспективні.

Рисунок 1.24 – Класифікація облікових регістрів

Картки зручніші ніж Книги. Вони представляють собою окремі листки цупкого паперу стандартних розмірів з нанесеними на них реквізитами певної типової форми реєстру бухгалтерського обліку. Вони не скріплені між собою. їх зручно використовувати для ведення аналітичного обліку. Наприклад, для пооб'єктного обліку основних засобів, сортового обліку ТМЦ на складах та ін. Картки зберігають в спеціальних ящиках, які називають кар­тотекою. Розташовують їх в послідовності, яка забезпечує найбільшу зручність в роботі. Наприклад, інвентарні картки обліку основ­них засобів групують по кваліфікаційним групам у відповідності до зростання інвентарних номерів об'єктів обліку. Для забезпечення збереження картки при відкритті реєстру­ють у спеціальному реєстрі. Кожній картці присвоюється поряд­ковий номер. Картки мають переваги над Книгами, тому, що записи в них, підрахунки підсумків і будь-яка систематизація облікових даних може бути зроблена вручну чи із застосуванням обчислювальної техніки. Застосування карток сприяє поділу праці облікових пра­цівників. Із окремих карток складають картотеку, яку закріплю­ють за окремим працівником з метою контролю і збереження її.

Окремі листки — це різновид карток. Різниця лише в тому, що вони мають більший формат від карток і виготовляються на зви­чайному папері. Вони широко застосовуються як облікові регістри, оскільки мають ряд переваг. Вони не скріплюються між собою, отже більш зручні в роботі, сприяють розподілу праці облікових пра­цівників, найкраще відповідають вимогам автоматизації обліку. Використовують окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання друкованих форм та ін.

За характером записів і призначенням та в залежності від мети облікові регістри поділяються на: хронологічні, систематичні, комбіновані.

Хронологічні – це реєстри, в яких господарські операції за­писують в календарній хронологічній послідовності їх здійснен­ня. Наприклад, Касова книга.

Систематичні облікові регістри – призначені для однорідного групування господарських операцій, які записуються у відповід­ності з їх економічним змістом на рахунках бухгалтерського об­ліку. Наприклад, Головна книга, Журнали-ордери.

Комбіновані облікові регістри – це такі, в яких хронологічні і систематичні записи ведуть одночасно. Наприклад, Головна кни­га, яка поєднує в собі реєстраційні журнали (це хронологічний облік) і Головну книгу (систематичний облік), Журнали-ордери, допоміжні відомості, друковані форми.

За ступенем узагальнення бухгалтерські регістри поділяються на: синтетичні, аналітичні, комбіновані.

Синтетичними називаються регістри, призначені для відображен­ня економічно однорідних господарських операцій на синтетич­них рахунках у грошовому вимірнику. Синтетичні регістри використовують для складання бухгал­терського балансу, Головної книги.

Аналітичні регістри призначені для відображення операцій по аналітичним рахункам. Тобто, в них деталізується зміст відпові­дних синтетичних рахунків. При їх складанні застосовуються крім грошового вимірника натуральні і трудові.

Комбіновані призначені для одночасного відображення даних аналітичного обліку і узагальнення цієї інформації тут же з ме­тою отримання синтетичних показників. Насамперед, Журнал-ордер по кредиту рахунка «Розрахунки з постачальниками і під­рядчиками» чи розрахунків з підзвітними особами. В таких регістрах протягом місяця відображають кожну гос­подарську операцію (аналітичний облік), а в кінці місяця підво­дять підсумки і отримують синтетичні (узагальнені) дані. За формою бухгалтерські регістри розподіляють на наступні групи: двосторонні, односторонні, багатографні, шахової форми, контокорентні, кількісно-сумового обліку, кількісного обліку.

Двосторонні облікові регістри мають 2 однакові частини: ліва для відображення дебетових записів, а права для креди­тових (насамперед будова бухгалтерських книг).

Односторонні регістри з однієї сторони мають графи для відо­браження дебетових і кредитових записів (в правій частині), а зліва – графи для запису дати, № , змісту господарської операції (як журнал реєстрації господарських операцій).

Багатографні регістри характерні тим, що одна їх графа (пере­важно Дт) поділяється на кілька граф. Це дозволяє вести в них аналітичний облік по рахунках, суми по яких групують за певними ознаками наприклад, групування витрат на виробництво за статтями калькуляції.

Шахові регістри побудовані так, що кожна записана в них су­ма характеризує взаємозв'язок 2-х рахунків. Шахова форма дозволяє скоротити кількість записів і сприяє поєднанню аналітичного і синтетичного обліку. Наприклад, по­будова журналів-ордерів.

Контокоренті регістри – найбільше розповсюджується для обліку розрахункових операцій. В Книгах відкриваються особові рахунки для кожної організа­ції, з якою наше підприємство здійснює взаєморозрахунки. Головна мета – відобразити окремо дебітові-кредитові обо­роти і вести контроль за своєчасним погашенням дебіторської і кредиторської заборгованості.

Кількісно-сумові регістри використовують для обліку ТМЦ. Вони найбільш зручні і пристосовані для обліку в вимірни­ку (наприклад, кількісно-сумового обліку матеріалів, пального та ін.).

Регістри кількісного обліку — це такі форми, які пристосовані для обліку руху ТМЦ тільки в кількісному вимірнику (наприклад, книга обліку руху худоби і птиці, книга складського обліку).

Застосування регістрів бухгалтерського обліку регламентується Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000г. № 356.