3. Методичні прийоми проведення інвентаризації, оформлення її результатів та відображення у бухгалтерському обліку

Одним з елементів методу бухгалтерського обліку є інвентаризація, приведена на рисунку 1.9. Інвентаризація – це перевірка і документальне підтвердження наявності і стану активів і зобов'язань підприємства.

Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", для підтвердження правильності і достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності, передбачено проведення підприємствами, їх об'єднаннями і госпрозрахунковими організаціями незалежно від форм власності інвентаризації майна, засобів і фінансових зобов'язань. Основні завдання, порядок проведення, організаційні основи інвентаризації регламентуються «Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків», затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року № 69 із змінами, внесеними наказами МФУ від 5 грудня 1997 року №268 і 26 травня 2000 року № 115. Міністерства і відомства України можуть, враховуючи галузеві особливості, розробляти вказівки по застосуванню цієї Інструкції.

Основними завданнями інвентаризації є:

– виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів і інших грошових документів, а також об'ємів незавершеного виробництва в натуральному вигляді;

– встановлення надлишку або нестачі цінностей і засобів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

– виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей і нематеріальних активів, які не використовуються;

– перевірка дотримання умов і порядку зберігання матеріальних і грошових цінностей, а також правил утримання і експлуатації основних засобів;

– перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей в касах, на розрахунковому, валютному і інших рахунках в установах банків, грошових коштів в дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів майбутніх витрат і платежів.

Інвентаризація – це процес зіставлення даних фактичної наявності активів і зобов’язань з даними бухгалтерського обліку

Регламентується:

1.Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» за №996 від 16.07.1999 р.

2. Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів № 69 від 11.08.1994 р.

Види інвентаризації

Рисунок 1.9 – Інвентаризація, як метод бухгалтерського обліку

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення в стислі терміни, визначити об'єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

– при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизацію майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

– перед складанням річної бухгалтерської звітності, окрім майна, цінностей, засобів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд і інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитися один раз в три роки, а бібліотечних фондів - один раз в п'ять років;

– при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

– при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

– по розпорядженнях судово-слідчих органів;

– у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (на день закінчення явищ);

– при передачі підприємств і їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств і їх структурних підрозділів в межах одного органу, в сферу управління якого входять ці підприємства;

– у разі ліквідації підприємства.

При колективній (бригадної) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини її членів, а також на вимогу хоч би одного члена колективу (бригади).

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, наказом керівника створюються інвентаризаційні комісії, що постійно діють, у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де у зв'язку з великим об'ємом робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва наказом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера і інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни і первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії матеріально відповідальних осіб, одного і того ж працівника два роки підряд.

Інвентаризаційні комісії, що постійно діють:

– проводять профілактичну роботу по забезпеченню збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів з цього питання;

– організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

– здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей в місцях зберігання і переробки в між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій в між інвентаризаційний період є здійснення контролю за зберіганням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

– перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей у місцях їх зберігання;

– при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації і в інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

– розглядають письмові пояснення осіб, які допустили недостачу або псування цінностей або інші порушення, розробляють пропозиції щодо регуляції виявлених недоліків і втрат від псування цінностей, заліку в результаті пересортиці, що відображають в протоколі. У протоколі повинні бути приведені відомості про причини і осіб, що винні в недостачах, втратах і надлишках, про прийняті до них заходи.

Робочі інвентаризаційні комісії:

– здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів і інших грошових документів, незавершеного виробництва в місцях зберігання і виробництва;

– разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку недостач і надлишків по пересортиці, а також списання недостач в межах норм природних втрат ;

– вносять пропозиції по питаннях впорядковування ухвалення, зберігання і відпустки товарно-матеріальних цінностей, поліпшенні обліку і контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

– несуть відповідальність за своєчасність і виконання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів і заборгованості в розрахунках;

– оформляють протокол з вказівкою в ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків відносно них, пропозицій про залік нестач і надлишків по пересортиці, списанню нестач в межах норм природних втрат, а також наднормативних нестач і втрат від псування цінностей з вказівкою розроблених заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Контрольні перевірки інвентаризації повинні проводитися інвентаризаційною комісією, що постійно діє, за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація. При цьому перевіряються з опису найбільш цінні матеріальні цінності і ті, які мають підвищений попит.

При виявленні значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.

Керівник підприємства повинен терміново після отримання доповіді інвентаризаційної комісії, що постійно діє, розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, яка допустила порушення при проведенні інвентаризації цінностей.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляються актом встановленої форми. Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія в спеціальній книзі .

У інструкції №69 визначені загальні принципи інвентаризації окремих об'єктів бухгалтерського обліку: основних засобів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту, витрат майбутніх періодів і резервів майбутніх витрат і платежів, розрахунків.

В результаті інвентаризації можуть бути виявлені різниці між фактичним станом об'єктів і даними бухгалтерського обліку – недостачі або надлишки.

Інструкція № 69 дає методичні вказівки щодо регулювання інвентаризаційних різниць, а саме:

– взаємний залік надлишків і недостач в результаті пересортиці може бути допущений тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в рівній кількості за умови, що надлишки і недостачі утворилися за один і той же період, який перевіряється, і у однієї і тієї ж особи, яка перевіряється;

– у разі, коли при заліку недостач надлишками при пересортиці вартість цінностей, які опинилися в недостачі, більше вартості цінностей, які опинилися в надлишку, різниця вартості повинна бути віднесена на винну особу.

Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі цінностей понад норми природних втрат з віднесенням їх на результати фінансово-господарській діяльності. По таких сумових різницях в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути приведені вичерпні пояснення причин, по яких різниці не можуть бути віднесені на винні посадові особи.

Перевищення вартості цінностей, які опинилися в надлишку, проти вартості цінностей, які опинилися в недостачі при пересортиці, відноситься на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей і результатів фінансово-господарської діяльності.

Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути в 5-денний термін розглянутий і затверджений керівником підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року. У примітках до фінансової звітності приводяться відомості про результати проведених в звітному році інвентаризацій.

Література: ([5], с. 66-97; 121-131; [6], с. 148-156; [18], с. 68-78; [17], с. 69-80; [16], с. 85-104).