2. Організація документообігу та методичні прийоми контролю первинних документів у бухгалтерському обліку

Реєстрація різних господарських операцій припускає застосування різноманітних за формою і змістом документів, які можна згрупувати по різних ознаках (табл. 1.5).

Таблиця 1.5 - Класифікація бухгалтерських документів

Класифікаційна ознака	Вид документації	Найменування документа
1	2	3
1. За призначенням	Організаційно –розпорядкові	Статут, засновницькі документи, штатний розклад, посадові інструкції. Накази, розпорядження, рішення, довіреність, вимоги, наряди, платіжні доручення

Продовження таблиці 1.5

1	2	3
	Виправдувальні	Касові ордери, квитанції, авансові звіти, платіжні відомості, акти виконаних робіт, касові звіти, виписки банку
	Бухгалтерського оформлення	Довідки, розрахунки, кошториси, групувальні відомості
	Комбіновані	Прибутковий касовий ордер, авансовий звіт, вимога, прибутковий ордер
2. Про об'єму змісту ( ступені узагальнення)	Первинні	Касові ордери, чеки, накладні, квитанції
	Зведені	Касові звіти, розрахунково-платіжні відомості, матеріальні звіти, товарні звіти
3. За способом обхвату кількості операцій	Разові	Касові ордери, чеки, платіжні доручення, вимоги, акти
	Накопичувальні	Лімітно-заборні карти, табеля обліку робочого часу, місячні наряди по однотипних роботах
4. По оформленню однорідних операцій	Уніфіковані	Касові ордери, рахунки-фактури, акти прийому-передачі вантажу
	Відомчі	Відомість нарахування зносу, прибуткова накладна, наряд-замовлення, відомість розподілу накладних витрат і ін.
5. По кількості облікових записів	Однорядкові	Касові ордери, вимоги
	Багаторядкові	Лімітно-заборні карти, розрахунково-платіжні відомості, матеріальні звіти
6. По місцю складання	Внутрішні	Касові ордери і ін.
	Зовнішні	Рахунки-фактури і рахунки постачальників, виписки банків, платіжні доручення контрагентів і ін.
7. За способом заповнення	Заповнені уручну	Авансові звіти, чеки, шляхові листи, касові ордери і ін.
	Частково заповнені машинописом	Акти, довідки, облікові картки і ін.
	Повністю заповнені за допомогою ПЕОВМ	Документи відповідно до програми ПЕОВМ

Розпорядливі документи містять розпорядження на проведення певних господарських операцій, але не підтверджують факт звершення і не є підставою для відображення операцій в обліку.

Виконавчі документи ( виправдувальні) підтверджують факт звершення операції і є підставою для відображення в обліку, виправдання використання засобів підприємства.

Працівниками бухгалтерії складаються документи бухгалтерського оформлення на підставі виконавчих документів для підготовки облікових даних. У них не відображається суть господарської операції, самостійного значення вони не мають.

Комбіновані документи поєднують ознаки розпорядливих, виконавчих і бухгалтерського оформлення.

Первинні документи складаються у момент звершення операції. Зведені складаються на підставі однорідних первинних документів, в них формуються укрупнені показники.

Разовими документами оформляється одна операція. Накопичувальні документи використовуються для оформлення тих операцій, що систематично повторюються на протязі звітного періоду.

Уніфіковані документи, затверджені Держкомстатом України, є обов'язковими для застосування всіма підприємствами незалежно від форм власності. Відомчі документи розробляються галузевими міністерствами, відомствами і організаціями і застосовуються усередині господарських одиниць.

Для впорядкування надходження в бухгалтерію первинних документів, складених різними підрозділами підприємства, складається графік документообігу, який затверджується керівником підприємства. Документообігом є рух первинних документів в обліковому процесі від моменту їх створення, обробки до передачі в архів на зберігання.

Прийняті бухгалтерією документи підлягають обробці в ході якої вони готуються для записів в облікові регістри, для чого необхідно провести їх перевірку, розцінку (таксування), угрупування і контировку.

Первинні документи перевіряються:

– за формою - визначається повнота і правильність заповнення документів відповідно до вимог до оформлення документів;

– по суті – визначається законність і доцільність проведеної операції, відповідність показників по різних документах;

– арифметично – перевіряється правильність обчислень, цифрових даних.

Таксуванням документів називається визначення вартісної оцінки господарських операцій, виражених в натуральних і трудових показниках.

В ході обробки документи групуються по видах операцій і об'єктах обліку за певний період (касові, банківські, документи по обліку матеріалів, по оплаті праці) в цілях отримання узагальнених даних для заповнення облікових регістрів.

Контируванням називають вказівку на документі відповідної кореспонденції рахунків.

Всі документи звітного року після здачі річного звіту повинні здаватися в архів. Терміни зберігання документів а архіві визначені нормативними документом «Перелік типових документів» (наказ Головного архівного управління при КМУ № 41 від 20.07.98 р.).

Правила виправлення помилок. Для виправлення помилок, допущених при складанні документів, користуються наступними способами:

– коректурним способом;

– способом додаткових проводок;

– способом «червоного сторно».

Коректурний спосіб застосовується для виправлення помилок, допущених в первинних документах, облікових регістрах, звітах, при неправильному записі тексту або цифр, припускає наступні дії: неправильно зроблений запис акуратно закреслюється, так, щоб можна було прочитати закреслене, над ним робиться правильний запис, який необхідно підтвердити підписом з вказівкою дати виправлення. Необхідно зробити позначку «виправлено» або «виправленому вірити».

Спосіб додаткових проводок застосовується в тому випадку, якщо операція рознесена на рахунки відповідні її економічному змісту, але в менших сумах. Виправляють таку помилку додатковою проводкою на ті ж рахунки на суму, визначену як різниця між правильним і помилковим записом. Наприклад, проведений запис по оприбутковуванню на склад матеріалів, отриманих від постачальників на суму 10000 грн., замість 12000 грн. Для виправлення помилки робиться додаткова проводка на суму 2000 грн. на рахунки відповідні економічному змісту операції.

Спосіб «червоного сторно» застосовується в тому випадку, якщо допущена помилка в облікових регістрах:

– операція рознесена на рахунки, не відповідні її економічному змісту;

– операція рознесена на рахунки, відповідні економічному змісту, але в різних сумах;

– операція рознесена на рахунки, відповідні її економічному змісту, але в більшій сумі.

Для виправлення таких помилок діють таким чином:

– повторно записують помилково виконану операцію червоним чорнилом або обводять в кружечок повторно зроблений запис, таким чином обнуляючи неправильно зроблений запис. Записи зроблені методом «червоного сторно», при підрахунку оборотів по рахунках віднімаються із загальної суми;

– після «видалення» неправильного запису в регістри обліку вносять правильний запис звичайним способом.