Змістовий модуль 1.2.2. Документація та інвентаризація

Лекція 17, 18. «Документування та інвентаризація»

1. Документування господарських операцій.

2. Організація документообігу та методичні прийоми контролю первинних документів у бухгалтерському обліку.

3. Методичні прийоми проведення інвентаризації, оформлення її результатів та відображення у бухгалтерському обліку.

1. Документування господарських операцій

Документація – один з основоположних елементів методу бухгалтерського обліку, це спосіб суцільного і безперервного спостереження за здійснюваними на підприємстві господарськими операціями і їх первинною фіксацією в спеціальних носіях інформації (рис. 1.8).

Порядок документального оформлення господарських операцій, вимоги до складання і зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємства регламентовані «Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку» № 88, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.95 р.

Документ – це письмове свідоцтво про здійснення господарської операції, що надає юридичну силу даним бухгалтерського обліку. Бухгалтерський документ може засвідчувати право на звершення операції, встановлювати матеріальну відповідальність працівників за збереження довірених цінностей.

Бухгалтерський документ може мати різну форму і відображатися на різних носіях (паперових або магнітних). Керуючись правилом - «жодному запису без документа» - для відображення в обліку будь-якої господарської операції використовуються первинні документи.

При оформленні первинних документів необхідно керуватися наступними правилами:

1. Первинні документи складаються у момент проведення господарської операції або (за відсутності такої можливості) безпосередньо після її завершення.

2. Документи виконані на спеціальному бланку або складені в довільній формі, повинні мати обов'язкові реквізити, які є необхідними відомостями, без яких документ не має юридичної сили, а саме:

– найменування документа, його номер, код форми;

– назва підприємства, від імені якого складений документ;

– прізвище, ініціали, посади осіб, відповідальних за господарську операцію і правильність її оформлення;

– дату і місце складання документа;

– зміст господарської операції;

– вимірники здійснюваної операції (натуральні, вартісні, трудові);

Документація – це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами

Бухгалтерський документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення

Загальна схема Журнальної форми обліку

• Розпорядчі

• Виконавчі

• Бухгалтерського оформлення

• Комбіновані

Рисунок 1.8 – Документація, як метод бухгалтерського обліку

– посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції і складання документа (документи без підписів відповідальних осіб до виконання не приймаються).

Первинні документи можуть містити і додаткові реквізити залежно від виду документа: ідентифікаційний код підприємства, підстава для здійснення операції (договори, накази, розпорядження з вказівкою номера і дати підписання), дані про документи тих, що засвідчують особу і тому подібне.

3. Допущені в первинних документах помилки виправляються коректурним способом. У касових і банківських документах (касових ордерах, чеках, платіжних дорученнях, банківських виписках) виправлення не допускаються. Документи складаються наново.

4. Всі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська звітність складається на державній мові.

5. Заповнювати документи необхідно так, щоб забезпечити збереження записів в перебігу терміну зберігання документів і запобігти внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (вільні строчки прокреслюються).

6. За достовірність, своєчасність і правильність складання документа, передачу в бухгалтерію у встановлені терміни несуть відповідальність особи, що склали і підписали документ. Перелік осіб, що мають право підписувати певні документи, затверджується керівником підприємства за узгодженням з головним бухгалтером.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником і головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. Відповідальність за забезпечення фіксації фактів всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання документів, облікових регістрів і звітності впродовж встановлених термінів, але не менше трьох років ( за умови проведення на підприємстві документальної перевірки податковою службою), за Законом України № 996 «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» несе власник або уповноважений орган, який керує підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів.

Окрім первинних документів що складаються на бланках виконаних друкарським способом або в довільній формі, для оформлення грошових операцій використовуються бланки строго обліку, виконані на паперових носіях друкарської форми з водяними знаками. До їх використання, зберігання і списання пред'являються особливі вимоги (облік ведеться поштучно, списання оформляється актами, в наказі про облікову політику визначається перелік видів бланків строгого обліку і працівники, відповідальні за їх зберігання).