2. Оборотні відомості. Поняття та розробка оборотних відомостей для рахунків аналітичного обліку. Оборотні відомості синтетичних рахунків.

Для узагальнення господарських операцій, врахованих на рахунках, з метою отримання інформації про наявність і рух ресурсів підприємства, а також для перевірки правильності облікових записів і складання якісної звітності, дані поточного обліку необхідно узагальнити. З цією метою складаються оборотні відомості.

Оборотні відомості – зведення оборотів і залишків за певний період часу.

Розрізняють два види оборотних відомостей:

– оборотні відомості по синтетичних рахунках;

– оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках є способом узагальнення даних поточного обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів і джерел їх формування, необхідною для управління діяльністю підприємства.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках складається на основі даних синтетичних рахунків, задіяних в даному звітному періоді, а також синтетичних рахунків з перехідними залишками, які в цьому періоді не були задіяні.

Оборотні відомості будуються у вигляді многографної таблиці, в першій графі якої приводяться номери, в другій - і назви рахунків. У подальших графах, відображаються дебетові і кредитові залишки на рахунках на початок місяця, обороти по дебету і кредиту кожного рахунку за місяць, а також залишки на рахунках на кінець звітного місяця. В кінці оборотної відомості, по кожній з граф, визначають підсумки.

Наприклад:

Розглянемо на умовному прикладі складання оборотної відомості по синтетичних рахунках, в гривнах.

Код рахунку	Назва рахунку	Сальдо початкове		Обороти		Сальдо кінцеве
		Д	К	Д	К	Д	К
10	Основні засоби	23400,00		-	-	23400,00
13	Знос		1100,00	-	400,00		1500,00
12	Нематеріальні активи	3470,00		1700,00	4201,00	969,00
20	Виробничі запаси	680,00		170,00	580,00	270,00
23	Виробництво	50,00		6900,00	6950,00	-
30	Каса	3,00		905,90	370,00	538,90
31	Поточний рахунок	9670,90		8800,00	5300,00	13170,90
40	Статутний капітал		31468,00	-	-		31468,00
63	Розрахунки з постачальниками і підрядчиками		4705,90	3391,20	4066,10		5380,80
Усього		37273,90	37273,90	21867,10	21867,10	38348,80	38348,80

Оборотна відомість по синтетичних рахунках має велике контрольне значення для перевірки повноти і правильності облікових записів на рахунках. Основною особливістю оборотної відомості по синтетичних рахунках є наявність трьох пар рівних підсумків. Рівність підсумків першої пари граф, тобто дебетових і кредитових залишків на рахунках на початок місяця, обумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, що послужив підставою для запису початкових залишків на активних і пасивних рахунках. Рівність підсумків другої пари граф, тобто оборотів по дебету і кредиту рахунків, обумовлена подвійним записом, згідно якого кожна операція в однаковій сумі відображається по дебету і кредиту різних рахунків. Третя рівність (підсумки залишків по дебету і кредиту рахунків на кінець місяця) обумовлена двома попередніми рівностями.

Порушення цієї рівності свідчить про помилки допущених в облікових записах або при складанні самої оборотної відомості.

Проте і за наявності трьох однакових пар підсумків не можна зробити висновок про правильність складання оборотної відомості, оскільки в результаті її складання може бути пропущена операція або неправильно відображена сума господарської операції. Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють шляхом зіставлення підсумків оборотів по дебету і кредиту рахунків в оборотній відомості з підсумком «Журналу реєстрації господарських операцій». При правильних облікових записах їх підсумки будуть рівні.

Окрім оборотних відомостей по синтетичних рахунках підприємства складають оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках є способом узагальнення даних аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і отримання інформації, необхідної для оперативного керівництва.

Техніка складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках така ж, як і по синтетичних. Проте оборотні відомості по аналітичних рахунках складаються по кожній групі рахунків, що відкриваються до відповідного синтетичного рахунку.

Розрізняють наступні види оборотних відомостей по аналітичних рахунках:

– сумові (вартісні) оборотні відомості

– кількісно – сумові (кількісно - вартісні) оборотні відомості.

Сумові – складаються для синтетичних рахунків, які ведуться тільки у вартісному виразі (синтетичний облік розрахунків і джерел).

Кількісно – сумові – складаються для рахунків, які одночасно обчислюються як в натуральному, так і у вартісному виразі (облік товарно – матеріальних цінностей), тобто для аналітичних рахунків.

На відміну від оборотної відомості по синтетичних рахунках оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку не мають трьох пар рівних між собою підсумків. Пояснюється це тим, що кожну оборотну відомість по аналітичних рахунках складають тільки по одному синтетичному рахунку.

У оборотній відомості по аналітичних рахунках початкові і кінцеві залишки можуть бути дебетовими або кредитовими (залежно від того, якими є рахунки - активними або пасивними).

Оскільки записи на синтетичних і аналітичних рахунках здійснюються паралельно на підставі одних і тих же документів, то при правильних облікових записах підсумки оборотів і залишків оборотної відомості по аналітичних рахунках повинні дорівнювати сумам оборотів і залишку відповідного синтетичного рахунку. Порушення цієї рівності свідчить про допущені помилки.

Наприклад:

Розглянемо будову кількісно - сумової оборотної відомості по аналітичних рахунках до синтетичного рахунку 20 «Виробничі запаси»

Код Назва рахунки	Од. вим.	Ціна грн.	Залишок нач		Оборот				Залишок кон.
			Кол	Сума	Поступило		Витрачено		Кол	Сума
					Кол.	Сума	Кол	Сума
201 Матеріали	т	10	20	200	2	20	10	100	12	120
203 Паливо	т	100	4,8	480	1,5	150	4,8	480	1,5	150
Усього				680		170		580		270

Як бачимо, підсумкові залишки і обороти в оборотній відомості по аналітичних рахунках і в оборотній відомості по синтетичних рахунках співпадають. Означає рахунок ведеться правильно.

Оборотну відомість по синтетичних рахунках використовують для складання балансу на наступну звітну дату.

Правила складання балансу на останній день звітного періоду:

1. Закрити всі аналітичні і синтетичні рахунки.

2. Скласти оборотну відомість по аналітичних рахунках.

3. Скласти оборотну відомість по синтетичних рахунках.

4. Провести звірку даних по аналітичному і синтетичному обліку.

5. Якщо всі цифри співпадають, то дані з оборотної відомості по синтетичних рахунках переносяться в Баланс, складений формою №1, за умови укрупнення рахунків у відповідні статті, наприклад, стаття «Грошові кошти і їх еквіваленти» формуються в Балансі на підставі підсумовування кінцевого сальдо на наступних рахунках:

– каса

– поточний рахунок

– гроші в дорозі.

6. Якщо цифри в оборотній відомості не співпадають або не співпадають підсумки оборотів і сальдо, то тоді проводиться перегляд відкриття всіх рахунків для виявлення помилки або складається шахова відомість.

Наприклад:

Розглянемо складання балансу для підприємства в гривнах на підставі оборотної відомості приведеної вище: