1.3 Анализ информационных потоков магазина «Мир дверей»

Согласно теории управления все структурообразующие элементы, входящие в состав исследуемого объекта, связаны между собой информационными потоками. Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное на новой технической базе движение набора данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и приемник.

Схема информационных потоков магазина представлена на рисунке 1.9.

- объект внешней среды

Рисунок 1.9 - Схема информационных потоков

На рисунке 1.9 приведены следующие условные обозначения информационных потоков:

1 - выписка с расчетного счета;

2 - платежное поручение, счет на оплату;

3 - приказы, распоряжения по персоналу и деятельности магазина;

4 - учетно-отчетная документация на подпись;

5 - отчет об остатках товаров, отчет о заказах, отчет о товарообороте;

6 - приказы, распоряжения по персоналу и деятельности магазина;

7 - подписанная на доставку/разгрузку товара;

8 - заявка на доставку/разгрузку товара;

9 - заявка на доставку/разгрузку товара на подпись;

10 - подписанная заявка на доставку/разгрузку товара;

11 - документ о реализации товара, документ об оплате, договор о рассрочке товара;

12 - паспортные данные, жалобы;

13 - заявка на монтажные работы от клиента;

14 - подписанная заявка на монтажные работы;

15 - подписанная заявка на монтажные работы для учета;

16 - заявка на монтажные работы;

17 - товарные накладные, каталоги товарного ассортимента;

18 - документ «Заказа потсавщику», накладная о возврате товара, договор с поставщиком;

19 - запрос на предоставление отчетности;

20 - отчисления в ПФ, ФСС, ФОМС, отчеты по доходам и расходам.

Для каждого информационного потока существует либо набор документов, либо совокупность устных потоков информации.

При обращении клиента в отдел продаж, ему, в соответствие с его потребностями и пожеланиями, подбирается товар и спектр услуг. Если клиент совершает покупку, то ему выдается документ о реализации товара и документ об оплате (поток 11). Если клиент желает оформить товар в рассрочку, то ему необходимо предоставить продавцу паспортные данные (поток 12), после чего будет оформлен договор рассрочки товаров сроком до 3 месяцев, который оформляется в двух экземплярах: один остается в магазине, а другой - передается клиенту.

Если клиент желает оформить доставку, разгрузку товаров или воспользоваться иными услугами, будет составлена соответствующая заявка на оказание услуг, которая передается соответствующему специалисту: мастеру по монтажу (поток 16) или грузчику-водителю (поток 8). После оказания услуг, данные заявки, подписанные клиентом, передаются обратно в отдел продаж (поток 7 и поток 15).

При доставке и разгрузке товаров грузчик-водитель передает клиенту заявку на доставку/разгрузку товара (поток 9), которую клиент подписывает, как факт оказания услуги, и передает обратно грузчику-водителю (поток 10).

При оказании услуг мастера по монтажу клиенту предоставляется на монтажные работы (поток 13), которую клиент подписывает и возвращает мастеру по монтажу (поток 14).

Отдел продаж взаимодействует с поставщиками, предоставляя им по электронной почте заявки на доставку товаров, на руки - накладные о возврате товаров, договора (поток 18). Поставщики при поставке товаров предоставляют товарные накладные, а также каталоги товаров (поток 17).

Отдел продаж представляет директору отчеты по текущей деятельности магазина (поток 5). Директор отдает различные приказы и распоряжения по деятельности магазина (поток 3 и поток 6).

Бухгалтер предоставляет учетно-отчетную документацию на подпись директору (поток 4).

В федеральные органы сдается вся необходимая документация, производят-

ся отчисления (поток 20). При несвоевременном предоставление документации или при наличии ошибок, федеральные органы информируют об этом (поток 19).

Взаимодействие с банком происходит при безналичных платежах (поток 1 и поток 2).