Розділ іі. Організація кадрового забезпечення

У Відділі державної виконавчої служби Лебединського міськрайонного управління юстиції не передбачено кадрової служби законодавством, а порядком ведення особової документації займається Сектор кадрової роботи та державної служби Головного управління юстиції в Сумській області. Саме Сектор кадрової роботи займається кадрами всіх установ, які підпорядковуються Головному управлінню юстиції в Сумській області, зокрема і відділ ДВС Лебединському міськрайонному управлінні юстиції. На даний час Сектором кадрової роботи керує в. о. завідувача сектором Коренева Юлія Сергіївна.

Основними завданнями Сектору кадрової роботи є:

- реалізація державної політики у сфері державної служби та з питань кадрової роботи;

- організація роботи з кадрами в апараті управління та підвідомчих установах, підвищення їхньої кваліфікації;

- організація роботи з кадрового забезпечення на посади начальників (та їхніх заступників) районних управлінь юстиції, установ юстиції;

- формування резерву кадрів на відповідні посади;

- організація роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення професійного рівня кадрів установ юстиції, організація професійного навчання, стажування працівників установ нотаріату, відділів реєстрації актів цивільного стану, відділів державної виконавчої служби;

- узагальнення роботи з кадрами та підготовка звітів з цих питань;

Сектор кадрової роботи готує для подання до Мін’юсту матеріали щодо заохочення та нагородження державними нагородами працівників підвідомчих установ; готує і надає районним, районним у містах, міським (міст обласного значення), міськрайонним управлінням юстиції методичні та інструктивні матеріали з питань організації кадрової роботи; разом з іншими структурними підрозділами здійснення контролю в апараті управління та підпорядкованих органах і установах юстиції за дотриманням актів законодавства з питань боротьби з корупцією і злочинністю та забезпечує їх неухильне виконання;

На Сектору кадрової роботи покладено здійснення аналітичної та організаційної роботи; задоволення потреби в кваліфікованих кадрах та їх ефективне використання; прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, забезпечення їх безперервного навчання; документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин.

Для вирішення основних завдань Сектор кадрової роботи здійснює відповідні функції:

Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в головному управлінні юстиції та підпорядкованих органах.

Узагальнює практику роботи з кадрами, вносить начальнику управління юстиції пропозиції щодо її вдосконалення.

Разом з іншими структурними підрозділами управління юстиції розробляє плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в кадрах, координує роботу з формування замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців управління юстиції та підпорядкованих органів.

Здійснює організаційне, методичне та інформаційне забезпечення кадрової роботи підпорядкованих органів, координує управлінську діяльність керівників підпорядкованих органів з питань кадрової роботи.

Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад державних службовців, а також керівників органів юстиції.

Проводить роботу з резервом кадрів головного управління юстиції, керівників органів юстиції, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, аналізує та узагальнює практику формування кадрового резерву в структурних підрозділах, підвідомчих установах області, вносить начальнику управління пропозиції щодо її вдосконалення.

Вносить рекомендації начальнику головного управління юстиції про зарахування до кадрового резерву державних службовців при плануванні періодичного переміщення по службі (ротації).

Вивчає в координації з іншими підрозділами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в головному управлінні юстиції, керівників органів юстиції попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та проходженням державної служби, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця, контролює добір і розстановку кадрів в управлінні юстиції та підпорядкованих органах.

Приймає від претендентів на посади державних службовців обласного управління юстиції та підпорядкованих органів, призначення та звільнення яких проводиться начальником управління юстиції, відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

Розглядає та вносить начальнику головного управління юстиції пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади державних службовців, готує разом з відповідними структурними підрозділами документи для стажування, здійснює контроль за його проведенням.

Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників головного управління юстиції, керівників підпорядкованих установ юстиції та їх заступників за поданням керівників цих установ, державних виконавців районних, міських відділів ДВС відповідних управлінь юстиції за поданням начальників цих відділів.

Планує з урахуванням індивідуальних здібностей, професійної підготовки та результативності роботи державного службовця періодичне переміщення його по службі за згодою.

Контролює своєчасність присвоєння рангів державним службовцям, оформлює документи про прийняття Присяги та про присвоєння рангів державним службовцям, які призначаються на посади начальником головного управління юстиції, вносить про це записи до трудових книжок.

Обчисляє загальний стаж роботи та стаж державної служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та надання відпусток відповідної тривалості, разом з структурними підрозділами (відділами) складає графік щорічних відпусток працівників головного управління юстиції.

Розглядає матеріали та готує документи для заохочення та нагородження працівників юстиції, веде відповідний облік.

У межах своєї компетенції здійснює заходи щодо забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу з обов’язковим візуванням наказів про притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Готує документи щодо продовження терміну перебування на державній службі та призначення пенсій працівникам системи органів юстиції.

Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників, видає довідки з місця роботи, виписки з трудових книжок.

Оформляє і видає службові посвідчення, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності, здійснюючи відповідний облік та контроль.

В межах своєї компетенції бере участь у розробці структури та штатного розпису головного управління юстиції, підвідомчих органів, регламенту роботи та правил внутрішнього розпорядку, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах головного управління, підпорядкованих йому органах юстиції, в разі необхідності здійснює функціональні обстеження.

Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків, а також контролює проведення цієї роботи у підпорядкованих установах юстиції.

Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів установ юстиції, а також разом з іншими структурними підрозділами обласного управління юстиції організовує регулярне навчання, проведення семінарів державних службовців системи органів юстиції.

Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та державну службу.

Покладення на відділ обов’язків, не передбачених Положенням, і таких, що не стосуються питань кадрової роботи та державної служби, не допускається.

Вся кадрова документація здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

Сектор кадрової роботи виконує такі завдання:

• реалізація державної політики у сфері державної служби та з питань кадрової роботи;

• здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту;

• задоволення потреби  в кваліфікованих кадрах та їх ефективне використання;

• прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, забезпечення їх безперервного навчання;

• документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин.

 Сектор кадрової роботи та державної служби має право:  

1) перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та державну службу в апараті головного управлінні юстиції та підпорядкованих органах;

 2) одержувати в установленому порядку від посадових осіб головного управління юстиції та підпорядкованих органів документи, необхідні для виконання покладених на сектор функцій;

3) брати  участь у нарадах та інших заходах з питань кадрової роботи, що проводяться в головному управлінні юстиції та підпорядкованих йому органах, скликати наради з питань, що належать до компетенції сектору;

 4) вносити начальнику управління юстиції пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи підвищення ефективності  державної служби в головному управлінні юстиції та підпорядкованих органах.

Прийняття на роботу до Лебединського міськрайонного управління юстиції,зокрема до відділу ДВС відбувається на конкурсній основі.

Умовно цю процедуру можна розділити на кілька етапів.

Першим етапом визначається опублікування оголошення про конкурс у місцевому ЗМІ. Після цього всі охочі подають необхідні документи, а саме заяву на участь в конкурсі, декларацію про доходи,особову картку форми П-2, копії документів про освіту, копії сторінок паспорта.

У наступному етапі скликається засідання конкурсної комісії, в якому розглядаються усі кандидати на посаду і вирішується питання про допуск їх до участі у конкурсі.

Третім етапом буде сам конкурс, який проходить у формі іспиту. На іспиті ведеться протокол, в якому вказуються номера білетів кандидатів на вакантну посаду, їхні оцінки.

На четвертому етапі з тими кандидатами, які найкраще себе показали на іспиті проводиться співбесіда, а за результатами співбесіди обирається найдостойніший кандидат.

Під час оформлення на роботу службовців їх ознайомлюють з посадовою інструкцією. Всі особи, які влаштовуються на роботу, повинні ознайомитись з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

У наказі про прийняття на роботу слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника або службовця, відповідно до штатного розкладу.

скороченням штату працівників, що є одним із заходів поліпшення роботи підприємства, укомплектування його найбільш кваліфікованими кадрами. За необхідності даного скорочення власник повинен вжити заходів для переведення працівників, яких він планує звільнити, на іншу роботу на тому ж підприємстві за умови їхньої згоди на це. Останнє дає можливість зберегти спеціалістів на підприємстві, забезпечити їх постійну зайнятість, а також скоротити витрати робочого часу та запобігти простоям. Для працівників забезпечення безперервною роботою теж мас велике значення, оскільки гарантує стабільність їж соціально-економічного становища та належний рівень життя.До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний роз'яснити працівникові його права і обов'язки та істотні умови праці; ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором; визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами; проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарної, гігієнічної і протипожежної охорони(ст. 29 КЗпП).

Працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі. Винятки з цього правила можуть встановлюватись законодавством (ст. 30 КЗпП).

Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Вимога виконувати таку роботу вважається переведенням працівника на іншу роботу.

Отже, переведення на іншу роботу відбувається тоді, коли змінюється трудова функція працівника (його спеціальність, кваліфікація чи посада), а зміна істотних умов праці допускається при збереженні спеціальності, кваліфікації або посади. Для переведення необхідно отримати згоду працівника, а при зміні істотних умов праці достатньо лише попередити його не пізніше ніж за два місяці.

Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається у особовій справі працівника.

Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робляться відповідний запис.

В наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника та службовця, відповідно до штатного розкладу.

Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Всі подані у Сектор кадрової роботи документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника.

В управлінні юстиції ведеться документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок, зокрема книга обліку бланків трудової книжки і вкладишів до них; книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Кадровий відділ повинен слідкувати за плинністю кадрів, комплектувати штати організації. Основним середовищем, з якого підбираються кадри є власні працівники. Основним завданням для організації є створення кадрового резерву, який здатний забезпечити ефективне вирішення завдань розвитку, при формуванні штатів, кадрова служба направляє працівників на навчання в учбові заклади з відривом або без відриву від роботи, підвищує кваліфікацію кадрів.

В управлінні юстиції створюється кадровий резерв для заміщення посад, а також для висунення на вищі керівні посади.

Заміщення керівних посад в управлінні юстиції здійснюється, як правило, з числа осіб, які перебувають у кадровому резерві прокуратури.

До кадрового резерву для висунення на вищі керівні посади зараховуються найбільш підготовлені працівники, які мають системні професійні знання, опанували основні напрямки прокурорсько-слідчої діяльності, успішно виконують службові обов’язки, проявляють ініціативу, діловитість, підвищують свій професійний рівень, володіють організаторськими здібностями та відповідними моральними якостями і мають стаж роботи в органах прокуратури не менше двох років.

Отже, можна зробити висновок, що зростає роль кадрів у досягненні високої продуктивності праці, тому в наш час потрібно знаходити висококваліфікованих фахівців в галузі управління людськими ресурсами. Сектор кадрової роботи повністю відповідає за працівників.