Складання первинних документів при надходженні запасів

Суцільна та безперервна реєстрація у документах даних про всі господарські операції, що здійснюються, є важливим засобом контролю за об'єктами господарської діяльності, та, зокрема, правильним і раціональним використанням запасів підприємства.

Первинні документи з обліку виробничих запасів можна розділити на:

o документи з надходження та оприбуткування запасів;

o документи із складського обліку і внутрішнього переміщення запасів;

o документи з відпуску (списання) сировини, матеріалів на виробництво і потреби управління (таблиця 7.6).

Дані, відображені в документах, систематизуються на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку за допомогою подвійного запису. Крім того, для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій у регістрах бухгалтерського обліку, на підприємствах повинні бути чітко визначені терміни передачі документів з обліку запасів до бухгалтерії.

Назва та форма документа	Призначення документа
Документи з надходження та оприбуткування запасів
1. Товарно-транспортна накладна	комбінований документ, що складається з трьох самостійних розділів: відомості про вантаж, вантажно-розвантажувальні роботи, інша інформація
2. Рахунок-фактура	розрахунковий документ, що виписується постачальником на ім'я покупця на кожну партію відвантажених запасів
3. Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей	документ є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем і для дозволу на вивіз із території підприємства постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку
4. Акт закупки товарно-матеріальних цінностей	застосовується при закупівлі запасів підзвітними особами підприємства
5. Журнал обліку вантажів, що надійшли	застосовується для регістрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
6. Прибутковий ордер	застосовуються для обліку матеріалів, що надходять на підприємство від постачальників або з переробки
7. Акт про приймання матеріалів	документ складається у випадках розбіжностей за кількістю і якості виробничих запасів, що надійшли, із даними супровідних документів (пред'явлених до оплати) і є підставою для пред'явлення претензій постачальнику й оприбуткування виробничих запасів, що надійшли. Застосовується також у разі приймання запасів, що надійшли без документів

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна забезпечувати своєчасне отримання необхідних даних як для обліку, так і для контролю й оперативного управління виробничими запасами.

Запаси приймаються матеріально відповідальною особою як за кількістю, так і за якістю. Тому порядок відображення запасів в бухгалтерському обліку пов'язаний з моментом настання матеріальної відповідальності. Якщо приймання за кількістю співпадає з прийманням за якістю, то настає матеріальна відповідальність у повному обсязі.

Надходження виробничих запасів на підприємство є, як правило, часто повторюваною операцією. Тому бухгалтеру важливо знати порядок документального оформлення таких операцій з метою своєчасного здійснення заходів контролю для забезпечення достовірності облікової інформації. В ході практики ознайомилась з приходним ордером № 115/4 на суму 46460,84 грн. від ТОВ «ВАКСОЙЛ» (Додаток №15), а також приходній ордер № 22/4 на суму 4383,71 грн. від «ОЛВІ-ТЕХЦЕНТР» (Додаток №16).