3.8 Разработка рекомендаций по оптимизации расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

Ведение бухгалтерского учета напредприятии осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими различные статусы. Один из таких документов обязательный к применению -это Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 57-З от 12.07.2013г. Другие нормативные документы носят рекомендательный характер – это план счетов, методические указания, комментарии.

ООО «Эухарис» применяет автоматизированную форму учета, созданную на базе использования персонального компьютера.

При написании данной работы была дана оценка качества организации системы бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и покупателями в ООО «Эухарис» и соответствия ее действующему законодательству.

Так было установлено, что система расчетов с дебиторами и кредиторами в ООО «Эухарис» соответствует действующему в Республики Беларусь законодательству. Самыми массовыми расчетами в ООО «Эухарис» являются расчеты с поставщиками и покупателями.

В процессе оценки соответствия договоров с поставщиками и покупателями действующему в Республики Беларусь законодательству, существенных нарушений не установлено, на каждуюопределенную поставку товаров или выполнение работ, оказание услуг имеется договор, заключенный по установленной форме. Так же не установлено нарушений требований законодательства по оформлению договоров, форма заключенных с поставщиками и покупателями договоров находится в соответствии экономическим характером сделок.

В процессе проверки оперативности фиксирования факта поступления товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете и их фактического поступления расхождений не установлено.

Весь комплекс хозяйственных операций по проведению расчетов с поставщиками и покупателями отражается на счетах бухгалтерского учета, соответствующих экономическому смыслу совершенных операций.

При выборочной проверке подтверждения хозяйственных операцийпервичными учетными документами на каждую хозяйственную операцию по расчетам с поставщиками и покупателямиустановлено, что все проверенные хозяйственные операции отражаются в учете своевременно и в полном объеме, каждая проведенная операция подтверждена первичным документом.

Проверка на предмет правильности оформления первичной учетной документации, заполнения необходимых реквизитов и их содержания показала, что в предоставленных поставщиками товаросопроводительных документах, а именно в некоторых счетах-фактурах, заполнены не все предусмотренные требованиями законодательства реквизиты, такие как УНН продавца или его адрес.

В ООО «Эухарис» отсутствует утвержденный график документооборота, это приводит к затруднению работы бухгалтеров, потому что не всегда сразу удается найти нужный документ, кроме того, документы в бухгалтерию поступают несвоевременно, например материальные отчеты кладовщиков могут задерживаться на 2-3 дня. Это отрицательно влияет на сроки и качество составления отчетности, особенно в конце отчетного периода.

В целом учет расчетов с поставщиками и покупателями в ООО «Эухарис» соответствует утвержденной законодательством методике, поставлен достаточно четко и эффективно, состояние расчетов можно охарактеризовать как удовлетворительное, в процессе учета расчетов с поставщиками и покупателями установлено соблюдение законности совершаемых операций, ихсвоевременное и в полное отражение на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Тем не менее, организация внутреннего контроля в ООО «Эухарис» может быть признана недостаточно эффективной. Характерными признаками такой ситуации являются:

- несвоевременность предъявления претензий к контрагентам при обнаружении нарушений договорных обязательств и отсутствие учета предъявленных претензий;

- несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;

- невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от контрагентов.

Для совершенствования учета расчетов с поставщиками и покупателями необходимо регулярно проводить инвентаризации расчетов в процессе которых необходимо убедиться:

- в правильности проведения расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- в правильности и обоснованности числящейся на счетах бухгалтерского учета задолженности по расчетам с поставщиками и покупателями, особенно в части ранее выявленных недостач и хищений;

- в правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской расчетов с поставщиками и покупателями, особенное внимание уделяя суммам дебиторской и кредиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности.

В части совершенствования системы учета расчетов с поставщиками и покупателями можно рекомендовать следующие мероприятия:

- создание комиссии по работе с задолженностью по расчетам с поставщиками и покупателями, в обязанности которой будет входить регулярное наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение систематических сверок расчетов. Одной из важных задач комиссии в части организации оперативной работы с задолженностью должно стать создание картотеки напоминаний об оплате;

- проведение анализа состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчикам, а также по срокам образования задолженности или срокам ее возможного погашения, это приведет своевременному выявлению просроченной задолженности и позволит принять меры к ее погашению во избежание штрафных санкций и потери деловой репутации;

- введениеобязательного для исполнения всеми структурными подразделениями графика документооборота, так как при совершенствовании учета расчетов с поставщиками и покупателями информация о сроках поставок, образования (погашения) задолженности должна быть регулярной, достоверной и оперативной, ее целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например в реестре старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составление такого реестра можно организовать в виде матрицы, в которой по строкам будут указаны субъекты задолженности, а по столбцам – сроки ее образования. Данный документ будет способствовать оперативному выявлению кредиторов, потеря доверия которых, из-за несвоевременной оплаты выставленных ими счетов, может принести к нарушению или срыву поставок, прекращению действия отсрочек платежа и т.д.

В (Приложении М) приведен фрагмент рекомендуемого для внедрения в ООО «Эухарис» графика документооборота.

- постоянно контролировать соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, так как при значительном преобладании дебиторской задолженности создается угроза финансовой устойчивости субъекта хозяйствования, при этом необходимо привлекать дополнительные источники финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской спровоцировать неплатежеспособность субъекта хозяйствования;

- регулярно, не менее 1 раза в месяц проводить инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями.

Руководству ООО «Эухарис» можно рекомендовать формирование постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Так же можно рекомендовать внесение изменений в организацию системы аналитического учета расчетов с поставщиками и покупателями.

В ООО «Эухарис» к счету 60 «Расчеты с поставщиками и покупателями» открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и покупателями в рублях» и 60.2«Авансы выданные». А к счету 18«НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 18.3 «НДС по приобретенным товарно-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед покупателями за оказанные услуги (выполненные работы).

Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и покупателями:

1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и покупателями» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

- 60.1 «Расчеты с поставщиками»,

- 60.3 «Расчеты с покупателями»

- 60.4 «Неотфактурованные поставки»;

Введение данных субсчетов расширит аналитические возможности учета расчетов с поставщиками и покупателями, так в их введением четко будет видно сальдо задолженности по видам контрагентов, что ускорит выборку не только по видам задолженности, но и по группам поставщиков и подрядчиков.

2. К счету 18«НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

   • 18.1 «НДС по приобретенным товарам»,

   • 18.2 «НДС по оказанным услугам»,

   • 18.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и покупателями более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.

В частности мало внимания уделяется инвентаризации расчетов, которая проводится бухгалтерской службой 1 раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В ООО «Эухарис» очень большое количество, как поставщиков, так и покупателей, расчеты в ними ведется на различных условиях: есть и предоплата, а есть и отсрочка платежа. Поэтому бухгалтерской службе не реже 1 раза в квартал необходимо проводит сверки расчетов, с целью выявления просроченной задолженности, как по дебиторам, так и по кредиторам.

Кроме этого, на предприятии необходимо ввести график платежей, что положительно скажется на состоянии расчетно-платежной дисциплины.

Как видно из вышеприведенных материалов настоящего дипломного исследования, синтетический и аналитический учет расчетных операций строго регламентирован нормативно-законодательной базойРеспублики Беларусь, ведение учета осуществляется на счетах, которые рекомендованы планом счетов бухгалтерского учета.

Поэтому единственный путь для совершенствования системы учета расчетов – это совершенствование аналитического учета.

Чтобы усовершенствовать организацию бухгалтерского учета расчетных операций в ООО «Эухарис», необходимо в первую очередь стремиться к повышению его оперативности и аналитичности. Чтобы добиться положительного результата,процесс документированиянадо упорядочить, унифицировать и стандартизировать, учитывая требованияавтоматизированной обработки. Так же должно быть ликвидировано несоответствие существующей системы документирования хозяйственных операций со средствами автоматизации учета, первичные документыдолжны быть максимально упрощены для совмещения с машинными носителями, так же необходимо установить оптимальную периодичность их составления.