Применение подстановки

В связываемых таблицах реляционных БД имеются поля, по ко­торым устанавливается связь. Для отображения информации из подтаблицы проще и на­гляднее в этом случае использовать подстановку.

Например, требуется в таблице Успеваемость отображать не коды предметов, а их названия. Для этого необходимо открыть таблицу Успеваемость в режиме конструктора и выбрать для по­ля КодПредмета в списке Тип данных пункт Мас­тер подстановок. Данное действие запустит мастер подстановок, на первом этапе работы которого необходимо ус­тановить, из какого источника столбец подстановки будет полу­чать данные. Так как название предмета находится в таблице Предметы, то необходимо выбрать первый пункт.

На втором этапе нужно выбрать таблицу (или запрос), которая будет использоваться в качестве источника данных, т. е. таблицу Предметы, и нажать кнопку Далее.

Следующий этап предполагает выбор поля (или полей) значения которого будут использоваться в столбце подстанов­ки. В данном случае нужно в список выбранные поля перемес­тить поле Название и нажать Далее.

На четвертом этапе работы мастера можно установить шири­ну полей, которые будут содержаться в столбце подстановки, а также установить флажок Скрыть ключевой столбец, для того чтобы не отображались коды предметов и затем нажать Далее.

На последнем этапе создания подстановки можно определить подпись, которая будет отображаться для столбца подстановки. Например, можно задать подпись Предмет и за­тем для завершения работы мастера нужно нажать кнопку Готово. После этого необходимо сохранить таблицу, как это будет предложено сделать в окне сообщения.

В результате при просмотре содержимого таблицы Успевае­мость вместо столбца КодПредмета будет отображаться столбец Предмет, в котором находится не код предмета, а его название. Чтобы изменить содержимое столбца подстановки для какой либо записи, например, для первой, нужно установить курсор в столбец Предмет, развернуть с помощью стрелки список имею­щихся предметов и выбрать требуемое название предмета. Однако это не означает, что в поле подстановки будут записываться текстовые значения названий предметов. Все равно в качестве связующего поля используется КодПредмета, просто в этом случае изменяется способ отображения информации. В этом легко можно убедиться, если изменить название предмета в таб­лице Предметы. Данное действие приведет к тому, что внесенное изменение автоматически отобразится в поле подстановки табли­цы Успеваемость.

Анализ таблиц

Даже при самой тщательной разработке структуры БД может возникнуть ситуация, когда в одной таблице хранятся повторяю­щиеся данные. При работе с большими объемами информации это приводят к нерациональному ислользованию дискового про­странства и к увеличению продолжительности обработки БД. Чтобы определить, не встречаются ли в той или иной таблице часто повторяющиеся данные, можно воспользоваться средством анализа таблиц.

Например, пусть в рассматриваемой учебной БД Образование информация о предметах и фамилиях преподавателей хранится в одной и той же таблице, которую можно назвать КопияПрелметы. При этом вместо поля КодПреподавателя имеющегося в таблице Предметы, в таблице КопияПредметы будет присутствовать поле Преподаватель с фамилией преподавателя. Если каждый преподаватель ведет занятия только по одному предмету, то при данном наборе полей в таблице КопияПредметы уникальность хранящейся информации будет соблюдаться. Од­нако в том случае, если один и тот же преподаватель будет вести занятия по нескольким предметам, то в поле Преподаватели воз­никнет дублирование одних и тех же значений.

В рассматриваемом примере не составит никакого труда раз­вить таблицу КопияПредметы на две таблицы, чтобы в одной таблице (Предметы) хранилась информация о предметах и коды преподавателей, а в другой таблице (Преподаватели) уникальные коды и фамилии преподавателей. Однако если в таблице содержится несколько сотен или тысяч записей, то разбить ее на несколько таблиц будет весьма затруднительно. Для решения подобных задач следует использовать процедуру анализа таблиц.

Для вызова процедуры анализа необходимо открыть БД и вы­полнить команду Сервис Анализ Таблица. После этого на экра­не будет отображено исходное окно мастера анализа, содержащее описание часто возникающей проблемы дублирования данных. После нажатия кнопки Далее появится еще одно вводное окно, в котором описывается принцип действия мастера анализа таблиц. Затем необходимо снова нажать Далее, после чего будет отображено окно, в котором необходимо выбрать таблицу с многократно повторяющимися данными, в частности КопияПредметы и нажатьДалее.

На следующем этапе необходимо выбрать автоматический или ручной режим разбиения таблиц, при этом следует воспользоваться возможностью автоматического разбиения (первый пункт) и нажать Далее.

Если в таблице повторяющиеся данные встречаются достаточно часто, то на очередном этапе мастер анализа предложит разгруппировать эту таблицу, чтобы в каждой из полученных таблиц хранились только уникальные данные. В рассматривае­мом примере предлагается разбить таблицу КопияПредметы на две таблицы.

В данном случае мастер предложит правильный способ раз­биения одной таблицы на две с установлением связи "многие к одному". Если же группировка данных была выполнена не со­всем верно, т. е. некоторые поля должны находиться в другой таблице, или группировка выполняется вручную, то требуемое поле можно перетащить из одной таблицы в другую.

Чтобы изменить предлагаемое название таблицы, нужно выделить таблицу, и затем, нажав кнопку Переименовать таблицу указать в диалоговом окне новое имя например, Предметы1.

Аналогичным образом для второй таблицы следует изменить название с Таблица2 на Преподаватели1. Для получения спра­вочной информации по поводу данного этапа работы мастера анализа можно воспользоваться кнопкой Справка. После проверки размещения полей и указания названий для таблиц сле­дует нажать кнопку Далее.

На следующем этапе следует проверить, правильно ли уста­новлены ключевые поля новых таблиц. Чтобы сделать в таблице одно из имеющихся полей ключевым, в частности поле Код-Предмета таблицы Предметы 1, нужно выделить это поле и нажать в окне мастера кнопку Ключевое поле. Если же необхо­димо создать новое поле в качестве первичного ключа, то следует воспользоваться кнопкой Добавить ключ. После определе­ния ключевых полей нужно нажать Далее.

Затем мастер проводит анализ возможных опечаток в повто­ряющихся значениях, и после этого отображается окно последне­го этапа, в котором можно выбрать режим создания запроса, ко­торый может расширить возможности таблицы Здесь следует выбрать пункт Нет, запрос создавать не нужно и снять флажок для вывода справочной информации. После этого нажатие кноп­ки Готово завершает работу мастера анализа таблиц.

В результате будут получены две новые таблицы. Таблица Предметы1 содержит поля КодПредмета, Название и КоличествоЧасов, а также поле Подстановка, в котором ото­бражаются фамилии преподавателей из таблицы Преподаватели1.

Использование запросов

Как правило, нет необходимости в отображении всей инфор­мации, которая хранится в той или иной таблице БД. Кроме фильтрации, сор­тировки, скрытие столбцов есть еще одно мощное средство обработки дан­ных в одной или нескольких таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям. Для этих целей в Access используются запросы.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный и создание таблицы.

Запрос на выборку

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содер­жатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе ин­формацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, а не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку За­просы в окне БД и после этого выбрать режим соз­дания запроса, с использованием конструктора или мастера.

Режим конструктора. После выбора ре­жима конструктора будет отображено диалоговое окно Добавление таблицы для выбора таблицы (или таблиц), которая будет служить источником данных при выполнения этого запроса. После до­бавления таблицы нужно закрыть окно добавления таблицы, после чего на экране будет отображено окно конструк­тора нового запроса, внешне напоминающее рас­смотренное ранее окно расширенного фильтра.

В верхней части окна конструктора располагаются таблицы (или таблица), используемые в качестве источника данных. В нижней части окна указываются параметры отбираемых в выборку данных:

• Поле - указывается название поля, содержимое которого бу­дет добавлено в результаты запроса.

• Имя таблицы - с помощью списка выбирается название таб­лицы, в которой находится поле, используемое в качестве источ­ника данных.

• Сортировка - указывается направление сортировки для данного поля по возрастанию или по убыванию.

• Вывод на экран - задается режим, при котором на экране будет отображаться содержимое выбранного поля.

• Условие отбора - указываются одно или несколько ус­ловий, в соответствии с которыми записи будут добавляться в выборку.

Созданный запрос необходимо выполнить. Для этого нужно нажать кнопку Запуск или выполнить команду Запрос Запуск. В результате будет получен набор записей с тре­буемым набором полей, значения которых соответствуют указан­ному условию. Для сохранения запроса следует выполнить команду Файл Сохранить, после чего указать в диа­логовом окне имя созданного запроса. В ре­зультате в списке запросов БД появится запрос с указанным именем, который можно открыть для редактирования кноп­кой Открыть или изменить запрос с помощью кнопки Конст­руктор окна БД.

Режим мастера. Чтобы запустить мастер запросов, следует в окне БД выпол­нить двойной щелчок на пункте Создание запроса с помощью мастера в разделе Запросы. При этом первым шагом в создании запроса является выбор полей, которые будут в нем отображать­ся, из имеющихся в БД таблиц запросов.

После нажатия кнопки Готово будет отображено завершающее окно мастера, в котором необходимо указать имя данного запроса и определить дальнейший режим работы с ним.

Запросы на изменение

Как правило, при работе с таблицами используется запрос на выборку. Однако во многих случаях необходимо с помощью за­просов выполнить различные изменении в БД, а именно созда­вать новые таблицы, обновлять, добавлять и удалять записи в существующих таблицах. Для этого используются так называе­мые запросы на изменение, которые можно разделить, соответст­венно, на следующие категории создание таблицы, обновление, добавление и удаление. Следует заметить, что перед созданием какого-либо запроса на изменение вначале создается запрос на выборку с требуемой структурой, после чего выбирается необхо­димый тип запроса.

Таблицы. В том случае, когда при многократном вы­полнении запроса на выборку происходит отбор одних и тех же данных, то их целесообразно оформить в виде новой таблицы с помощью запроса на создание. Такой запрос будет особенно эф­фективным, если процесс получения данных достаточно трудо­емок. Чтобы создать с помощью запроса новую таблицу, необходи­мо с помощью конструктора построить запрос на выборку, после чего выполнить команду Запрос Создание таблицы или вос­пользоваться кнопкой Тип запроса, которая отображает послед­ний выбранный тип запроса. Выбор типа выполняется в развора­чивающемся списке этой кнопки.

Если выбран режим Создание таблицы, то в на экране отображается диалоговое окно Создание таблицы, в кото­ром необходимо указать имя новой таблицы, а также ее располо­жение, т. е таблица будет создана в текущей БД или той. которая указана в строке Имя файла.

Обновление. Данный тип запроса на изменение используется в тех случаях, когда необходимо выполнять отбор записей с после­дующим изменением для них значения определенного поля.

Добавление. Иногда возникает необходимость временного хранения каких- либо данных с возможностью их восстановле­ния. Например, из таблицы Студенты необходимо время от вре­мени удалять отчисленных студентов. Однако отчисленный студент может быть восстановлен, поэтому данные обо всех отчис­ленных студентах можно хранить в архивной таблице Студенты-Отчисленные в случае необходимости восстанавливать того или ино­го студента, копируя соответствующую запись из таблицы Студенты-Отчисленные в таблицу Студенты.

Удаление. Наряду с добавлением записей часто возникает не­обходимость в удалении записей из таблицы при выполнении запроса.

Свойства запросов

Для любого запроса могут быть заданы определенные пара­метры, которыми определяются особенности его выполнения. Другими словами, для каждого запроса существует набор свойств, используемых по умолчанию, и изменение значений этих свойств тем или иным образом будет влиять на процесс вы­полнения запроса.

Чтобы изменить какое-либо свойство, следует открыть запрос в режиме конструктора и, не устанавливая курсор ни на какое поле в макете запроса, воспользоваться командой Вид Свойства. После этого будет отображено окно Свойства запроса.

Основные свойства запросов:

• Вывод всех полей - отображение в запросе всех полей из таб­лиц, которые используются в качестве источника данных.

• Набор значений - вывод на экран первых нескольких записей. Это свойство полезно использовать в тех случаях, когда количе­ство найденных записей в выполненном запросе будет достаточно велико, поэтому можно отображать уже отобранные записи, не дожидаясь окончания выполнения запроса.

• Уникальные значения - используются для отображения в запросе только уникальных значений среди найденных записей.

• Уникальные записи - применяется для отображения уникальных записей только в многотабличных запросах.

• Порядок сортировки - определение направления сортировки: по возрастанию или по убыванию.

• Фильтр - применение указанного фильтра для найденных за­писей, т. е. отображение только тех записей, которые будут соот­ветствовать указанному условию.

Работа с формами

Виды форм

Работа с данными в БД непосредственно осуществляется в таблицах и запросах. При этом предлагаемые возможности по изменению структур таблиц и содержащихся в них данных под силу скорое разработчику, чем пользователю. В Access име­ются широкие возможности по созданию интерфейса пользовате­ля при помощи форм.

Создавая форму в БД разработчик может преследовать одну из нескольких целей:

1. Отображение и изменение данных.

2. Ввод данных.

3. Печать.

4. Сообщения.

Таким образом, можно сделать вывод, что формы в Access яв­ляются главным средством разработки пользовательского интер­фейса. В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида Существу­ет несколько основных видов форм:

• Многостраничная - поля записи выводятся в один столбец, при этом в один и тот же момент времени в форме ото­бражается содержимое только текущей записи.

• Ленточная - все поля записи выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи.

• Табличная - отображение записей осуществляется в режиме таблицы.

• Подчиненная - используется при необходимости вывода дан­ных, связанных отношением "одинко-многим"', при этом в под­чиненной форме отображаются записи из таблицы, которая соответствует слову "многим".

Создание формы

Чтобы создать форму, необходимо в окне БД выбрать в спи­ске Объекты категорию Формы и воспользоваться кнопкой Создать или выполнить команду Вставка Форма. После этого в диалоговой огне Новая форма необходимо выбрать режим создания формы, а также таблицу в раскрывающемся списке, которая будет использоваться в качестве источ­ника данных.

Основными режимами создания любой формы являются Кон­структор и Мастер форм.

Мастер форм. Многие формы могут быть созданы в режиме конструктора, не прибегая к помощи дополнительных средств построения. Однако более простым и наглядным методом отра­ботки форм является использование мастера, с помощью которо­го можно создать основную часть формы (в частности задать на­бор полей для отображения), посте чего в режиме конструктора сделать "косметические" изменения (например, изменить распо­ложение полей на форме).

Подчиненные формы

В том случае, когда необходимо отображать и изменять данные сразу в нескольких таблицах, следует использо­вать подчиненные формы.

Например, необходимо создать форму, в которой для каж­дого студента (таблица Студенты) выводились бы названия предметов (таблица Предметы), полученные оценки и дата сдачи (таблица Успеваемость). Для реализации описанной задачи можно создать форму следующей структуры: содержи­мым главной формы будет информация о студентах, а в под­чиненной форме будут отображаться остальные данные, кото­рые находятся в таблице Успеваемость.

Использование кнопок

В Access существует возможность выполнения тех или иных команд обработки записей, форм, отчетов и т . д, с помощью до­бавления на форму специального объекта кнопки. Нажатие на эту кнопку в режиме формы приводит к выполнению определен­ного действия.

Для кнопки можно выбрать дейст­вие расположенное в одной из следующих категорий:

Переходы по записям - содержит действия, связанные с перемещением по записям таблицы (Первая запись, Последняя запись, и т.д);

Обработка записей - предлагает набор действий, связанных с обработкой записей (Добавить запись, Удалить запись и т. д.);

Работа с формой - содержит список действий, используемых при работе с формой (Открыть форму, Закрыть форму, Печать, и т. д.);

Работа с отчетам - предлагает перечень действий для обра­ботки отчетов (Печать отчета, Просмотр отчета и т. д.);

Приложение - содержит набор действий для управления при­ложением (Выполнить приложение, Выйти из приложения и т. д.);

Разное - содержит различные действия, не относящиеся ни к одной из описанных выше категорий (Выполнить запрос, Печать таблицы и т. д.).

Условное форматирование

Часто при отображении данных в форме бывает удобно тем или иным образом выделять значения в полях в зависимости от выполнения определенных условий. Подобные действия носят название условного форматирования.

Например, необходимо в зависимости от оценки, которую по­лучил студент, выводить ее значение шрифтом установленного формата, а именно если "5", то жирным, черного цвета; если "4", то жирным, серого цвета: если «3» или "2", то жирным, с подчеркиванием, черного цвета. А также если по предмету получена оценка "3" или "2", то на­звание предмета отображать жирным подчеркнутым шрифтом.

Вначале необходимо установить условное форматирование полю Оценка. Для этого необходимо его выделить, находясь в режиме конструктора, после чего следует выполнить команду Формат Условное форматирование. Затем в диалоговом окне в строке Условие 1 нужно установить параметрам следующие зна­чения: Значение паля равно, 5. Посте этого необходимо выбрать требуемые параметры для шрифта, которым будет отображена оценка (жирный, черного цвета).

Чтобы указать следующее условие и соответствующий фор­мат, следует нажать в окне Условное форматирование кнопку Дабавить. С другой стороны, чтобы удалить какое либо из установленных условий, нужно воспользоваться кнопкой Удалить и выбрать ненужные условия. Следует отметить, что для одного поля можно установить до трех условий.

После того как в окне Условное форматирование будут ука­заны все условия и форматы необходимо нажать кнопку ОК.

Результаты использования условного форматирования можно увидеть в режиме формы.

Разработка отчетов

Базовые сведения об отчетах

Чтобы представить в печатном виде информацию в БД, в Access используются отчеты, которые об­ладают следующими преимуществами по сравнению с осталь­ными способами печати:

1. Помимо отображения содержимого полей от таблиц или запросов, в отчетах также можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные.

2. С помощью отчетов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профес­сиональной деятельности.

Для отображения основных данных и вычисленных итого­вых значений в отчетах можно использовать следующие воз­можности:

1. Осуществление вычислений любой сложности с информа­цией, которая находится не только в одной, но и в различных группах данных.

2 Использование иерархической структуры в отображении групп данных (в структуре может находиться до 10 уровней).

3. Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой стра­нице отчета.

4. Для отчета можно установить текст заголовка и примечаний.

5. В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.

Кроме перечисленных возможностей, в отчетах (аналогично созданию форм) применяются также внедренные рисунки и объ­екты, а также подчиненные отчеты.

Создание отчета

В качестве примера можно рассмотреть создание отчета Оценки, в котором для каждого студента отобра­жаются его оценки по всем предметам, а также его средний балл.

Чтобы создать отчет, необходимо в окне БД в разделе Отчеты воспользоваться кнопкой Создать и выбрать требуемый режим создания нового отчета.

Мастер отчетов. На первом этапе работы мастера необходимо выбрать в поле Таблицы и запросы запрос Оценки и добавить из него все поля в список Выбранные поля. После этого следует нажать Далее.

Так как в качестве исходных данных для отчета используются таблицы или запросы, то необходимо создать запрос на выборку Оценки, в котором должны отображаться поля Фамилия, Имя и Отчество таблицы Студенты, поле Название таблицы Предметы, а также поля Оценка и ДатаСдачи таблицы Успеваемость.

Затем следует выбрать вид представления данных, т. е. на какие группы будут разбиты данные в отчете. В рассматривае­мом примере необходимо для каждого студента отображать список оценок, т. е. иерархия в этом случае будет следующей: Студенты, Предметы, Оценка и Дата, т. е. необходимо в спи­ске выбрать пункт Студенты. После этого нужно нажать Далее.

На следующем этапе в случае необходимости можно добавить уровни группировки отображаемых данных. Например, какие оценки получил студент в тот или иной день, т. е добавить уро­вень ДатаСдачи. После этого станет доступной кнопка Группи­ровка, которая позволяет установить интервалы группировки для полей, включенных в иерархическую структуру с целью создания новых уровней группировки.

В рассматриваемом примере можно не добавлять уровни группировки, а сразу нажать Далее.

Очередной этап предполагает определение порядка сортиров­ки записей, отображаемых в отчете, а также ито­говые вычисления, выполнение которых можно установить с по­мощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги, вызываемом на следующем этапе можно выбрать вид макета, который бу­дет использоваться в отчете, а также ориентацию страницы (книжная или альбомная).

Очередной шаг работы мастера позволяет выбрать стиль для оформления отчета аналогично тому, как определяется внешний вид при создании форм.

На последнем этапе следует указать имя созданного отчета: Оценки, а также выбрать дальнейшие действия: Просмотреть отчет (режим предварительного просмотра) или Изменить ма­кет отчета (режим конструктора).

Конструктор. Аналогично созданию форм, создание отчетов можно выполнить как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отче­та, т. е. структуры, в то время как конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида отчета.

После того как с помощью мастера создана структура отчета, для внесения изменений, связанных с его оформлением, нужно установить для отчета Оценки режим конструктора.

Чтобы переместить какой-либо объект, например, надпись Оценки, в пределах одного раздела отчета, достаточно установить на него указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащить объект на требуемое место. С другой стороны, чтобы переместить объект из одного раздела в другой, например, из примечания в заголовок, сле­дует выполнить следующую последовательность действий:

1. Выделить объект.

2. Поместить его в буфер командой Правка Вырезать:

3. Щелкнуть в том разделе, куда необходимо переместить объект (в данном случае на заголовке)

4. . Вставить его из буфера командой Правка Вставить:

5. . Переместить объект на требуемое место данного раздела (заголовка).

Для улучшения вос­приятия данного отчета можно добавить несколько линий, отде­ляющих логические разделы. В частности можно отделить ли­ниями всех студентов, а также строки с определением среднего балла каждого студента.

Печать в Access

Печать данных в режиме таблицы

Данные, которые хранятся в таблицах, могут быть распечата­ны. При этом на печатаемую информацию влияют режимы фильтрации и сортировки, которые установлены для этой табли­цы, а также формат самой таблицы, т. е. высота строк, ширина столбцов и т. д.

Например, необходимо распечатать информацию о студентах. т. е. фамилию, имя и отчество студента. Для этого следует открыть таблицу Студенты и скрыть в ней столбцы КодСтудента и Состояние, которые не должны отображаться. Можно также с помощью команды Формат Режим таблицы установить в диа­логовом окне Формат таблицы параметры для отображения таб­лицы.

После того как установлен формат таблицы, следует восполь­зоваться командой Файл Предварительный просмотр, в данном режиме можно увидеть таблицу в том виде, в котором она будет напечатана.

Чтобы отправить данные на печать, можно воспользоваться кнопкой Печать панели Предварительный просмотр. В этом случае документ будет напечатан на текущем принтере с теми настройками, которые для него установлены по умолчанию. С другой стороны, чтобы задать некоторые параметры печати, например, количество печатаемых страниц или принтер, который необходимо использовать при печати, необходимо воспользоваться командой Файл Пе­чать, после чего будет отображено диалоговое окно Печать. В данном окне следует установить все требуемые параметры для печати, после чего нужно нажать кнопку ОК. В результате документ будет отправлен на печать

Печать форм

Форма в Access может быть использована не только для ввода и отображения данных, но и для печати той информации, которая представлена в форме.

Например, необходимо вывести на печать информацию о сту­дентах, которая отображается в форме Студенты. Для этого сле­дует изменить форму соответствующим образом, чтобы каждая запись отображалась в одной строке, и названия столбцов размес­тить в заголовке формы. Посте этого можно воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр, чтобы увидеть, как форма будет выглядеть в печатном виде. Необходимо отметить, что в данном режиме для формы так же, как и для таб­лицы, доступна панель инструментов Предварительный про­смотр, в которой можно устанавливать количество и размер столбцов для отображения данных, т. е. в скольких столб­цах будет расположена информация на странице, а также макет столбца:

• сверху вниз - данные сначала выводятся в одном столбце, и когда страница заканчивается, то вывод осуществляется в сле­дующем столбце и т д:

• слева направо - данные выводятся в первой строке первого столбца, затем в первой строке второго столбца и т д

В случае необходимости можно изменять параметры страни­цы для печатаемой формы. Для этого так же, как и при печати таблицы, следует воспользоваться командой Файл Параметры страницы В диалоговом окне Параметры страницы для формы имеются рассмотренные выше вкладки Поля и Страница.

Печать отчетов

Созданные отчеты можно просмотреть перед печатью с по­мощью кнопки Предварительный просмотр, аналогично работе с таблицами и формами. При этом также отображается панель инструментов Предварительный просмотр, кнопки которой позволяют установить параметры просмотра страниц отчета.

Для установки параметров страниц отчета следует воспользо­ваться командой Файл Параметры страницы, после чего необ­ходимо установить требуемые параметры. Вкладки диалогового окна Параметры страницы для отчета аналогичны вкладкам для формы. В частности на вкладке Столбцы также можно установить, какое количество столбцов понадобится для отображения информации на странице, а также установить макет столбца. С другой стороны, на вкладке Поля мож­но изменить размер полей, которые установлены по умолчанию.