Создание бд.

После того как приложение Access запущено, на экране поя­вятся диалоговое окно начала работы с данной СУБД (рис.1). С его помощью можно создать новую БД (Новая база данных) или открыть уже имеющуюся, которая недавно ис­пользовалась (Открыть базу данных).

Рисунок 1

При выборе команды Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД. в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД.

После указания имени БД следует нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно созданной БД (рис.2). Чтобы с его помощью создать новый объект или изменить уже существующий, например, таблицу, следует нажать кнопку Таблицы в списке Объекты После этого в правой части окна будут отображены все возможные режимы создания выбранного объекта (в данном случае таблицы), а также список всех имеющихся в этой БД таблиц Кроме этого, в верхней части окна имеется несколько кнопок для работы с выбранным объектом.

Рисунок 2

Создание таблиц

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне от­крытой БД выбрать кнопку Таблицы и воспользоваться кнопкой Создать. После этого отобразится диалоговое окно Новая таблица, в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания:

• Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).

• Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.

• Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом дан­ных определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно по­ля будут в ней использоваться

• Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основания какого-либо файла данных, имеющегося на дис­ке, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

Режим таблицы. В случае выбора данного режима будет ото­бражено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таб­лица1 (рис.3). Названия столбцов также имеют стандарт­ные названия: Поле1, Поле3 и т. д. Этот режим, как правило, ис­пользуется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.

Рисунок 3

Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выде­лить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо внача­ле выделить тот столбец, перед которым необходимо осущест­вить вставку, после чего выполнить команду Столбец меню вставка (или в контекстном меню для данного столбца выбрать Добавить столбец).

Для удаления столбца следует вначале его выделить, после этого в меню Правка или в контекстном меню выполнить команду Удалить столбец.

При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.

Мастер таблиц. Данный режим преимущественно используется при созтдании новых таблиц на основании имеющихся в Ac­cess шаблонов. При выборе режима мастера будет отображено окно первого этапа создания таблицы (рис.4), в котором необходимо выбрать поля для новой таблицы на основании пред­лагаемых шаблонов.

После нажатия кнопки Далее на экране появится окно сле­дующего этапа создания таблицы, в котором необ­ходимо задать имя новой таблицы, а также определить ключевое поле.

На последнем этапе работы мастера предлагается выбрать режим работы, который необходимо установить после создания таблицы. В данном случае можно выбрать пункт Ввести данные непосредственно в таблицу и нажать кнопку Готово.

Рисунок 4

Для переключения между режимами конструктора и таблицы можно воспользоваться ко­мандами меню Вид: Конструктор и Режим таблиць.

Конструктор. Данный режим применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе режима Конструктора будет отображено окно (рис.5), в котором необходимо определить структуру новой таблицы, т. с. набор полей и их фор­мат.

Рисунок 5

Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необхо­димо вначале укатать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые бу­дут в нем храниться (Тип данных). Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (Описание).

Дтя сохранения изменений, внесенных в таблицу (либо ввод данных, либо преобразование структуры), следует выполнить команду Файл Сохранить или нажать кнопку Сохранить.

Работа с полями

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необхо­димо щелкнуть в режиме Конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип.

В Access существует возмож­ность ввода данных в определенном формате. Для этого соответ­ствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Например, можно ограничить диапазон возможных символов, которые могут быть введены в поле, только цифрами или только буквами, установить автомати­ческое преобразование введенного текста к нижнему или верхне­му регистру и т. д.

Основные типы данных, исполь­зуемые в таблицах СУБД Access:

Текстовый. Используется для хранения строковых данных с длиной до 255 символов.

Поле МЕМО Применяется для хранения текста, превышаю­щего 255 символов и/или состоящего из нескольких строк.

Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата.

Дата\Время. Применяется при обработке значений календар­ных дат и времени.

Денежный. Используется для хранения денежных значений и предусматривает точность до 4 знаков посте десятичной запятой и до 15 знаков перед запятой.

Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой запи­си в таблице уникальное значение формата Длинное целое.

Логический. Предназначен для хранения и обработки логиче­ских значении, т. е. Ложъ или Истина.