3. Классификация регистров по видам учетных записей

По видам учетных записей регистры подразделяются на:

- хронологические - используются для регистрации хо­зяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций и т.п.).

- систематические - применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов — Главная книга, что показано в табл. 7.5.

Таблица 7.5

Образец листа Главной книги по счету «Товары»

Месяц	Обороты по дебету с Кредита счетов			Итого по де­бету	Обороты по кредиту	Оста­ток
	50	60	71
Сальдо на 1 января						40000
Январь Февраль Март И т. д.		9800	1200	11000	21000	30000

- комбинированные регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

4. Порядок и техника записей в учетные регистры

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. К учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точное и ясности.

Учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

• по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

• по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на про­изводственные и другие нужды, начисленная заработная плата)

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основани­ем для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда.

7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением. Можно выделить обязательные элементы записей:

• дата записи в учетный регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произ­ведена запись;

• основание записи (краткое содержание записи со ссыл­кой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

• номера счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Целесообразно применять в учетных записях сокращения некоторых наименований: «сч.» — счет, «тр.» — требование, «а/о» — авансовый отчет, «к/о» — кассовый ордер и др.

Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и определяются остатки по счетам, а также проводится взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «Касса» и во второй раз в журнале-ордере по кредиту счета «Расчетный счет».

Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц — сверка сводки счетных записей и получение соответствую­щих показателей, необходимых для составления отчетности.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов — проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Важное место в контроле счетных записей имеет взаимосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных — перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации, сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения при контроле и оперативном руководстве деятельностью предприятия.