1.8Перемещения внутри таблицы

В процессе работы с таблицами, пожалуй, наиболее часто выполняемыми действи­ями являются перемещения по таблице. Для их выполнения, кроме общих спосо­бов перемещения по документу, принятых в операционной системе Windows, пре­дусмотрено несколько специальных способов, используемых только в таблицах.

Самым простым способом перемещения к нужной ячейке таблицы является щел­чок на ней мышью. Ячейка, по которой выполнен щелчок, становится активной, выделенной, текущей, о чем свидетельствует появление соответствующего обрам­ления вокруг нее. Если нужной ячейки в зоне видимости нет, то можно воспользо­ваться соответствующими полосами прокрутки.

Если адрес ячейки, к которой следует перейти, точно известен, то можно восполь­зоваться командой Правка > Перейти..., в поле Ссылка: окна команды ввести адрес ячейки и нажать кнопку ОК. С помощью этой же команды можно перейти и на другой лист, указав адрес какой-либо ячейки этого листа. Например, указание ссыл­ки Лист161А1 позволит перейти в ячейку с адресом А1, расположенную на рабочем листе с названием Лист 16.

Стандартным клавиатурным способом перемещения между соседними ячейками таблицы является использование клавиши Tab и сочетания клавиш Shlft+ТаЬ. Вы­деление при этом переходит соответственно в соседнюю справа или слева ячей­ку. Использование клавиш направлений приводит к перемещению выделения на одну ячейку в соответствующем направлении, клавиш PageUp и PageDown — на одну экранную страницу вверх и вниз соответственно, а сочета­ний Alt+PageUp и Alt+PageDown - на экранную страницу влево и вправо соответственно. Клавиша Ноmе, в соответствии с ее основным назначением, перемещает выделение на первую ячейку текущей строки.

Использование клавиши Ctrl в сочетании с упоминавшимися выше клавишами усиливает их действие. Так, сочетание Ctrl+Home вне зависимости от текущего положения производит перемещение к ячейке А1, а сочетание Ctrl+End — к последней заполненной ячейке рабочего листа. Сочетание клавиши Ctrl с клавишами направ­лений перемещает выделение к очередной заполненной ячейке в соот­ветствующем направлении, а если такой ячейки не найдется, то к границе рабоче­го листа. Сочетания Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown используются для перемещения между соседними рабочими листами.

1.9Ввод, редактирование и удаление данных

Ввод данных осуществляется при первоначальном заполнении таблицы. Данные можно вводить непосредственно в выделенную, текущую ячейку либо в поле ввода строки формул. Если данные вводятся в ячейку, они автоматически дублируются в строке формул, и наоборот, данные, вводимые в строке формул, дублируются в выделено ячейке. Во время ввода данных в строке формул становятся доступ­ными кнопки Отмена, Enter и Изменить формулу.

Тип данных распознается автоматически при их вводе по способу записи. В ячейку рабочего листа можно ввести данные следующих типов: текст, числовое, процент­ное, денежное значения, дату, время и формулу. Текстовые значения представ­ляют собой последовательность буквенно-цифровых обозначений и всегда начинаются с буквы либо апострофа. Текст чаще всего используется для описания столбцов рабочего листа. Числовые, а также процентные и денежные значения являются данными, предназначенными для заполнения ячеек таблицы или исполь­зования в вычислениях. Правила выполнения вычислений задаются формулами. Число всегда начинается с цифры, формулы начинаются со знака = (равенства) или со знаков плюс или минус.

В программе MS Excel предусмотрено несколько стандартных форм записи (форма­тов) дат и времени, по которым программа распознает данные этих типов. Так, после­довательность символов 1/1/1 считается записью даты 1 января 2001 года, а после­довательность 2:2 рассматривается как запись времени 2 часа 02 минуты 00 секунд.

Завершается ввод значения в ячейку нажатием клавиши Enter или кнопки Enter V в строке формул. После чего Excel распознает тип введенного значения, выровняет текст по левому краю ячейки (если не установлен другой вариант выравнивания), число — по правому, а формулу заменит ее значением. Затем выделение переместится на соседнюю ячейку. Причем направление перемещения всегда фик­сировано и зависит от текущих настроек программы. В связи с этим для заверше­ния ввода удобнее пользоваться клавишами направлений, которые явно задают направление перемещения. Для отмены ввода и удаления из ячейки всех введенных символов следует, нажать, клавишу, Esc или кнопку Отмена X строки формул.

Если длина введенного в ячейку текста превысит ее текущую ширину, то после завершения ввода текст может быть представлен полностью в рабочем листе (если ячейки, расположенные справа, ничем не заполнены) либо урезан по правому краю. Текст целиком можно увидеть в строке формул, если ячейка с текстом выделена. Если ячейка содержит число или значение формулы, и значение в ячейку не поме­щается, то вся ячейка заполняется знаками диез (#).

СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------

Если в ячейке таблицы появилась последовательность знаков диез (#), то необходи­мо увеличить одним из описанных выше способов ее ширину.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Чтобы добавить к ячейке примечание, ее следует выделить и выполнить команду Вставка > Примечание. Затем в выделенном рядом с ячейкой поле ввода, в которое автоматически помещается имя автора примечания, ввести текст приме­чания и щелкнуть клавишей мыши в любом месте вне поля ввода примечания.

ВНИМАНИЕ ----------------------------------------------------------------

Текст примечания появляется на экране в случае перемещения указателя мыши над содержащей примечание ячейкой.

-----------------------------------------------------------------------------------

Редактирование данных осуществляется, если возникает необходимость изменить содержимое ячеек. Изменить (отредактировать) содержимое ячейки можно в строке формул или непосредственно в ячейке. Для изменения содержимого ячейки сначала ее нужно сделать текущей, а затем выполнить щелчок по месту редактирования в строке формул и внести нужные правки по правилам редактирования, используе­мым в текстовых редакторах! Во время редактирования формуя может оказаться полез­ным обращение к мастеру их редактирования. Для этого следует нажать кнопку = Изменить формулу в строке формул. Подсказки и дополнительные вычисления, автоматически появляющиеся в окне мастера во время изменения формулы, по­могут выбрать правильный вариант ее ввода или быстрее найти ошибку в ее записи.

Для выполнения редактирования непосредственно в ячейке нужно выполнить двойной щелчок по ячейке, после чего в ней можно будет выполнять правку так же, как и в строке формул. Если после двойного щелчка ячейка не переходит в режим редактирования, то следует выполнить команду Сервис > Параметры... и в ее диалоговом окне на странице Правка включить флажок Правка прямо в ячейке. Для изменения содержания примечания нужно выделить Ячейку с примечанием и выполнить команду Вставка > Изменить примечание.

Для удаления ячейки, строки или столбца можно воспользоваться командой Прав­ка > Удалить..., с помощью которой ячейка целиком изымается из таблицы, а на её место перемещается одна из соседних ячеек. Тем самым изменяется структура таблицы. Действие этой команды полностью аналогично действию точно такой же команды в текстовом редакторе MS Word. С ее помощью можно удалять также целые строки и столбцы.

Чтобы удалить только содержимое ячейки, достаточно просто выделить ее и на­жать клавишу Delete. Можно также воспользоваться командой развертывания кас­кадного меню Правка > Очистить. В этом меню можно выбирать отдельные элементы, которые следует, не затрагивая остальных присутствующих в ячейке элементов, удалить содержание, примечание или форматирование.