1.17Базы данных в ms Excel

Под базой данных понимают совокупность данных об объектах рассматриваемой предметной области, их свойствах и взаимосвязях. Например, базой данных мож­но считать библиотечные каталоги или же папки со сведениями о сотрудниках, лежащие в отделе кадров любого учреждения. Базы данных в основном служат для хранения информации о большом количестве объектов и для по­иска сведений о них. Например, в базе данных о ле­карствах, продаваемых в аптеках города, можно по запросу покупателя найти све­дения о месте продажи конкретного лекарства и о его цене. Основными операциями с базами данных являются создание структуры базы данных, ее первичное запол­нение, внесение изменений, поиск нужных данных и упорядочение (сортировка) данных, которое используется для ускорения поиска.

Программа MS Excel располагает средствами для работы с простыми базами дан­ных, которые могут быть реализованы с помощью обычной (плоской, двумерной) таблицы. Примером такой простой базы данных может служить телефонный спра­вочник. Основной отличительной особенностью таблицы, которая рассматрива­ется как база данных, являются ее большие размеры. В соответствии с терминоло­гией, принятой в теории баз данных, всю таблицу, содержащую данные, будем называть списком или базой данных. Столбцы таблицы будем называть полями, а строки — записями.

Создание структуры базы данных включает в себя определение количества и на­звания полей базы данных, выбор для них подходящего типа и ширины. Названия нолей должны быть уникальными. В программе MS Excel строка с названиями полей должна предшествовать данным, причем оставлять пустую строку между названиями и данными недопустимо. Следует избегать размещения других дан­ных или формул на листе с базой данных. В противном случае данные могут быть случайно уничтожены при их вводе или сортировке.

Вводить данные можно непосредственно в таблицу MS Excel, однако удобнее вос­пользоваться так называемой формой, которая представляет собой диалоговое окно, содержащее поля ввода, соответствующие столбцам таблицы. Для открытия окна формы нужно выделить всю таблицу, в том числе и строку, содержащую названия полей, а затем выполнить команду Данные>Форма.... В выведенном на экран окне формы с помощью кнопок Далее и Назад можно перемещаться между существующими записями и вносить в них изменения, редактируя содержимое соответствующих полей формы. С помощью кнопки Добавить можно включить новую запись (строку) в таблицу; а с помощью кнопки Удалить—исключить из нее любую запись.

С помощью формы можно обратиться к механизмам поиска записей, удовлетворя­ющих некоторым простым условиям. В качестве условия может выступать иско­мый набор символов — образец поиска. Пусть, например, нужно найти запись с конкретным названием предприятия. В этом случае образец поиска может выглядеть, так: Предприятие 675. В образцах поиска могут использоваться сим­волы подстановки ? и *. Напоминаем, что символу ? соответствует любой одиноч­ный символ поля записи, а символу * — любая последовательность любых символов. Например, образцу поиска «д?м» соответствуют слова «дым» и «дом», но не соот­ветствует слово «другом». А образцу поиска «*ино» соответствуют названия «Люб­лино» и «Выхино».

Условия можно накладывать на числовые значения, даты, время и т. д. Например, если нужно найти предприятия, которые за первый квартал выпустили более трехсот единиц продукции, то в этом случае условие будет иметь вид: >300. В таких условиях можно использовать операции сравнения <, <=, >, >=, =, <>, которые применяются к значениям числовых полей.

Поиск организуется следующим образом. В форме есть кнопка Критерии, после нажатия которой все поля формы станут пустыми, а на месте кнопки Критерии появится кнопка Правка. В поля формы, по которым будет проводиться поиск, вво­дятся образцы поиска или условия. Одновременно можно заполнить несколько полей. Это означает, что нужно найти записи, которые одновременно удовлетворяют всем записанным в полях формы условиям. Другими словами, такие условия связаны операцией «логическое И.» (конъюнкцией). После заполнения полей следует нажать кнопку Далее. Программа MS Excelотберет в списке все записи, удовлетворяющие поставленным условиям. Для перехода между выбранными записями можно исполь­зовать кнопки Назад и Далее.

Если поиск или ввод нужно выполнить по строкам, а не по столбцам таблицы, ее следует транспонировать, то есть поменять местами столбцы и строки. Для этого нужно скопировать таблицу, а затем воспользоваться командой Правка > Специ­альная вставка..., включив соответствующий флажок.

С помощью форм легко осуществить поиск по критериям, в которых используется операция «логическое И», однако для более сложных условий поиска формы не подходят. В этом случае следует обратиться к команде Данные > Фильтр > Авто­фильтр. В результате ее выполнения возле каждого поля появится кнопка раскрытия списка. В списке содержатся все значения поля и пункт Условие..., позволяющий определить более сложный критерий. Выбор этого пункта вызывает диалоговое окно Пользователь­ский автофильтр, с помощью элементов управления которого можно задать достаточно сложное условие отбора записей.

Когда записи появятся на экране, их (не все, а только выбранные) можно распе­чатать, выполнив команду Файл > Печать.... По окончании работы автофильтр с помощью той же самой команды Данные > Фильтр > Автофильтр следует отключить.

Существует также возможность одновременного поиска по нескольким полям и поиска по вычисляемому критерию. Для этого служит команда Данные > Фильтр > Расширенный фильтр.... Прежде чем воспользоваться этой возможностью, необхо­димо сформировать таблицу диапазона условий, которая состоит, по крайней мере, из одной строки заголовков полей и одной строки условий. Эта таблица может содержать несколько одинаковых заголовков полей. Если в сложном условии ис­пользуется операция «логическое И», то входящие в него простые условия запи­сываются в одной и той же строке условий таблицы. Если применяется операция «логическое ИЛИ» (дизъюнкции), то простые условия следует записать друг под другом в одном и том же поле (столбце). Если, например, нужно отобрать пред­приятия, которые выпустили в первом квартале не меньше чем 100 и не больше чем 300 единиц продукции и при этом во втором квартале выпустили либо больше 200, либо меньше 500 единиц .продукции, то таблица диапазона условий должна выглядеть следующим образом: ,

Iкв.	II кв.	III кв.
>=100	<=300	>200
		<500

-----------------------------------------------------------------------------------------

ВНИМАНИЕ

В этой таблице дважды используется заголовок одного и того же поля. Это значит, что значение из этого поля используется в сложном условии несколько раз и участвует в операции «логическое И».

-----------------------------------------------------------------------------------------

После завершения построения таблицы диапазона условий нужно выполнить ко­манду Данные > Фильтр > Расширенный фильтр... и ввести адреса содержащих кри­терии поиска ячеек в поле Диапазон условий: диалогового окна команды. Поле Исходный диапазон, как правило, заполняется автоматически. С помощью группы переключателей Обработка отобранные данные можно поместить в новый диапа­зон ячеек (переключатель скопировать результат в другое место) или произвести отбор в исходном диапазоне ячеек (переключатель фильтровать на месте). Если отбор записей произведен в исходном диапазоне, вернуть на экран всю базу дан­ных можно с помощью команды Данные > Фильтр > Отобразить все.

Для ускорения поиска информации существующую базу данных можно преобра­зовать, расположив данные в нужном порядке (например, по алфавиту, в порядке возрастания или убывания числовых значений и т. д.). Такое преобразование, состо­ящее в изменении порядка следования строк в таблице, принято называть сортиров­кой. Для выполнения сортировки нужно поместить курсор в любую ячейку базы данных и воспользоваться командой Данные > Сортировка.... В окне команды следует указать, по какому полю (столбцу) нужно выполнить сортировку и в каком (убы­вающем или возрастающем) порядке это нужно сделать. Можно отсортировать лишь часть записей — тогда их следует выделить. Чтобы строка, в которой содержат­ся названия полей, не участвовала в сортировке, нужно в списке переключателей Идентифицировать поля по включить вариант подписям (первая строка диапазона).

Часто данные, содержащиеся в списке, требуется представлять различными спо­собами, подводя различные промежуточные итоги. Для этого можно использовать возможности команд Данные > Итоги... и Данные > Сводная таблица.... Выполне­ние команды Данные > Итоги... приводит к созданию таблицы специальной струк­туры, подобной вложенному списку, отдельные элементы которой могут быть ради удобства анализа скрыты или вновь показаны. Пусть, например, в таблице накап­ливаются сведения о ежедневных продажах, выполненных разными отделениями торговой организации. Чтобы с помощью команды Данные > Итоги... получить све­дения о продажах по каждому отделению, в диалоговом окне команды в списке При каждом изменении в: окна команды следует выбрать заголовок поля, содержа­щего названия отделений. А если нужно подводить ежедневные итоги, то в этом списке следует выбрать заголовок поля, содержащего даты выполнения продаж. Далее, в списке Операция нужно выбрать способ подведения итогов. Это может быть количество продаж или сумма значений в каком-либо поле, например, в поле стоимости проданного товара. После чего в списке флажков Добавить итоги по: включить флажки, соответствующие тем полям списка, по которым следует сфор­мировать промежуточные итоги. Чтобы вернуть таблице исходный вид, нужно вновь открыть окно команды Данные > Итоги... и нажать кнопку Убрать все.

Выбор команды Данные >Сводная таблица... приведет к вызову мастера сводных таблиц и открытию первого диалогового окна, требующего указать источник дан­ных. Следует внимательно читать вопросы мастера и точно выполнять его указания. Мастер сводных таблиц создаст по указаниям пользователя прекрасно офор­мленную таблицу, содержащую желаемые промежуточные итоги. Сводные таблицы являются динамическими, то есть содержимое сводной таблицы и ее вид на экране могут быть изменены без внесения каких-либо изменений в исходную таблицу.