1.3. Елементи методу бухгалтерського обліку.

Метод бухгалтерського обліку - це сукупність способів і прийомів, за допомогою яких господарська діяльність підприємства відображається в обліку. Він складається з ряду елементів, головні з яких:

1) документація;

2) інвентаризація;

3) рахунки;

4) подвійний запис;

5) оцінка;

6) калькуляція;

7) баланс;

8) звітність.

Документація являє собою відображення господарських операцій у визначених носіях інформації - на паперових бланках або технічних носіях (магнітних стрічках, магнітних дисках, перфострічках, дискетах); це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Інвентаризація - це спосіб перевірки в натурі наявності товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів шляхом перерахування, зважування, обміру й оцінки всіх залишків господарських засобів і порівняння з даними бухгалтерського обліку.

Рахунки (бухгалтерські) - призначені для обліку наявності і руху господарських засобів, коштів та їх джерел.

Подвійний запис – відображення кожної господарської операції двічі в дебеті одного рахунку і в кредиті іншого рахунку на одну і ту ж саму суму.

Оцінка - це відображення об'єктів бухгалтерського обліку в єдиному грошовому вимірнику з метою узагальнення їх в цілому по підприємству.

Калькуляція - це латинський термін, що означає "набирати", тобто набирати витрати з метою визначення собівартості продукції та послуг як в цілому, так і поодинці. Собівартість є базою для визначення ціни виробничої продукції, виконаних робіт та наданих послуг.

Бухгалтерський баланс - це звіт про фінансовий стан підприємства, який відображає його активи, зобов'язання і власний капітал на певну дату.

Бухгалтерська фінансова звітність - це система взаємопов'язаних і взаємозумовлених показників, що відображають господарсько-фінансову діяльність підприємства, організації, установи за визначений період і є завершальним етапом бухгалтерського обліку.

Розділ іі

2.1.Бухгалтерський облік.

2.1.1. Характеристика, класифікація та оцінка основних засобів Олександрівської селищної ради. Завдання обліку основних засобів бюджетної установи

Основні засоби – це необоротні активи, що мають матеріальну форму і вартість яких становить більше 500 гривень за одиницю (комплект).До складу основних засобів Олександрівської селищної ради включено:

·земельні ділянки;

·капітальні витрати на поліпшення земель;

·будинки та споруди;

·машини та обладнання;

·транспортні засоби;

·інструменти та інвентар;· багаторічні насадження;

·інші основні засоби.;

У бухгалтерському обліку селищної ради вартість, за якою відображаються основні засоби, розподіляється на:

·балансову вартість;

·первісну вартість;

·відновлювальну вартість.

Балансова вартість – це вартість, за якою основні засоби включаються до Балансу після вирахування суми нарахованого зносу. Первісна вартість – це вартість, що історично склалася, тобто собівартість за фактичними витратами на їх придбання, спорудження та виготовлення.Відновлювальна вартість – це первісна вартість, змінена після переоцінки.Зміна первісної (відновлювальної) вартості основних засобів проводиться у випадках індексації їх первісної вартості відповідно до чинного законодавства, а також при добудівлі, дообладнанні, реконструкції, частковій ліквідації відповідних об’єктів та модернізації, яка призвела до додаткового укомплектування основних засобів.Індексація первісної (відновлювальної) вартості груп основних засобів в установі може проводитися щорічно згідно з індексом інфляції року та відповідно до порядку, передбаченого Законом України “Про оподаткування прибутку підприємств”.Зміна вартості основних засобів після проведення індексації не є підставою для переведення їх на інший субрахунок.Зміна первісної вартості основних засобів не є додатковим доходом установи і не належить доходів.Переоцінка основних засобів бюджетної установи проводиться тимчасовою комісією з переоцінки, яка назначається наказом голови селищної ради і в склад якої входять:

• заступник голови селищної ради (голова комісії);

• головний бухгалтер чи його заступник;

• керівники груп обліку, або інші працівники бухгалтерії, які обліковують основні засоби;·особи, на яких покладена відповідальність за збереження основних засобів.

Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці основних засобів установи і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потребуються. При встановленні цін на однотипні предмети, вони (ціни) у межах однієї установи повинні бути однаковими. За результатами переоцінки комісією складається акт про зміну вартості основних засобів, який затверджується головою Олександрівської селищної ради. Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на голову селищної ради, а за об’єктивність визначення реальної вартості активів – на керівника і голову комісії. Облік необоротних активів (за винятком бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, матеріалів довготривалого використання для наукових цілей та таких, що мають обмежене використання) ведеться в повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься одразу на видатки установи.

Головні завдання обліку основних засобів у селищній раді:

• правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в облікових реєстрах надходження основних засобів, їх внутрішнього руху та вибуття;

• контроль за збереженням основних засобів та ефективним використанням кожного об’єкта;

• правильне обчислення та відображення в обліку суми зносу основних засобів та видатків, пов’язаних з їх ремонтом;

• точне визначення результатів ліквідації основних засобів;

• достовірна оцінка основних засобів в балансі та звітності.

2.1.2.Первинний облік основних засобів в Олександрівській селищній раді ведеться згідно з наказом N125/70від02.12.97

Використовуються наступні типові форми з обліку та списання основних засобів,:

ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів".

ОЗ-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих,реконструйованих та модернізованих об'єктів".

ОЗ-3 (бюджет) "Акт про списання основних засобів".

ОЗ-4 (бюджет) "Акт про списання автотранспортних засобів".

ОЗ-5 (бюджет) "Акт про списання з балансу бюджетної установи і організацій вилученої з бібліотеки літератури".

Основні засоби надійшли до Олександрівської селищної ради шляхом: придбання їх за рахунок бюджетних чи позабюджетних коштів; безкоштовного отримання (у т.ч. у вигляді гуманітарної допомоги); будівництва нових об’єктів; оприбуткування залишків, виявлених під час інвентаризації; за рахунок виготовлення їх власними силами.

Приймання основних засобів в Олексадрівській селищній раді проводиться згідно типової форми N ОЗ-1 (бюджет)

Акт прийняття-передачі основних засобів у селищній раді застосовується для оформлення прийняття-передачі основних засобів і складається на кожний окремий об'єкт основних засобів який надійшов шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу. Для прийняття об'єктів основних засобів наказом голови установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджується головою установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкта, передається в бухгалтерію. Складання загального акта на оформлення прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентаря, інструменту, обладнання та інших однотипних об'єктів, які мають однакову вартість.

Типова форма N ОЗ-2 (бюджет) Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів селищної ради застосовується для оформлення прийняття-здання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації.

Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.

Перший примірник акта здається в бухгалтерію селищної ради, де робляться відповідні записи в інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією вносяться у відповідний розділ акта та у технічний паспорт об'єкта. Списання з балансу селищної ради основних засобів здійснюється шляхом їх:·продажу;·безоплатної передачі; ліквідації (на підставі акту).

Для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих цінностей, наказом голови Олександрівської селищної ради щорічно створюється постійно діюча комісія, яка діє протягом року, у складі: голови або його заступника (голова комісії);·головного бухгалтера або його заступника (в установах і організаціях, у яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена, особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);·керівників груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності; особи, на яку покладено відповідальність за збереження матеріальних цінностей (основних засобів); інших посадових осіб (на розсуд голови установи).Право визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення відновлювального ремонту, а також оформлення необхідної документації наказом голови селищної ради може бути надано щорічній інвентаризаційній комісії.Для участі в роботі комісії з встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших необоротних активів, які перебувають під наглядом Державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.

Завдання постійно діючої комісії:

· огляд основних засобів для складання акта про їх списання на основі технічної документації (технічні паспорти, поетажні плани, відомості дефектів та інші документи) та даних бухгалтерського обліку;

· встановлення можливості або неможливості відновлення і подальшого використання основних засобів в даній установі;

· внесення пропозицій про продаж, передачу та ліквідацію основних засобів;

· встановлення конкретних причин списання об’єкта: фізичний або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та ін.;

· встановлення осіб, з вини яких трапився передчасний вихід основних засобів з ладу (якщо такі є);

· встановлення можливості використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об’єкта і проведення їх оцінки;

· здійснення контролю за вилученням із списаних основних засобів вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначення їх кількості, ваги та контроль їх здавання на відповідний склад.

У разі, коли обладнання списується у зв’язку з будівництвом нових, розширенням, реконструкцією та технічним переоснащенням діючих об’єктів, комісія перевіряє його наявність у плані реконструкції та технічного переоснащення, затвердженому організацією вищого рівня, і робить в акті про списання посилання на пункт і дату затвердженого плану.

За результатами обстеження комісією складаються акти про списання основних засобів згіднотипової форми N ОЗ-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів» застосовується для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Списання основних засобів здійснюється у відповідності з порядком, встановленим "Типовою інструкцією про порядок списання основних засобів бюджетних установ", затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 02.12.97 р. N 126/137 ( z0608-97 ) та галузевими інструкціями. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку.

Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів селищної ради, а також вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розібрання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показуються в акті по розділу "Розрахунок результатів списання об'єкта".

Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які утворилися в результаті ліквідації.

Типова форма N ОЗ-4 (бюджет) Акт про списання автотранспортних засобів вибуття транспортних засобів внаслідок їх зношення,морального старіння і знищення в результаті аварій, стихійного лиха оформляється актами на списання автотранспортних засобів. Акт про списання складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію селищної ради, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, строк служби, кількість капітальних ремонтів та їх суму, пов'язані з його ліквідацією (демонтаж об'єкта та розібрання), витрати та отримані матеріальні цінності.

Якщо внаслідок ліквідації об'єкта виникли витрати або надійшли матеріальні цінності, вони відображаються в розділі акта "Розрахунок результатів списання автомобіля, причепа, напівпричепа".

Типова форма N ОЗ-5 (бюджет) Акт про списання з балансу бюджетної установи вилученої з бібліотеки літератури.

Акт складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають виключенню із бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань.

Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).

Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.

Списання літератури з балансу установи проводиться і оформляється на підставі затвердженого розпорядником кредитів акта і квитанції про здачу її в макулатуру.

2.1.3. Аналітичний та інвентарний . облік основних засобів в Олександрівській селищній раді

Усі основні засоби селищної ради знаходяться на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом-голови селищної ради. З цими посадовими особами укладено письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Вони стежать за збереженням основних засобів, ведуть їх облік за місцем зберігання та експлуатації в "Інвентарному списку основних засобів" (т.ф. № 03-11 (бюджет)). У разі зміни відповідальної особи в установі здійснюється інвентаризація основних засобів, які знаходяться на її зберіганні, про що складається приймально-здавальний акт довільної форми. Акт затверджує голова установи. Один примірник акта залишається в особи, яка знає основні засоби, а другий передається до бухгалтерії для запису в облікові регістри.

Облік основних засобів за місцем їх зберігання ведеться матеріально відповідальними особами у розрізі інвентарних об'єктів. Окремим інвентарним об'єктом вважається закінчений конструктивний елемент з усіма належними йому пристроями та приладдям; конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання певних самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів, що становлять собою одне ціле і спільно виконують певну роботу.

Для організації обліку-та забезпечення контролю за збереженням основних засобів селищної ради на кожний об'єкт (предмет), за винятком бібліотечних фондів, відкривається інвентарна картка і кожному з них присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків. Перші два знаки номера означають синтетичний рахунок, третій — номер субрахунку, четвертий — підгруп) останні чотири — порядковий номер предмета у групі. На субрахунках, з яких не виділено підгрупи, четвертим знаком є нуль.

В Олександрівській селищній раді використовують наступні інвентарні картки:типова форма N ОЗ-8 (бюджет) Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень) застосовується в селищній раді для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд).

Інвентарна картка ведеться бухгалтерією в одному примірнику.

Коротка індивідуальна багаторічних насаджень дається за кількістю висаджених одиниць і розміром займаної ними площі.

Типова форма N ОЗ-9 (бюджет) Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетній установі застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне і те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться за матеріально відповідальними особами. У картках групового обліку основних засобів слід враховувати однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби.

Записи в цих картках проводяться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар (парти, інструмент та інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їх інвентарні номери.

Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться по предметах одного найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною.Записи в картках здійснюються в кількісному і сумарному вираженні.

Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка.Облік провадиться тільки в вартісному вираженні загальною сумою.

Типова форма N ОЗ-10 (бюджет) Опис інвентарних карток з обліку основних засобів застосовується в Олександрівській селищній раді для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів.

Інвентарні картки селищної ради типових форм ОЗ-6 (бюджет), ОЗ-8 (бюджет) та ОЗ-9 (бюджет) реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів типової форми ОЗ-10 (бюджет), який ведеться в одному примірнику. У разі списання основних засобів зазначені вище картки після внесення до них відміток про списання здаються в архів.Опис інвентарних карток селищної ради здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об’єкта основних засобів.Строк зберігання інвентарних карток в архівах установ становить 3 роки після їх ліквідації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих основних засобів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим основним засобом.Записи в картках обліку основних засобів здійснюються в кількісному та сумарному виразах.Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством).. Основні засоби, отримані селищною радою безоплатно як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом голови установи, до складу якої обов’язково входить працівник бухгалтерії та представник вищестоящої установи. Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. При отриманні основних засобів, що були у користуванні, вказується відсоток їх зносу. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер у встановленому порядку, про що робиться запис в акті прийнятих цінностей.Облік таких основних засобів здійснюється бухгалтерією та матеріально відповідальними особами у загальному порядку, але окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок бюджетних коштів.Дані про гуманітарну допомогу відображаються отримувачами в пояснювальній записці до квартального та річного звітів та в окремих формах річного звіту. У пояснювальній записці до квартальних та річних звітів наводяться короткі роз’яснення щодо отриманої гуманітарної допомоги.Оприбуткування виявлених під час інвентаризації залишків. Оцінка виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої інвентаризації основних засобів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об’єктів із оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами.

2.1.4. Синтетичний облік основних засобів Олександрівської селищної ради

Вихідні дані про рух основних засобів селищної ради групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку. Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби», який має дев’ять субрахунків:

№ 101 «Земельні ділянки»;

№ 102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;

№ 103 «Будинки і споруди»;

№ 104 «Машини та обладнання»;

№ 105 «Транспортні засоби»;

№ 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;

№ 107 «Робочі і продуктивні тварини»;

№ 108 «Багаторічні насадження»;

№ 109 «Інші основні засоби»

За дебетом рахунка № 10 та його субрахунками відображається первинна вартість основних засобів, яка залишається незмінною протягом усього періоду знаходження об’єкта в даній установі.Активному рахунку № 10 протистоять пасивні рахунки № 131 «Знос основних засобів» і № 401 «Фонд у необоротних активах». Регулювальний рахунок № 131 призначений для обліку зносу основних засобів, а рахунок № 401 — для обліку вартості тієї частини майна, яка є джерелом утворення основних засобів.

Таблиця 2.1.4.1.КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
з/п		Дебет	Кредит
1	Оприбуткування основних засобів (вартість без ПДВ та сум без копійок)
	що сплачені шляхом попередньої оплати що сплачені після їх отримання	101 – 109 101 - 109	364 675
	Водночас проводить другий запис (сума без ПДВ) при оплаті коштами загального фонду при оплаті коштами спеціального фонду	801, 802 811 - 813	401 401
	Сума ПДВ:
	при оплаті коштами загального фонду	801, 802	364, 675
	при оплаті коштами спеціального фонду	811 - 813
	якщо ПДВ не включено до податкового кредиту	641
	якщо ПДВ включено до податкового кредиту
2	Списання сум копійок з придбаних основних засобів	80, 81	364, 675

Таблиця 2.1.4.2 КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
3	Безоплатне отримання основних засобів (крім внутрівідомчого передачі в межах головного розпорядника бюджетних коштів)	101 - 109	364
	Водночас проводить другий запис	812	401,131
4	Безоплатне отримання основних засобів за операціями з внутрівідомчої передачі в межах головного розпорядника бюджетних коштів	101 - 109	401,131
5	Отримання необоротних активів установою - замовником придбаних за операціями з внутрівідомчої передачі, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису, коли установа - закупник є бюджетною установою	104 - 109	684
	Водночас проводить другий запис	811, 812	401

Кореспонденцію рахунків з обліку операцій, пов'язаних з виготовленням основних засобів відображено в табл. 24.6.

Таблиця 2.1.4.3. КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ ОПЕРАЦІЙ, ПОВ'ЯЗАНИХ З ВИГОТОВЛЕННЯМ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
підрядним способом
1	Отримання від постачальників для будівництва обладнання і будівельних матеріалів	202, 204	631
2	Передавання підрядним організаціям обладнання і будівельних матеріалів на капітальне будівництво	631	202, 204
3	Відображення сум за не введеними в експлуатацію об'єктами капітального будівництва	141	402
4	Оплата зі спеціального рахунку замовника сум підряднику за закінченими етапами будівельно-монтажних робіт з капітального будівництва	631	321, 323
5	Списання сум на підставі підтвердних документів сум виконаних підрядником	801, 802, 811	631
6	Прийняття в експлуатацію суб'єктів капітального будівництва на підставі акту будівельно-монтажних робіт	103 -109	401
	Водночас здійснюється списання сум за незавершеним капітальним будівництвом	402	141
господарським способом
1	Отримання від постачальників для будівництва обладнання і будівельних матеріалів	202, 204	631
2	Відображення сум за не введеними в експлуатацію об'єктами капітального будівництва	141	402
3	Оплата за отримані від постачальників для будівництва обладнання і будівельні матеріали	631	321, 323
4	Передавання матеріалів в переробку	825	202, 204, 231 - 236, 238, 239
5	Оприбуткування основних засобів, виготовлених господарським способом	106, 109,	825
	Водночас роблять другий запис	801, 811	401
	Водночас здійснюється списання сум за незавершеним капітальним будівництвом	402	141

Схему обліку надходження основних засобів відображено на рис 2.1.4.1.

2.1.5.Інвентаризація основних засобів в Олександрівській селищній раді

Інвентаризації основних засобів в Олександрівській селищній раді регламентується "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом ГУ ДКУ від 30 жовтня 1998 р. № 90 (у редакції наказу ДКУ від 05.10.2005 р. № 184).

Інвентаризація у селищній раді проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація з обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання цих двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських засобів у балансі. У той же час інвентаризація є одним з метолів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи незалежно віл його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

Основні завдання інвентаризації необоротних активів:

— виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;

— виявлення не використовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;

— перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;

— виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;

— виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первинних документів та облікових регістрів;

— перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;

— виявлення нестач або лишків матеріальних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явищ, усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.

У практиці обліково-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна, безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.

Олександрівська селищна рада проводе інвентаризацію необоротних активів перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:

— будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів — не менше одного разу на три роки;

— музейних цінностей —відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;

— бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;

— інших основних засобів— не менше одного разу на два роки, в інших установах — не менше одного разу на рік;

— капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів — не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання—передавання справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);

— після пожежі або стихійною лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

— у випадку ліквідації установи;

— згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

— при передачі майна установи в оренду;

— при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе голова установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення її результатів.

Для проведення інвентаризації наказом голови установи створюється комісія з числа працівників установи за участі головного бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію голова установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

— своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу голови селищної ради;

— повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна та інших цінностей;

— правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування їх недостач або надлишків.

Забороняється проводити інвентаризацію при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів такої інвентаризації недійсними. Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового перерахунку, зважування, обміру і т. ін., виходячи з установлених одиниць виміру.

Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів проводиться у такій послідовності:

1) перед початком інвентаризації комісія складає план її проведення (крім випадків раптової інвентаризації); голова комісії та головний бухгалтер проводять інструктаж членів комісії; головам місцевих комісій видають чисті пронумеровані бланки інвентаризаційних описів і розпорядження (виписку з наказу) на проведення інвентаризації, які попередньо реєструють у спеціальному журналі. Вносити до інвентаризаційних описів найменування цінностей та їх залишки за даними обліку до перевірки їх наявності у натурі суворо забороняється;

2) до початку інвентаризації необхідно закінчити в бухгалтерії обробку всіх документів про надходження і вибуття засобів, провести відповідні записи у регістрах аналітичного обліку, визначити залишки на день інвентаризації, звірити їх з даними обліку у матеріально відповідальних осіб; перевірити наявність і стан регістрів обліку, технічних паспортів та іншої технічної документації, документів на засоби, здані або прийняті установою в оренду, на зберігання, тимчасове користування. За відсутності таких документів необхідно забезпечити їх отримання або оформлення. При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації слід у ці документи внести відповідні виправлення і уточнення;

3) на складах та в інших місцях зберігання і використання засобів вони повинні бути розкладені за найменуваннями, розмірами, призначенням тощо. На матеріальні цінності бажано навісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують їх за найменуванням, якістю, кількістю і т. ін;

4) у місці проведення інвентаризації члени комісії знайомлять матеріально відповідальних осіб з наказом (розпорядженням) на проведення інвентаризації і пропонують оформити всі документи, які на цей час вони не здали до бухгалтерії, скласти звіт (реєстр), визначити залишки. На звіті та доданих до нього первинних документах голова інвентаризаційної комісії робить помітку "До інвентаризації", проставляє дату і підпис, після чого звіт з первинними документами передають до бухгалтерії;

5) комісія вимагає від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи здано в бухгалтерію, всі цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, списано. Після цього члени комісії закривають та опечатують усі приміщення, де зберігаються цінності, що підлягають інвентаризації, перевіряють вагові та вимірювальні прилади і переходять до перевірки наявності цінностей у натурі;

6) найменування інвентаризаційних цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в інвентаризаційних описах типової міжвідомчої форми № інв. — 1 за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування об'єктів та їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказують у графі опису "Примітка". Інвентаризаційні описи складають у двох примірниках. На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складають окремі описи з розподілом на: орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і т. ін. На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об'єкти. Окремі описи складають також при інвентаризації садів, лісопосадок, ставків, водоймищ, іригаційних та меліоративних споруд. Насадження записують за культурами, ботанічними сортами з вказівкою року закладення, площею, кількістю дерев або кущів, за категоріями та балансовою вартістю. Кожна сторінка опису нумерується. На кожній сторінці та в кінці опису прописом вказують кількість заповнених рядків (найменувань цінностей) і загальний підсумок кількості виявлених у наявності цінностей в натуральних одиницях виміру. Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії;

7) в кінці опису матеріально відповідальна особа дає розписку такого змісту: "Усі цінності, пойменовані у цьому інвентаризаційному описі з № ... до № перевірені комісією в натурі за моєї присутності та внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні". У тих випадках, коли після проведення інвентаризації виявлено помилки в описі, вони повинні бути виправлені у встановленому порядку, тобто про виправлення мають бути зроблені застереження, і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки, тому на останніх сторінках описів такі рядки прокреслюють;

8) після закінчення інвентаризації оформлені описи здають в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому проти відповідних даних про фактичну наявність цінностей проставляють кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку і виявляють розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Останні заносять у спеціальну зіставну (порівняльну) відомість типової міжвідомчої форми № інв—18;

9) інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. У цьому протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, а також надлишках цінностей, і вказується, яких вжито заходів стосовно винних осіб. Не пізніше десяти днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються головою установи.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку. У всіх випадках виявлення недостач та надлишків інвентаризаційна комісія повинна взяти письмове пояснення матеріально відповідальних осіб, на підставі якого з урахуванням наявних у її розпорядженні матеріалів та власного спостереження встановлює характер виявлених розходжень з даними обліку (порушення умов зберігання, халатність або зловживання службових осіб, крадіжка, аварія тощо) і відповідно до цього визначає порядок регулювання відхилень. При виявленні зловживань або недостач у великих розмірах голова селищної ради мусить передати справу судово-слідчим органам і не пізніше 5 днів після виявлення недостач або крадіжок пред'явити звинувачуваному цивільний позов.

Усі відхилення, виявлені у процесі інвентаризації, повинні бути відображені в бухгалтерському обліку протягом 10 днів після її закінчення. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць такий:

— надлишки основних засобів та іншого майна, виявлені при інвентаризації, підлягають оприбуткуванню з подальшим установленням причин їх виникнення і винних у цьому осіб. Оцінка виявлених в надлишку об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів з оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. На оприбуткування надлишків основних засобів та інших необоротних матеріальних активів складають бухгалтерські проведення:

а) на дійсну (залишкову) вартість об'єкта

Дт pax. 10, 11

Кт субрах. 711;

Д-т субрах. 811

К-т субрах. 401;

б) на суму зносу об'єкта

Дтрах. 10, 11

Кт субрах. 131, 132;

— у випадках, коли під час інвентаризації виявлено, що були проведені капітальні роботи з реконструкції або модернізації об'єктів (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень Та ін), не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно комісія повинна встановити винних осіб та причини, з яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку. На суму збільшення балансової вартості об'єкта складають бухгалтерське проведення:

Дт pax. 10, 11

Кт субрах. 401;

— втрати засобів від псування, крадіжок, недогляду, халатного ставлення, аварій з вини окремих осіб відшкодовуються винними особами за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей відповідно до постанови Кабінету Міністрів України бід 22.01.1996 р. № 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей" № 217/95—BP (див. розділ 4.3).

Збитки від втрати, розкрадання, нестачі, знищення (псування) алмазних інструментів визначаються у подвійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Збитки від нестачі (втрати, псування, знищення тощо) музейних експонатів визначаються за оцінкою, проведеною експертами з урахуванням історико-художньої цінності експонатів. Якщо ці експонати містять дорогоцінні метали (золото, срібло, платину та інші метали платинової групи),— за оцінкою експертів і подвійним розміром вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами на день виявлення завданих збитків. Музейні експонати, що містять дорогоцінне каміння, ювелірні та побутові вироби, виготовлені з використанням дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, оцінюють у потрійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Із загальної суми стягнення з винних відповідальних осіб здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Ці операції оформляють такими бухгалтерськими записами:

а) на залишкову (балансову) вартість відсутніх, зіпсованих або знищених цінностей

Дт субрах. 401

Кт pax. 10, 11;

б) на суму-зносу Вказаних цінностей заданими обліку

Дт Субрах. 131, 132

Кт раХ. 10, 11;

в) на Суму відшкодування, віднесену на винних осіб

Дт субрах. 363

Кт субрах. 711;

— втрати основних засобів у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, а також втрати від пожежі або стихійного лиха зараховуються на зменшення фінансування (лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів Для недопущення фактів втрат у подальшому) у такому порядку:

а) за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми з кожного випадку недостач або псування матеріальних цінностей — відповідно з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;

б) за кошторисами установ, що утримуються за рахунок бюджету:

— на суму до 2500 грн. включно за кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей — з дозволу керівника установи;

— на суму від 2500 до 5000 грн. включно — з дозволу керівника вищої установи;

— на суму понад 5000 грн. — з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад (за підпорядкуванням).

При списанні основних засобів за рахунок установи складають бухгалтерські проведення:

а) на залишкову вартість

Дт субрах. 401

Кт pax. 10, 11;

б) на суму зносу

Дт субрах. 131, 132

Кт pax. 10, 11.