2. Инструменты управленческого контроля
В специальной литературе по менеджменту существуют разные подходы к классификации средств управленческого контроля. На практике всю совокупность инструментов контроля делят на такие группы:
1) инструменты финансового контроля;
2) инструменты операционного контроля;
3) инструменты контроля поведения рабочих в организации.
Финансовый контроль. Составляющими финансового контроля (см. рис.7.3.) как целостной системы выступают:
- финансовый анализ;
- бюджетирование;
- аудит.
Данный вид контроля показывает насколько устойчивым является финансовое положение фирмы.
Рис. Основные составляющие финансового контроля
Финансовый анализ также можно рассматривать как сложную подсистему. Основными инструментами финансового анализа являются:
- анализ финансовой отчетности организации;
- анализ финансовых коэффициентов;
- анализ безубыточности.
Анализ финансовой отчетности организации. Для оценки и контроля деятельности организации широко применяют такие документы финансовой отчетности:
1) баланс;
2) отчет о прибыли и убытках;
3) отчет о движении денежной наличности.
Анализ финансовых коэффициентов. Большинство важных для управления данных представлены не абсолютными показателями стоимости активов, пассивов, объемов получаемой прибыли, а относительными показателями. Относительные показатели позволяют обнаружить ключевые взаимосвязи, осознать сущность явлений, проанализировать разные аспекты деятельности организации.
Менеджеры должны уметь "читать" финансовую отчетность, сопоставлять показатели эффективности с предыдущими результатами организации или отраслевыми стандартами.
Бюджетирование. В процессе планирования руководство распределяет финансовые ресурсы организации между отдельными ее подразделами. С точки зрения контроля менеджмент интересует, насколько эффективно эти ресурсы используются в подразделениях. Вот почему одним из основных средств планирования и контроля за деятельностью подразделений в организации является бюджетирование. Бюджетами определяются как плановые, так и фактические показатели затрат (денежные средства, активы, сырье и ресурсы, заработная плата) структурных единиц организации.
Бюджет составляется для каждого отдела или подразделения организации независимо от размеров на весь период исполнения ими рабочего задания, программы или функции. Бюджетное планирование предполагает, что каждое подразделение организации необходимо рассматривать как центр ответственности. Руководитель каждого подразделения принимает на себя ответственность за выполнения его бюджета. Топ-менеджеры разрабатывают бюджеты для всей организации, а менеджеры среднего звена работают с бюджетами своих отделов.
Аудит - это независимая формальная верификация финансовых отчетов и операционных видов деятельности организации. Аудит должен удостоверить, что информация по контролю деятельности организации предоставляет истинное представление о фактическом состоянии дел. Выделяют внешний и внутренний аудит.
Внешний аудит проводится внешней независимой аудиторской организацией и направлен на проверку финансовой отчетности.
Внутренний аудит проверяет не только финансовую отчетность. Он дополнительно оценивает операционную деятельность организации и обрабатывает рекомендации относительно ее усовершенствования.
Обязательными направлениями аудиторской проверки, как правило, являются:
- денежные средства; поступления; проверка баланса; запасы; основные фонды; кредиты; доходы и затраты.
Инструменты операционного контроля. На практике широко используют такие инструменты операционного контроля:
- график Г.Гантта;
- сетевые графики;
- методы управления запасами;
- методы контроля качества.
График Гантта - это инструмент разработки графиков производственных процессов и контроля за них выполнением. График дает возможность производственному менеджеру быстро оценить состояние производственного процесса (какие процессы завершены, а какие - нет).
Рис. График Гантта относительно выполнения работ по изготовлению письменных столов