28

1. Теоретичні аспекти контролю грошових коштів у касах підприємств

1.1 Економічна сутність контролю грошових коштів у касах підприємств на сучасному етапі розвитку ринкових відносин

Усі підприємства згідно із законодавством зберігають свої кошти в банках. Для здійснення операцій з готівкою на підприємствах створюються каси.

Каса підприємства — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі і зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

У касі підприємства можуть зберігатись такі цінності: - грошові кошти у національній та іноземній валютах;

- грошові документи (путівки в будинки відпочинку та санаторії, проїзні квитки, марки державного мита, поштові марки);

- бланки суворої звітності;

- цінні папери, придбані у інших підприємств.

Грошові кошти в касі є готівкою, що використовується підприємством для виплати заробітної плати, відряджень працівникам, дивідендів власникам, проведення розрахунків з постачальниками та ін.

Вільні грошові кошти підприємств повинні обов'язково зберігатися в банку, причому підприємство самостійно обирає установу банку, в якому зберігає гроші. Готівку, необхідну для забезпечення господарської діяльності, підприємства зберігають у своїх касах. Частина грошових коштів видається під звіт співробітникам підприємства для витрат, що виникають у зв'язку з виконанням доручень адміністрації.

Кошти у валюті іноземних держав обліковуються окремо за кожною валютою, але водночас робиться їх перерахунок на національну валюту України за курсом, встановленим НБУ на дату операції або звітності. Необхідність такого перерахунку пов'язана з тим, що грошовий вимірювач у бухгалтерському обліку виступає як узагальнюючий методичний прийом. Бухгалтерський баланс всіх підприємств України складається тільки в одній валюті, тобто у гривнях.

Касові операції — це операції, пов'язані з прийманням, зберіганням, видачею готівки касами банків, підприємств, організацій тощо.

До касових операцій належать операції, пов’язані з одержанням і витратою готівки безпосередньо із каси підприємства.

Підприємства можуть мати в касі готівку в межах ліміту залишку готівки. Ліміт залишку готівки – це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства на кінець дня.

Готівку зверх ліміту касир повинен здати в банк по заяві на переказ готівки. В касі можуть зберігатись кошти зверх ліміту тільки при видачі оплати праці, допомоги протягом 3-х робочих днів, включаючи день одержання готівки з банку на підставі грошового чеку. Протягом одного дня одне підприємство (підприємець) може розраховуватись з іншим підприємством (підприємцем) за одним або кількома платіжними документами в межах граничної суми готівкового розрахунку. Така сума встановлюється відповідною постановою Правління НБУ. Видача готівки в підзвіт проводиться за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданими підзвітними сумами.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Готівка". Рахунок 30 "Готівка" має такі субрахунки:

301 " Готівка в національній валюті";

302 " Готівка в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Готівка" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства. Облік касових операцій ведеться в журналі 1 по кредиту рахунка 30 та відомості 1.1 по дебету рахунка 30. Записи до журналу 1 проводять щоденно на підставі звіту касира. Для групування однорідних операцій, а також для записів в інші журнали-ордери можуть бути складені аркуші-розшифровки окремо по дебету і кредиту рахунка 30. В кінці місяця підраховують підсумки в цілому по журналу та кредитовий оборот переносять у Головну книгу.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. № 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Розрахунки готівкою проводяться із застосуванням типових первинних документів, а саме: прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера, підписаного головним бухгалтером, або його заступником і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і кассиром.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером, який підписується керівником і головним бухгалтером підприємства. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документа, який засвідчує особу утримувача та містить фотокартку, особистий підпис власника. Видача коштів з каси не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з кассира.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів - до трьох років.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання та видача коштів за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за розрахунково-платіжними відомостями.

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформляє об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, сума цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Листки Касової книги мають бути завчасно пронумеровані, прошнуровані й опечатані печаткою. Кількість листків у Касовій книзі засвідчується підписами керівника підприємства і головного бухгалтера і скріпляється печаткою. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір. Другий (відривний) листок книги служить звітом касира, який наприкінці дня разом з доданими документами надається бухгалтеру (під розписку в касовій книзі) для перевірки правильності записів і виведених залишків грошових коштів на кінець дня.

Внутрішні та зовнішні контролюючі органи повинні проводити контроль за веденням операцій з грошовими коштами.

Ревізія грошових коштів попри зовнішню нескладність, відносно невелику кількість документів, що підлягають перевірці та невеликий час, який на неї затрачається – є дуже важливою. Навіть незначні на перший погляд порушення, виявлені ревізією, при більш детальному опрацюванні можуть свідчити про досить суттєві зловживання і вказувати на загальний стан облікової служби підприємства.

Порушення виявлені при ревізії грошових коштів, можуть вказати на подальші напрямки перевірок і зорієнтувати подальші напрямки перевірочної роботи.

Здійснюючи ревізію на підприємстві перевіряючий повинен з’ясувати:

– стан контролю на підприємстві за рухом і збереженням грошових коштів та інших цінностей;

– забезпечення умов зберігання готівки та інших цінностей;

– забезпечення контролю за отриманням грошей;

– дотримання порядку документального оформлення надходження грошей в касу та їх видачу;

– своєчасність оприбуткування грошових коштів;

– дотримання ліміту каси та умов видачі грошей під звіт;

– стан обліку касових операцій;

Для цього ревізор повинен вивчити наступні питання:

– наявність на підприємстві налагодженої системи проведення раптових перевірок каси;

– наявність наказу керівника, який встановлює періодичність перевірок;

– надання права підпису касових документів іншим особам, крім головного бухгалтера та керівника.