26. Правила оформлення сторінки документа. Вимоги до тексту документа.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм.

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире. Назва виду документу - один з обов'язкових реквізитів. Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу. Датою документа може стати або день підписання, або день затвердження, або час здійснення зафіксованих у них вчинків.

Реквізити документа:

• Державний герб.

• Емблема організації,

• Зображення державних нагород.

• Код підприємства, установи або організації.

• Код форми документа

• Назва структурного підрозділу.

• Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону 

• Назва виду документа.

• Дата.

• Індекс (номер) документа.

• Посипання на індекс та дату вхідного документа.

• Гриф обмеження доступу до документа.

• Адреса

• Резолюція.

• Заголовок до тексту.

• Текст.

• Відмітка про наявність додатків.

• Підпис.

• Гриф погодження

• Печатка.

• Відмітка про за свідчення копій.

• Прізвище виконавця та його номер телефону

• Відмітка про надходження.

Текст документа повинен відповідати таким вимогам:

а) вірогідність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

27. Логічні елементи тексту документа. Рубрикація тексту.

Логічні елементи:

• Вступ, зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

• Доказ, викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

• Закінчення, формулюється мета заради якої складено документ. Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту, його обсягу тематики і призначення. Найпростішою рубрикою є абзац. Абзац служить показником переходу від однієї думки до іншої, він може охоплювати кілька речень, які зв’язані в одну складну думку. Абзацне членування нерідко поєднується з нумерацією