4.2. Напрями вдосконалення методики аналізу амортизації

Одним із напрямків вдосконалення організації та методики аналізу кредитних операцій промислових підприємств традиційно вважається розробка пакетів програм щодо автоматизації цього процесу. Аналітичні дослідження фінансового стану та результатів діяльності підприємства доцільно здійснювати за допомогою пакету електронних таблиць Microsoft Excel для Windows. Програма є універсальною і простою та використовується для автоматизованого виконання різноманітних аналітичних, статистичних, фінансових та інших розрахунків, створення на їх підставі графіків, діаграм, тощо. З допомогою програми можна створювати електронні таблиці, рахунки-фактури, та інші форми первинних бухгалтерськіх документів та фінансової звітності.

В програмі Excel є достатньо великий набір інструментів для швидкого створення електронних таблиць та звітів. З допомогою програми можна виконувати наступні дії:

• створення електронних таблиць-розрахунків за допомогою формул та вбудованих функцій;

• форматування числових та текстових значень;

• створення форм документів [32; 125-127].

Окрім того, Excel пропонує засоби, що спрощують підрахунок результатів в формулах та форматування таблиць:

• майстер функцій допомагає обрати потрібну для підрахунків функцію;

• функція автоформатування спрощує форматування електронної таблиці.[38; 215-220]

З метою автоматизації аналітичних розрахунків показників фінансового стану та результатів діяльності в першу чергу необхідно в книзі Excel створити на окремих сторінках форми звітності підприємства, дані яких є джерелом інформації для аналізу діяльності підприємства за його напрямами:

• Баланс (Звіт про фінансовий стан) (форма № 1);

• Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) (форма № 2);

• Звіт про рух грошових коштів (форма № 3);

• Звіт про влансий капітал (форма № 4);

• Примітки до річної фінансової звітності (форма №5);

• Звіт за сегментами (форма № 6)

У МS ЕхсеІ є такий тип файлу, як робоча книга, що складається з робочих листів і макросів. Вона спрощує роботу з кількома докумен­тами завдяки швидкому доступу до кожного листа через ярлики в його нижній частині, даючи змогу працювати з листами, що інформаційно поєднані в одну руну. Робочий лист має табличну структу­ру і складається з 256 стовпців і 16384 рядків. Перетин рядка та стов­пця утворюють комірку (клітинку) таблиці, на яку можна посилатися, ідентифікуючи комірку за її координатами. Існують два варіанти ад­ресації комірки: абсолютна й відносна. Кожна комірка може мати значення, що належать до одного з таких типів: числові значення (у відсотковому форматі, грошовому або загальному; з розділеними групами розрядів; від'ємні числа, дроби); текстові значення; дати та часи доби; примітки для користувачів; формули та інші документи. Формули складаються з операндів, з'єднаних знаками арифметич­них операцій, функцій (фінансові, математичні, статистичні, логічні тощо).

Використання робочої книги МS ЕхсеІ дає змогу автоматизувати виконання різноманітних розрахунків, а також забезпечує інтерак­тивний зв'язок між даними різних документів, створених на робочих місцях. За допомогою програми МS ЕхсеІ у складі пакета МS Office можна вирішити питання з ведення бухгалтерського обліку, складання форм фінансової звітності та подальшого аналізу отриманих результатів.

Опанувати можливості МS ЕхсеІ і набути відповідних практич­них навичок можна в таких двох формах:

• створювати відповідні книги ЕхсеІ, тобто самостійно вводити потрібні формули для розрахунків;

• працювати з уже створеними робочими книгами МS ЕхсеІ тоб­то лише вводити нові вихідні дані та аналізувати проміжні та кінцеві результати.

В таблицю можна вводити будь-яку інформацію: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.[33; 122-125]

Аналіз, який проводиться в книзі МS ЕхсеІ, опрацювання даних характеризує наступною послідовністю робіт:

1. Внесення даних. Вносимо дані з чотирьох форм звітності на чотири окремі листи. Оскільки структура форм "Баланс" і "Звіт про фінансові результа­ти" для всіх підприємств однакова, немає потреби створювати їх на кожному листі окремо, або копіювати з листа на лист.

2. Комірки. Назви комірок. Комірка – це основний елемент електронної таблиці, тільки в ній може міститись інформація. Посилання одночасно визначає комірку , або групу комірок робочого листа. Посилання вказують, в яких комірках знаходяться значення, яке потрібно використати в формулі. За допомогою посилань можна використати в формулі дані, які знаходяться в різних місцях робочого листа, а також використати значення однієї комірки в декількох формулах.

3. Формули. Копіювання і перенесення формул. Обробка введених даних в ЕхсеІ здійснюється за допомогою апарату формул і функцій. За їх допомогою можна додавати, множити, ділити числа, добувати квадратні корені, обчислювати синуси і косинуси, логарифми та експоненти. Окрім обчислення з окремими числами, можна обробляти рядки, або стовпчики таблиці, а також блоки комірок, зокрема, знаходити середнє арифметичне, максимальне і мінімальне значення, середньоквадратичне відхилення, найбільш імовірне значення. Формулою в ЕхсеІ називають послідовність символів, яка починається зі знаку „=”. В неї можуть входити дані, посилання на комірки, імена, функції або оператори. Результатом обчислення формули є нове значення, обчислення за наявними даними. Якщо змінюється значення в комірках, дані з яких використані формули, то результат зміниться автоматично. Після того як формула введена в комірку її можна перенести, скопіювати, або розповсюдити на блок комірок.

4. Формати даних. Дані в ЕхсеІ виводяться на екран у певному форматі. Для відображення даних можна використовувати вбудовані формати ЕхсеІ, або створити новий формат.

5. Функція. Функції в ЕхсеІ використовують для виконання стандартних обчислень. Дані, які використовують для обчислення функцій, називають аргументами. Значення, які повертають функції в якості відповіді, називають результатами. Окрім вбудованих функцій можна використовувати власні функції.

6. Захист даних. ЕхсеІ надає можливість захисту інформації, обмеження доступу, що на сьогоднішній день є дуже важливим, адже несанкціонований доступ може зіпсувати інформацію, змінити робочі листи програми.[38; 323]

Після здійснення всіх послідовних дій програма в ЕхсеІ буде написана і є можливість аналізувати фінансову звітність за попередньо вказаним методом.

З метою максимальної автоматизації розрахунків, числові дані у створені форми необхідно вносити за допомогою формул та функцій програми Excel. Після створення перерахованих раніше форм звітності, в програмі виконується створення таблиць аналітичних розрахунків.

Кожна з аналітичних таблиць передбачає виконання розрахунків за допомогою формул та функцій програми, які будуються на даних, які внесені у звітні форми, що створені у робочій книзі Excel.

Таким чином, значна частина аналітичних робіт на підприємстві може здійснюватись за допомогою пакету електронних таблиць Microsoft Excel для Windows, що дозволяє підвищити ефективність праці працівників за рахунок зменшення обсягів ручною праці при здійсненні аналітичних розрахунків та досліджень.[33; 258-260]

Проте кожне велике підприємство являє собою складний сформований організм з великою кількість усталених інформаційних потоків, конкретним розподілом функцій між персоналом управління, особливостями виробничого процесу, своїми методиками планування і обліку затрат, схемами внутрішньозаводського обліку тощо. Дана система прагне стану спокою та відштовхує будь-які зовнішні впливи. Тому для таких підприємств необхідно не тільки і не стільки впровадження сучасних концепцій виробничого і фінансового менеджменту, скільки досить важкий шлях переходу підприємства зі стану "неефективного управлінського спокою" до використання в щоденній діяльності сучасних ефективних концепцій та стандартів ERP, MRPІІ, MES, APS, BSC тощо.