Розділ 2 аналіз роботи, яка була виконана під час проходження виробничої практики у відділі державної виконавчої служби бердичівського міськрайонного управління юстиції

1. Аналіз нормативно – правової документації, що має право видавати відділ Державної виконавчої служби Бердичівського міськрайонного управління юстиції

Державна виконавча служба Бердичівського міськрайонного управління юстиції має право видавати такі документи:

1. довідки, довідки – розрахунки;

2. акти;

3. попередження;

Довідка - документ інформаційного характеру, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або обставин. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки, що складаються на вимогу фізичної особи, про підтвердження певних фактів, в тому числі щодо одержання, перерахування (стягнення) коштів, скріплюються печаткою та повинні містити такі обов'язкові реквізити: дата видачі і номер довідки, прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видається довідка, призначення довідки (куди подається).

Довідки службового характеру складаються, як правило, на запит іншого структурного підрозділу органу юстиції або органу державної виконавчої служби. Такі довідки повинні об'єктивно відображати стан справ та ґрунтуватися на перевірених фактах [10].

Текст довідки починається з назви виду документа (довідка) та найменування органу державної виконавчої служби, в якому її складено.

Необхідно пам'ятати, що акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує певні встановлені факти або події.

Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка посадової особи.

Після слова "складений" перелічуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим зазначається прізвище голови, прізвища інших членів комісії проставляються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладаються мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.

В кінці акта (перед підписами) повідомляються відомості про кількість примірників акта і вказується місце їх зберігання [10].

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.

За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх при його складанні її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

Особливістю попередження є те, що воно видається державним виконавцем у разі неналежного виконання боржником своїх обов'язків, даним документом сторона попереджається про кримінальну відповідальність у разі, якщо боржником не виконуються передбачені законом обов'язки.

Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати надходження документа.

Загальні строки виконання визначаються діючим законодавством. Індивідуальні строки виконання встановлюються резолюцією керівництва на самому документі і не можуть перевищувати загального строку [10].

Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених в органі державної виконавчої служби та від дати реєстрації (обліку) - для вхідних документів. Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. При цьому позначка «До справи», дата і підпис керівника проставляються, як правило, у нижньому лівому вільному від тексту куті першої сторінки документа, який свідчить про його виконання. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться [10].

Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів органу юстиції зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

З метою підвищення оперативності пошуку документів на корінцях обкладинок справ (нарядів) зазначаються індекси за номенклатурою та рік їх формування.

Закінчені діловодством справи згідно з номенклатурою розміщуються діловодом у робочій кімнаті так, щоб справи кожного структурного підрозділу (якщо такі входять до складу органу державної виконавчої служби) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів органу юстиції зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. З метою підвищення оперативності пошуку документів на корінцях обкладинок справ (нарядів) зазначаються індекси за номенклатурою та рік їх формування. Закінчені діловодством справи згідно з номенклатурою розміщуються діловодом у робочій кімнаті так, щоб справи кожного структурного підрозділу (якщо такі входять до складу органу державної виконавчої служби) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень. При оперативному зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись усіх застережних заходів, що забезпечують повноту їх збереженості. У робочій кімнаті справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються [10.

Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах тощо) забороняється.

Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби і покладається на одного з працівників органу державної виконавчої служби, про що керівником цього органу видається відповідний організаційно - розпорядчий документ.

Зазначена особа забезпечує ведення реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, про що обов'язково указується в її посадовій інструкції [10].

До реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, вноситься інформація за один календарний рік.