2.5. Рішення

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій

міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох взаємозв'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: "колегія (міська чи наукова рада) вирішила". При цьому слово "ВИРІШИЛА" друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі вимоги. По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не дозволяти іншого тлумачення. Необхідно уникати неконкретних виразів типу "підняти", "підвищити", "посилити", "поліпшити", "вжити заходів", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання утруднена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

3. Укладання обліково-фінансових документів

При здійсненні будь-яких фінансово-облікових операцій в організаціях обов’язковим є підтвердження їх відповідними документами.

Це дозволяє забезпечити:

Повну схоронність грошей і цінностей.

Точне виконання фінансових, банківських операцій.

Своєчасне відображення виробничих операцій.

Запобігання фінансових порушень і зловживання.

Можливість документального обґрунтування відповідності службових осіб.

Складання бухгалтерської звітності.

Право здійснення грошово-розрахункових операцій.

Обліково-фінансові документи забезпечують: точність виконання фінансових операцій, дають можливість складати звіти, проводити банківські, фінансові, господарські операції, забезпечують схоронність матеріальних цінностей та грошових засобів, дають можливість при необхідності притягнути до відповідальності керівника та бухгалтерських працівників.Фінансово-облікова документація відзначається високим рівнем стандартизації. В основному використовують стандартизовані форми, з якими легше працювати, які вимагають менше часу для складання і такі документи легше контролюються.

Фінансово-облікова документація є документами сурової звітності, на підставі якого порушують адміністративно-судову чи кримінальну, судову справу.

До обліково-фінансових документів належать: акт, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, розписка службового характеру, довіреність, наряд, табель обліку робочого часу, накладна, трудова угода, різноманітні види актів та ін.

3.1. Довіреність. Це стандартний документ, який складається на спец бланку і вважається документом суворої стандартизації, а тому списується кожен бланк документа за спец актом. Види: одноразова (разова), спеціальна (представництво в органах суду від імені організації, виконання банківських операцій від імені організації чи господарських операції – отримання товарно-матеріальних цінностей), загальна (на право управління майном: продаж автомобіля, приміщення, обладнання чи устаткування).

Реквізити: 1) назва документа, серія, №, дата видачі 2) назва організації, яка видає документ (вказують ПІБ і паспортні дані особи, якій видають довіреність), 3) назва організації, в якій будуть виконуватись дії за довіреністю. Якщо це отримання матеріальних цінностей, то вказують їх точну назву, кількість, одиниці виміру, ціну за одиницю виміру та загальну суму. У довіреності обов’язково повинен бути зазначений термін дії документа. Повинен бути зразок підпису особи, якій видано документ. Цей зразок засвідчує керівник і головний бухгалтер організації. Прикладається гербова печатка. Довіреність фіксується у спец журналі і подальшому списується кожен бланк документа. Таким чином довіреність – це стандартний обліково-фінансовий документ, за допомогою якого організація передає своє право насамперед на отримання товарно-матеріальних цінностей в інших організаціях, на право управління майном організації, представництво в органах суду від імені організації або виконання банківських операцій від імені організації.

3.2.Трудова угода. Складається з особами, які не входять в штат організації, або з особами, які входять до штатного складу, але виконання робіт за трудовою угодою не є їх посадовими обов’язками.

Реквізити: 1) назва документа 2) номер при потребі (якщо багато угод) 3) дата 4) місце видання 5) назви сторін: з однієї сторони виступає керівник (ПІБ, його повноваження), з іншої – особа, що працює з трудовою угодою (ПІБ, паспортні дані, домашня адреса) 6) предмет угоди (виконання перекладів, встановлення сантехніки та ін.) 7) зобов’язання організації: створити нормальні умови праці й виробничу обстановку; забезпечити всім необхідним для виконання робіт за трудовою угодою; вчасно і у зазначеному розмірі виплатити зарплату за трудовою угодою (розмір і порядок виплати зарплати); ознайомити з вимогами до виконуваних робіт; представникові організації вчасно прийняти виконані роботи (складається акт, що підписується обома сторонами) 8) зобов’язання особи, яка працює за трудовою угодою: вчасно, якісно, тобто в зазначений термін виконати роботи за даним документом і здати їх представникові організації. 9) порядок розгляду суперечок, 10) термін дії документа, 11) порядок і розмір виплати зарплати за трудовою угодою, 12) юридична адреса організації, 13) підпис керівника, 14) печатка, 15) домашня адреса і підпис особи, яка працює за трудовою угодою

3.3. Накладна. Види: податкова, товарно-транспортна. Окремо виділяють зовнішню та внутрішню. За допомогою накладної оформлюють пересування вантажів, передачу і прийняття товарно-матеріальних цінностей. Накладну складають у декількох примірниках. Підписує керівник, головний бухгалтер та особи, хто передав і прийняв матеріальні цінності. Прикладають печатку.

Відомість

Накладна — обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі ре¬квізити:

1. Назва підприємства (організації), що видає накладну (вгорі зліва).

2. Гриф затвердження керівником підприємства (організації) (вгорі справа) — підпис, печатка. 3. Назва виду документа, номер. 4. Мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей. 5. Дата. 6. Кому й від кого передані матеріальні цінності.

7. Трафаретизований текст (таблиця із даними).

8. Підпис матеріально відповідальної особи, що проводила пе¬редачу матеріальних цінностей (відправника). 9. Підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла мате¬ріальні цінності (одержувача).

3.4. Акт - це офіційний документ правової чинності, що констатує ( підтверджує ) певні факти, події, пов’язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств чи їх структурних підрозділів.

Акт складають у таких випадках: прийняття матеріальних цінностей; передача справ від однієї особи до іншої, проведення перевірок, обстежень, ревізій, проведення випробувань нових виробів, нової техніки, при аваріях, прийняття будівель, споруд, техніки після кап ремонту та ін. Акт має затверджену форму, як правило, складається комісією, що може бути тимчасовою або постійно діючою. Комісія складається за наказом керівника (при проведенні інвентаризації на виробництві).

Реквізити: 1) затвердження 2) назва документа 3) номер при потребі 4) дата, 5) місце видання, 6) заголовок до тексту (списування матеріальних цінностей) 7) текст, який складається з двох частин: 1. Вступна – у ній констатують основні факти (склад комісії, в присутності кого проведена перевірка, ревізія, обстеження, на підставі чого складається акт). 2. Основна – зазначають мету, зміст роботу, яка проведена і обов’язково роблять висновки. 8) додаток при потребі, 9) підпис (комісія: голова і члени комісії в алфавітному порядку) 10) печатка при потребі 11) ознайомлення при потребі.

Для об’єктивного відображення (фіксування ) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом .

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається :

1.Приймання — передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2.Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3.Проведення випробовувань нової техніки чи обладнання.

4.Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5.Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6.Нещасний випадок( травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7.Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівництвом закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

1.Автор документа – підпорядкування міністерству(якщо є), повна назва установи, закладу, відомства(ліворуч, якщо є п.2, в іншому разі – посередині).

2.Затвердження – посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч).

3.Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4.Місце укладання(праворуч).

5.Назва документа( посередині з великої літери) та номер.

6.Заголовок («про...»)

Констатуюча частина

7.Текст:

-підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

-якщо акт укладено комісією , то замість слова «присутні» пишуть «голова комісії» з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

-виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

8.Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9.Додатки до акта ( кількість примірників і сторінок).

10.Підписи голови, членів комісії, присутніх( у разі потреби) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта, він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду . Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші і додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

3.5. Договір – це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами і організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає такі договори: поставки купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції позики, наймання житлового приміщення, підряду.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1.Назву документа;

2.Зазначення місця укладання й дати;

3.Вступну частину (точні й повні назви сторін, їх пред¬ставників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють);

4.Зміст договору;

5.Термін виконання договору;

6.Кількісні та якісні показники продукції;

7.Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми;

8.Порядок виконання роботи;

9.Порядок розрахунків між сторонами;

10.Додаткові умови до договору;

11.Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору;

12.Порядок і місце розв'язання суперечок;

13.Загальний термін дії договору;

14.Юридичні адреси сторін, що укладають договір;

15.Власноручні підписи сторін;

16.Печатки установи або обох сторін, які укладають договір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

3.6. Різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерському обліку, банковій системі – це відомість. Відомості бувають платіжні, накопичувані, на виплату пенсій, заробітної плати, а також шляхові, контрольні, пересильні, зведені.

Реквізити відомості:

Назва підприємства, організації, де складається відомість. Вид відомості. Дата складання. Кому призначена виплата. Порядковий номер, прізвище, ім’я, по батькові, сума, підпис особи. Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка склала відомість та її підпис