7.3. Складання описів справ

За результатами експертизи цінності в установі складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Рекомендується також складати окремі описи на справи, що містять специфічні, характерні лише для даної установи документи (судові, слідчі справи, наукові звіти за темами, раціоналізаторські пропозиції тощо).

Опис справ є водночас обліковим документом і довідником щодо змісту документів. Він закріплює систематизацію справ шляхом присвоєння кожній з них індивідуального номера, розкриває завдяки заголовку справи її склад і зміст. Складання описів - це завершальний етап роботи з документами в установі.

Під час складання описів дотримуються таких вимог:

o заголовки справ вносяться до опису справ відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

o кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожні том або частина вносять до опису під окремим номером);

o порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

o графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

o у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

o графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у Справі.

Справи кожного року складають річний розділ опису. Під час розподілу справ відповідно до схеми систематизації слід дотримуватися таких правил:

o справи відносяться до того року, в якому їх розпочали у діловодстві або в якому вони надійшли до установи (структурного підрозділу) з іншої установи (структурного підрозділу) для продовження;

o плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати складання; перспективні плани відносять до початкового року їх дій, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

o справи, які розпочато в одному структурному підрозділі і передано для продовження до іншого підрозділу, відносяться до того підрозділу, в якому їх завершено.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначають: "Документи з цього питання див. також у розділі за _ рік, № _", а графи 4,5 опису не заповнюють.

Розрізняють описи справ структурних підрозділів та зведені описи справ установи.