Порядок уведення інструкції з діловодства в дію

Інструкцію з діловодства, так само як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони є самостійним документом, затверджує керівник установи спеціальним наказом (див. додаток 16). У наказі встановлюють строк уведення зазначених документів у дію, перелічують заходи, яких у зв'язку з цим має вжити служба діловодства, зазначають посадову особу, відповідальну за впровадження даних документів у практику роботи. Після затвердження інструкції з діловодства необхідно організувати вивчення її всіма працівниками установи, які готують документи і працюють з ними.

До інструкції з діловодства мають вноситися відповідні поправки, зокрема в таких випадках: у разі внесення змін до загальнодержавних нормативно-правових актів з діловодства, стандартів, на підставі яких вона розроблялася, при зміні технології роботи з документами в установі, наприклад впровадженні електронного документообігу.

Розроблення тимчасової інструкції з діловодства

Якщо в установі не встановлено жодних правил щодо роботи з документами, то спочатку може бути розроблений невеликий за обсягом документ, що висвітлює основні, принципові положення. Його зазвичай називають тимчасовою інструкцією з діловодства, яку також затверджує керівник установи, зобов'язуючи всіх працівників дотримуватись її норм. У подальшому з урахуванням зауважень, доповнень, уточнень, які виникнуть у процесі впровадження тимчасової інструкції з діловодства, на її основі може бути підготовлена постійна інструкція з діловодства.

1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів

Однією з функцій служби діловодства є вдосконалення форм і методів роботи з документами. Задля її реалізації має бути розроблена низка внутрішніх нормативних документів, зокрема табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів, які затверджує керівник установи. Ведення цих документів, тобто внесення до них змін та контроль за їх застосуванням, також покладається на службу діловодства.

Розроблення табеля форм документів

Табель форм документів - це перелік дозволених для застосування уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності установи, з характеристикою їх статусу, етапів підготовки і проходження.

Табель форм документів нормативно закріплює склад документів, застосовуваних в установі, та процедуру їх підготовки.

Розроблення табеля дає можливість вирішити одночасно кілька завдань, зокрема:

o оптимізувати склад форм документів, що застосовуються в установі, та закріпити їх в єдиному нормативному документі;

o класифікувати форми документів за функціями і завданнями управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);

o уніфікувати склад і форми управлінських документів, зменшити кількість форм документів, застосовуваних в установі, вилучити з них показники, що дублюють один одного;

o уніфікувати та нормативно закріпити процедури підготовки (або її окремі найважливіші етапи) управлінських документів в установі;

o упорядкувати документальну базу установи з метою підвищення ефективності використання в управлінській діяльності інформаційних технологій.

Табель виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді назви форм документів, використовуваних у процесі діяльності установи. Це сприяє оперативному пошуку необхідних форм документів, а також контролю за діяльністю виконавців, виключаючи при цьому можливість появи непередбачених форм документів.

Табель форм документів складається у формі таблиці та містить графи, в яких зазначають відомості, що характеризують форму документа за різними параметрами.

Робота з підготовки табеля форм документів включає кілька етапів.