Розділ 6. Організація документів у діловодстві

Організація документів у діловодстві - це сукупність видів робіт, що забезпечують облік і систематизацію документів, формування й оформлення справ у діловодстві та їх передавання до архіву установи відповідно до вимог нормативно-правових актів Держкомархіву.

Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ і формування справ.

6.1. Номенклатури справ

Злагоджена робота управлінського апарату, оперативність та якість вирішення питань, а також діяльність установи загалом значною мірою залежать від організації зберігання документів, зокрема від їх систематизації та класифікації. Швидкий пошук потрібних документів можливий лише за умови їх чіткої науково обґрунтованої класифікації. Вона позначається також на подальшому зберіганні документів та користуванні ними в архівах.

Найпростіша класифікація документів - це їх групування у справи. У свою чергу, справа - це сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці) [33, с. 6].

Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів по справах, є номенклатура справ, тобто обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання [33, с. 10].

Назва справи, включеної до номенклатури, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

Головним призначенням номенклатури справ є:

o розподіл виконаних документів по справах;

o систематизація справ;

o закріплення індексів справ;

o встановлення строків зберігання справ;

o складання описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про вилучення справ для знищення;

o облік справ тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання;

o можливість побудови довідкової картотеки на виконані документи.

Номенклатура складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видами, а також їх відбору для внесення до Національного архівного фонду (далі - НАФ).

Існують три види номенклатур справ:

o типова номенклатура справ;

o примірна номенклатура справ;

o індивідуальна номенклатура справ конкретної установи. Типова номенклатури справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи.

Примірна номенклатури справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою.

Примірні та типові номенклатури справ розробляються міністерствами, комітетами, іншими органами й установами, які мають мережу підвідомчих установ, з метою уніфікації, групування типових для цих установ документів, уніфікації заголовків справ, встановлення для них єдиних строків зберігання.

Примірні номенклатури справ мають рекомендаційний, а типові - обов'язковий характер.

Примірні та типові номенклатури справ, складені для установ, у діяльності яких створюються документи НАФ, обов'язково погоджуються з архівними установами. Примірну номенклатуру справ для підприємств, установ, організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ, наведено в додатку 74.

Кожна установа повинна мати індивідуальну, тобто власну, конкретну номенклатуру справ.

За умови існування типової або примірної номенклатури справ для даної категорії установ їх використовують як посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ установи.

у цьому випадку до індивідуальної номенклатури справ установи переносяться з типової або примірної номенклатури справ заголовки справ, які передбачається завести в діловодстві установи, конкретизовані з урахуванням її специфіки, а також строки зберігання справ.

Окрім цього, розрізняють номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену. Номенклатури справ структурних підрозділів забезпечують порядок формування та облік справ у діловодстві конкретних підрозділів.

Зведена номенклатура справ відбиває склад документів усієї установи і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.