3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами

Ефективне використання інформації для прийняття рішень в установах забезпечують пошукові системи за документами (бази даних про документи установи). Інформація про документи, зазначена під час їх реєстрації, надходить до пошукової системи, до якої входять картотеки і класифікаційні довідники.

Служба діловодства і секретар (у невеликих установах) за допомогою бази даних зобов'язані забезпечити в разі потреби швидкий пошук даних про те, у кого, де, на якій стадії підготовки перебуває будь-який документ, в яких документах можна знайти інформацію з певного питання.

Обов'язкова умова організації пошукової системи - зрозумілість. Це особливо важливо з огляду на те, що плинність кадрів у сучасному діловодстві є досить поширеним явищем. Пошукова система має відповідати таким вимогам:

o якнайповніше розкривати склад і зміст документів;

o забезпечувати оперативний пошук документів, інформації, контроль за їх виконанням.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів - найголовніше завдання служби діловодства.

Разом з документами на зберігання до архіву установи передаються і пошукові системи.

Інформаційно-довідкова робота, як і реєстрація документів, може бути організована традиційно - у вигляді довідкових картотек, а також в автоматизованому режимі.

Традиційна форма пошуку документів

У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість РКК, з яких можна скласти такі самостійні картотеки:

o довідкові (за кореспондентами, видами документів, їх авторами тощо);

o контрольні (за строками виконання, виконавцями тощо);

o кодифікаційні, або тематичні (нормативно-правові акти, розпорядчі документи тощо);

o за зверненнями громадян;

o алфавітні.

Кількість картотек в установі визначається ступенем централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретними умовами діяльності установи.

Ручна картотека - це шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки. Для реєстрації різних категорій документів доцільно виготовляти картки різного кольору або ж на верхньому березі звичайних карток робити спеціальні відмітки кольоровими смугами. Розділи і рубрики картотеки відокремлюються одне від одного картонними або пластмасовими роздільниками, на яких зазначаються назви розділів або індекси рубрик. Розміщення карток у рубриках здійснюється за алфавітом, підпорядкованістю, ступенем важливості тощо.

Картотеки організовують за різними схемами. їх побудова залежить від структури установи, ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників. Так, у разі застосування централізованої системи реєстрації документів довідкові картотеки формуються у службі діловодства; децентралізована система передбачає формування картотек у структурних підрозділах, змішана - у службі діловодства і в структурних підрозділах.

Довідкові картотеки є основними видами картотек в установах. У цих картотеках РКК групуються (систематизуються) за такими ознаками:

o алфавітною (за прізвищами, назвами об'єктів або предметів);

o географічною (за назвами адміністративно-господарських одиниць);

o кореспондентською (за назвами установ, з якими ведеться листування);

o номінальною (за назвами видів документів);

o предметно-питальною або тематичною (відповідно до змісту документів або сфери діяльності, до якої належать документи);

o структурною (за належністю документів до структурних підрозділів установи);

o хронологічною (за датами надходження документів, їх виконання, підписання, відправлення).

При формуванні картотек можливе сполучення різних пошукових ознак.

Довідкова картотека, як правило, складається з двох частин: невиконані і виконані документи.

Перша частина призначена для фіксації та пошуку відомостей про документи в процесі їх виконання і в разі потреби забезпечує контрольну функцію. Картки в ній можуть систематизуватися за виконавцями, структурними підрозділами, кореспондентами або строками виконання документів.

У міру виконання документів картки з відповідними відмітками переміщують з першої частини картотеки до розділів та рубрик другої частини.

Друга частина картотеки призначена для пошуку вже виконаних документів і будується за виробничо-галузевою схемою, що відбиває напрями, функції та питання діяльності установи. Картки у другій частині картотеки систематизуються, як правило, за номенклатурою справ. Розділи і рубрики картотеки відповідають при цьому розділам і статтям номенклатури справ. Головною пошуковою ознакою документа є його зміст.

Залежно від видів (груп) документів, що реєструються, формують окремі довідкові картотеки вхідних документів, ініціативних вихідних документів, звернень громадян, нормативно-правових актів, розпорядчих документів тощо.

Формування картотек вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється виключно за хронологічною ознакою.

Довідкові картотеки створюють окремо на кожен календарний рік. В оперативній роботі застосовують також картотеки за поточний і минулий роки. Загальний строк зберігання карток - три роки.

Контрольні (строкові) картотеки призначені для здійснення контролю за строками виконання документів. На роздільниках їх рубрик можуть бути проставлені календарні числа місяців, назви структурних підрозділів і прізвища виконавців. Порядок формування контрольної (строкової) картотеки викладено в підрозділі 3.2.4.4.

Тематичні (кодифікаційні) картотеки, що якнайповніше розкривають зміст документів, створюють на нормативно-правові акти органів вищого рівня, розпорядчі документи установи, договори тощо. Для формування таких картотек складається окрема картка на кожне питання, предмет, що відбиті в тексті документа, тому один документ, залежно від його змісту, може бути розписаний на кількох картках. Інформація систематизується відповідно до рубрик внутрісистемного класифікатора питань діяльності установи.

Картотеки нормативно-правових актів і розпорядчих документів формуються за предметно-питальною (тематичною) ознакою та за хронологією. У такій картотеці картки тримають до заміни документів новими.

Тематичні картотеки використовуються лише з довідковою метою, їх не застосовують як контрольні картотеки.

Картотеки за зверненнями громадян систематизуються за алфавітом прізвищ заявників.

Підвищення ефективності пошукової системи досягають шляхом розроблення такихкласифікаційних довідників:

o класифікатора питань діяльності установи;

o класифікатора видів документів;

o класифікатора кореспондентів;

o класифікатора резолюцій;

o класифікатора виконавців;

o класифікатора результатів виконання документів;

o номенклатури справ.