- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Розгляд вхідного документа
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
Порядок заповнення реєстраційної картки
Календарна шкала реєстраційної картки використовується для контролю за строками виконання документа. У ній зазначається дата, до якої документ має бути виконано.
У графі "Автор документа або кореспондент" записують назву установи, з якої надійшов документ, чи, якщо документ вихідний, установи, до якої його надсилають. При реєстрації звернень громадян у цій графі зазначають також прізвище, ім'я, по батькові, домашню адресу заявника.
Графа "Назва виду документа" заповнюється відповідно до назви реєстрованого документа (постанова, наказ, акт, доповідна записка тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють.
У графі "Строк виконання" проставляють дату, до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, який надсилають до інших установ, записують дату очікуваної відповіді. Строк виконання проставляють так: число, місяць, рік (арабськими цифрами), наприклад: 14.02.2009.
Графу "Дата та індекс надходження" заповнюють тільки для вхідних документів. У цій графі проставляють дату надходження документа та індекс, наданий установою-одержувачем. Відомості переносяться з реєстраційного штампа, а після виконання документа їх доповнюють номером справи за номенклатурою або іншим індексом.
У графі "Дата та індекс документа" при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором. При реєстрації вихідного або внутрішнього документа у цій графі зазначають дату відправлення (підписання) та індекс документа.
До графи "Заголовок документа або короткий зміст" переноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка його слід сформулювати відповідно до чинних правил. Якщо заголовок недостатньо повно відбиває зміст документа, то до цієї графи додатково вносять відомості з тексту.
До графи "Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець" переноситься з документа повний зміст резолюції (доручення), із зазначенням прізвища їх автора і дати. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, зазначають номер його телефону. Ця графа заповнюється після попереднього розгляду документа. Якщо на документі резолюція відсутня, то в цій графі секретар зазначає прізвище, ініціали, якщо потрібно, - посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.
У графі "Розписка в одержанні документа" виконавець розписується про одержання документа і проставляє дату.
У графі "Відмітка про виконання" стисло записують, як вирішено питання по суті або зазначають дату та індекс документа-відповіді. У випадках, коли письмова відповідь на зареєстрований документ не потрібна, у цій графі занотовують, коли, ким і як вирішено питання, порушене в ініціативному вхідному документі. Такий запис засвідчується підписом виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій же графі зазначають індекс справи за номенклатурою, до якої документ буде підшито для подальшого зберігання.
У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у графі, де йдеться про строк виконання, зазначають дату одержання відповіді, дату.
Індекс і короткий зміст листа-відповіді, а в деяких випадках - посаду і прізвище особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмової відповіді не складали, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом безпосереднього виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.
У картці, складеній на внутрішній документ, у даній графі зазначають конкретні дії щодо виконання документа. Якщо у процесі виконання складався новий документ, зазначають його дату й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням посади, ініціалів, прізвища.
На зворотному боці картки в графі "Контрольні відмітки" фіксують дані про контроль за строками виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко ця графа використовується і для записів, що стосуються руху документа, для внесення додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі. Графи "Фонд №", "Опис №", "Справа №" заповнюються в архіві, куди реєстраційні картки передаються разом з документами.
Від того, наскільки кваліфіковано й докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме надалі швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документами, так і в архіві установи.