- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Розгляд вхідного документа
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
3.2. Етапи документообігу
Документообіг кожної установи організовується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:
o приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;
o попередній розгляд і розподіл документів;
o реєстрація документів;
o контроль за виконанням документів;
o інформаційно-довідкова робота за документами;
o організація проходження документів;
o відправлення документів.
Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.
Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах.
3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
Приймання та первинне опрацювання вхідних документів здійснюється централізовано в одному місці - службі діловодства. У великих установах цю роботу доручають експедиціям або спеціальному працівникові (експедитору), у невеликих - секретареві. Централізований порядок уможливлює правильну організацію всієї подальшої роботи з документами та ведення їх обліку, а також застосування засобів автоматизації та механізації для опрацювання документів. Доцільно, щоб робота експедиції розпочиналася раніше, ніж усіх інших підрозділів установи.
Доставка документів
Доставка документів забезпечується за допомогою установ поштового зв'язку, кур'єрської служби, засобів електричного зв'язку. Установи поштового зв'язку здійснюють доставку письмової кореспонденції у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкованих видань. Каналами електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи. Електричний зв'язок значно скорочує час на передавання інформації й підвищує надійність доставки.
Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під розписку в журналі (див. додаток 46) або на квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з позначкою "Терміново" у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й години та хвилини доставки.
Документи, що надходять у позаробочий час, приймає черговий працівник.
Документи, отримані працівниками під час відряджень в інших установах чи від відвідувачів, також мають передаватися до групи первинного опрацювання документів.
Документи, надіслані каналами електричного зв'язку, опрацьовуються так само, як і паперові.
Текст отриманої телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі, реєструється та оперативно передається керівникові або співробітнику, якому її адресовано (див. додаток 44).
Вхідні телеграми приймаються під розписку зі зазначенням дати й часу приймання, реєструються та передаються керівництву.
Вхідні факсограми проходять первинне опрацювання на загальних засадах у службі діловодства або в інших місцях, встановлених інструкцією з діловодства установи.
Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм чинними нормативно-правовими актами не вирішено, то факсограма розглядається як засіб оперативного передавання інформації, і слідом за факсограмою адресатам має бути направлено оригінал документа.
Документи в електронному вигляді, отримані по телекомунікаційних каналах, мають надходити на єдину електронну адресу установи; не рекомендується здійснювати приймання таких документів на електронні адреси працівників установи.
Правила приймання, опрацювання і розподілу документів в електронному вигляді визначаються в інструкції з діловодства з урахуванням функціонуючих в установі технічних і програмних засобів.
Якщо в установі електронний документообіг не впроваджено, то електронні повідомлення роздруковують на папері із проставлянням засвідчувального напису: "Отримано в електронному вигляді", а також посади, підпису, ініціалів, прізвища працівника служби діловодства, дати. Після проведення зазначених операцій електронна версія документа може бути знищена.
В установах із впровадженою системою електронного документообігу отримані документи автоматично вводяться в пам'ять машини і функціонують в цій системі.
Відповідно до законодавства юридична сила документів, збережених, опрацьованих і переданих за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем, повинна підтверджуватись електронним підписом, що є обов'язковим реквізитом документа, який використовується для ідентифікації автора [7, ст. 6]. Використання в електронному документообігу інших видів електронного підпису здійснюється суб'єктами документообігу на договірних засадах. Без даного реквізиту електронні документи юридичної сили не мають. З огляду на це паперові оригінали зазначених документів повинні надсилатися поштою.