1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу

Працівників служби діловодства за характером їх праці поділяють на такі категорії: керівники, професіонали, фахівці, технічні службовці, робітники [44].

До категорії керівників належать посади завідувача (начальника) служби діловодства та його заступників, а також завідувачів експедиції, копіювально-розмножувального бюро, машинописного бюро, архіву.

До професіоналів відносять провідних документознавців, документознавців І та II категорій, документознавців.

Фахівці - це інспектори з контролю за виконанням доручень, експедитори, референти з основної діяльності, редактори.

Технічними службовцями є архіваріуси, асистенти референта, діловоди, секретарі керівника, секретарі-стенографістки, секретарі-друкарки, стенографістки, друкарки, коректори, оператори.

До категорії робітників належать кур'єри, палітурники.

До назв посад фахівців і технічних виконавців, які, виконуючи свої обов'язки, самостійно забезпечують важливу ділянку роботи або керують підпорядкованими їм співробітниками, подеколи додають слово "старший" (наприклад, старший інспектор, старший коректор). Назви посад у всіх випадках мають відповідати покладеним на працівників обов'язкам.

Посади редактора і коректора вводять до штату служб діловодства лише в окремих випадках, однак досвід свідчить, що їх наявність є доцільною та економічно виправданою. Кваліфіковано відпрацьовані тексти найважливіших документів, підготовлених установою, забезпечать їй репутацію надійного і серйозного партнера в будь-яких ділових стосунках.

В установах із розгалуженою структурою, крім штатних працівників служби діловодства, у кожному підрозділі може бути передбачена посада секретаря, на якого покладаються діловодні функції. За її відсутності керівник підрозділу повинен призначити одного зі співробітників відповідальним за організацію діловодства.

Таким чином, при визначенні чисельності діловодного персоналу мають бути враховані загальна кількість штатних працівників служби діловодства та всіх працівників інших структурних підрозділах, на яких покладено діловодні функції.

Основним чинником, що впливає на чисельність діловодного персоналу, є обсяг документообігу, загальна кількість працівників установи, характер та масштаби її діяльності, рівень механізації та автоматизації діловодних процесів.

Найбільш реальним є розрахунок чисельності діловодного персоналу, що здійснюється з урахуванням трудомісткості на кожен вид робіт з діловодного обслуговування.

Для визначення чисельності працівників служби діловодства застосовують

Міжгалузеві норми часу працівників, що виконують роботи з діловодства.

У зазначених нормах наводяться види робіт, виконуваних діловодним персоналом. Норми часу встановлено на виконання робіт одним виконавцем у людино-годинах на одиницю виміру відповідного обсягу робіт.

1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства

З метою раціональної організації діловодства мають бути розроблені такі організаційно-правові документи:

o положення про службу діловодства;

o посадові інструкції для кожного працівника, який здійснює діловодне обслуговування;

o інструкція з діловодства;

o табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів.

Згадані документи містять правила та норми, що визначають статус служби діловодства, її компетенцію, структуру, посадовий склад, функції працівників, їх права, обов'язки, відповідальність, а також регламентують організацію діловодства в установі. Положення зазначених організаційно-правових документів є обов'язковими для виконання. Ці документи має затвердити керівник установи.