- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Розгляд вхідного документа
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
Текст наказу
Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині висвітлюються цілі й завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній можуть наводитися факти, зазначатися події, даватися оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: "З метою...", "На підставі...", "Відповідно до...", "Згідно з...", "На виконання..." тощо, наприклад:
З метою посилення контролю за станом трудової дисципліни... На підставі акта перевірки....
Якщо підставою для видання наказу є нормативно-правовий акт органу вищого рівня, то в констатуючій частині наказу подають посилання на цей документ у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок), тобто наводяться всі пошукові дані. Наприклад:
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 жовтня2007р. № 1222 "Про затвердження Порядку декларування зміни оптово-відпускних цін на продовольчі товари"...
Якщо зміст наказу не потребує роз'яснень, констатуючої частини може не бути. У такому разі текст складається лише з розпорядчої частини.
Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі від першої особи однини. Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яку друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега, далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини. До формулювань цієї частини документа висуваються жорсткі вимоги. їх зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам; не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення. Рекомендується уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "підвищити", "вплинути", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.
Розпорядчу частину поділяють на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1.,1.2., 1.3...), які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подаються у давальному відмінку (це можуть бути назва установи, структурного підрозділу або посада й прізвище посадової особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці може бути названі й узагальнено, наприклад: "директорам шкіл", "начальникам цехів", "менеджерам з персоналу". Завдання формулюються за допомогою дієслів неозначеної форми -"підготувати", "організувати", "забезпечити", "розробити" тощо. Наприклад:
НАКАЗУЮ:
1. Начальнику відділу кадрів М. П. Лавреновичу до 01.12.2009 підготувати та подати на затвердження програму курсів з підвищення кваліфікації.
Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання. Наприклад:
Строк-17.02.2009.
У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може зазначатися також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, як правило, строк виконання встановлюють по кожному завданню окремо.
Після основних пунктів наказу вміщується перелік документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання даного наказу.
Наприклад:
Уважати таким, що втратив чинність, наказ генерального директора TOB "Інтеграл" від 10.01.2007 № 5 "Про затвердження Положення про преміювання співробітників".
В останньому пункті наказу зазначаються посада й прізвище особи, яка відповідає за виконання наказу в цілому. Як правило, загальний контроль за виконанням наказу покладається на одного із заступників керівника установи. Наприклад:
Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора О. С. Волкова.
У деяких випадках керівник може особисто контролювати виконання наказу. В такому разі останній пункт наказу формулюється так:
Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Накази з основної діяльності можуть мати додатки, посилання на які наводяться у відповідних пунктах тексту, наприклад:
Затвердити штатний розпис ЗЛТ "Металург", що додається;
Затвердити склад атестаційної комісії (додаток 2).