Діловодство - це сфера практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, кожної установи та організації незалежно від форми власності (далі - установа). Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Правильна організація діловодних процесів безпосередньо впливає на економічні результати та ефективність діяльності установ. Стан діловодства характеризує стиль роботи апарату управління. Значною є роль діловодства і в організації праці керівників усіх рівнів.

Відповідно до ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечує документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами [33, с. 2].

Організацію діловодства умовно розподіляють таким чином:

• документування (фіксування інформації, складання та оформлення документів);

• робота з документами (одержання-відправлення, опрацювання, реєстрація, контроль за виконанням, облік, зберігання, використання, підготовка до передавання на архівне зберігання, знищення).

Таким чином, діловодство охоплює всі процеси з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу установи.

Розвиток сучасних технологій, впровадження автоматизованих систем управління сприяють розширенню й поглибленню традиційних понять. Тож останнім часом як синонім терміна діловодство нерідко вживають терміни документаційне забезпечення управління або інформаційно-документаційне забезпечення управління, що включають, окрім традиційної роботи з документами, також інформаційне обслуговування, створення баз даних, їх ведення і роботу з ними.

Завданнями діловодства є:

o оформлення документів відповідно до вимог державних стандартів;

o створення умов для руху документів (організація реєстрації документів, доведення до виконавців, контроль за рухом документів і строками їх виконання);

o створення умов для пошуку виконаних документів (формування документів у справи згідно з номенклатурою справ);

o створення умов для зберігання та використання документаційного фонду.

Розділ 1. Організація діловодного обслуговування

До СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ тією чи іншою мірою причетні більшість працівників установ. Водночас організацію роботи з документами покладають на самостійний, організаційно відокремлений підрозділ - службу діловодства, яка може називатися по-різному: канцелярія, загальний відділ, управління документаційного забезпечення, відділ організації діловодства, сектор діловодства тощо. У невеликих установах ці функції виконує, як правило, секретар, діловод.

Службу діловодства як самостійний структурний підрозділ очолює керівник, підпорядкований безпосередньо керівникові установи або його заступнику відповідно до функціональних обов'язків. Об'єднання служби діловодства з іншими підрозділами, зокрема її включення до складу адміністративно-господарського відділу, неприпустиме.

Основними завданнями служби діловодства є інформаційно-документаційне обслуговування управлінської діяльності установи. До її обов'язків входить створення комплексної системи діловодства, тобто сукупності організаційних, Інформаційних, технічних, технологічних процедур, що забезпечують отримання, опрацювання, використання, зберігання, відправлення і знищення документів.

У своїй діяльності служба діловодства керується чинними нормативно-правовими актами і національними стандартами з діловодства та архівної справи, на підставі яких вона розробляє власний пакет організаційних, нормативних і методичних документів. У них закріплюються насамперед обрані в установі організаційні форми діловодства, структура служби діловодства, її посадовий склад, порядок документування, технологія роботи з документами.

1.1. Організаційні форми діловодства

Організаційна форма діловодства зазвичай залежить від масштабів діяльності установи та територіального розміщення її структурних підрозділів.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

o централізована;

o децентралізована;

o змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що в установі функціонує спеціалізована служба діловодства й усі операції з опрацювання документів (приймання й відправлення, реєстрація й облік, контроль за виконанням документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання покладено на зазначену службу. За наявності служби діловодства співробітникам інших структурних підрозділів установи непотрібно відволікатися на технічні операції з документами, натомість вони мають можливість творчо працювати з ними, тобто розглядати, вивчати, аналізувати, готувати на їх підставі нові. У такому разі в структурних підрозділах не передбачено посади секретаря, який виконує діловодні функції.

У структурних підрозділах зберігаються тільки ті документи, з якими працюють співробітники, у т. ч. копії вже завершених діловодством документів, які можуть стати в нагоді виконавцям надалі. При цьому вони можуть обирати будь-який зручний для себе спосіб зберігання виконаних документів, оскільки вся документація зберігається централізовано в службі діловодства.

З точки зору організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл опрацювання документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це уможливлює найбільш раціональне використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, надійніше забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано проводиться експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архіву установи, оскільки цю роботу служба діловодства виконує фактично без залучення структурних підрозділів.

Однак централізована форма роботи з документами можлива лише за наявності служби діловодства як повноцінного структурного підрозділу з достатньою чисельністю кваліфікованого персоналу і сучасним технічним обладнанням.

Централізована форма діловодства застосовується, як правило, в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тис. документів на рік. В установах з великим обсягом документообігу, що мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних коштів і здійснення певних організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства як свідчить її назва, є повною протилежністю централізованій. При децентралізованій формі кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправлення документів, а також формування справ, їх зберігання тощо. З метою належного виконання цієї роботи в кожному структурному підрозділі створюється власна служба діловодства або призначається особа, яка відповідає за роботу з документами (секретар). Покладення діловодних функцій на спеціалістів структурних підрозділів спричинює необґрунтовані витрати часу на виконання не властивих для цих працівників операцій.

При децентралізованій формі організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів, оскільки документація установи не становить єдиної системи. Така форма роботи з документами доцільна лише в тому разі, коли установа має територіально роз'єднані структурні підрозділи або її діяльності притаманна певна специфіка (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу).

Разом з тим чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, працюють за системою, подібною до децентралізованої. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізоване настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладання вихідних документів до конвертів і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, відсутні не лише служба діловодства, яка виконує ці функції, а й працівник, на якого покладалося б виконання технічних операцій з опрацювання документів.

Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. Як правило, в одному підрозділі - службі діловодства - здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації й обліку документів, контролю за їх виконанням на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ. Таким чином, при змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво. Документи, що надходять на адресу структурних підрозділів, у службі діловодства не опрацьовуються, реєстрацію й облік цих документів здійснюють структурні підрозділи. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, опрацьовують, реєструють і обліковують саме там. Завданням структурних підрозділів є також формування документів у справи та їх зберігання до моменту передавання на архівне зберігання або до закінчення строків тимчасового зберігання.

Отже, вдаючись до змішаної форми організації діловодства, керівництво установи має подбати про створення служби діловодства (спеціалізованого підрозділу) або введення посади секретаря, який здійснюватиме централізоване опрацювання частини документів, а також належну організацію діловодства в кожному структурному підрозділі. Тобто в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання зазначених вище функцій. Тільки за цієї умови буде забезпечено порядок у роботі з документами. Крім того, важливою передумовою ефективності зазначеної системи є організаційно-методичне керівництво роботою з документами з боку служби діловодства та постійний контроль за станом діловодства в структурних підрозділах.

Якщо в установі вибір зроблено на користь змішаної форми організації діловодства, необхідно також визначитись, який варіант є доцільнішим: з більшим чи меншим ступенем централізації. Враховуючи те, що централізована форма діловодства має низку переваг, доцільно прагнути до більшої централізації роботи з документами. За структурними підрозділами слід залишати винятково ті операції, які неможливо чи небажано централізувати через технічні або інші причини.

При вирішенні питання про вибір організаційної форми діловодства необхідно обов'язково враховувати специфіку діяльності установи, її організаційну форму, обсяги документообігу, кваліфікацію діловодного персоналу.