4. Процедуры управления изменениями в проекте

Управление изменениями производится в течение всего срока работы над проектом.

Процедура управления изменениями выглядит примерно следующим образом:

1. Подача запроса на изменение. Запрос на изменение должен быть документирован и внесен в базу данных для дальнейшего контроля его статуса.

2. Оценка последствий. Производится оценка степени воздействия предлагаемого изменения на проект.

3. Принятие решения об изменении. Принимается решение о необходимости предложенного изменения или отказе от его реализации.

4. Реализация изменения. Если принято решение об утверждении изменения, необходимо обеспечить выполнение изменения.

5. Контроль. Если изменение выполнено, вопрос может быть снят с контроля, следовательно, статус запроса на изменение должен быть изменен в базе данных.

Подача запроса на изменение

Любой участник проекта имеет на это право. Запросы на изменения могут подаваться в любом виде: на бумаге, электронным сообщением, путем заполнения формы в специализированной системе или другим способом. Форма запроса на изменения, как минимум, должна содержать следующую информацию:

• название проекта;

• имя менеджера проекта, к которому поступает запрос;

• имя участника проекта, подавшего запрос на изменение;

• дата подачи запроса;

• порядковый номер запроса на изменение;

• описание изменения.

Запросы на изменения регистрируются в Журнале контроля изменений. В нем учитывается количество поданных запросов по проекту и отслеживается их статус вплоть до снятия с контроля вопроса о внесении изменения.

Оценка последствий

Всесторонняя оценка последствий внесения изменений предполагает решение следующих вопросов:

• Какая выгода будет получена от внесения изменений?

• Какие риски связаны с проектом, если реализовать предложенные изменения? Какие риски ожидают, если отказаться от изменений?

• Когда подан запрос на изменение? Если запрос поступил в самом начале проекта, то изменения, скорее всего, не окажут сильного воздействия на проект, но если проект уже выполнен на 70%, то изменения приведут к переделкам, а возможно и к переносу сроков.

• Как изменения повлияют на результаты проекта, проектные документы, сроки, бюджет, ресурсы и другие аспекты проекта?

Некоторые изменения настолько велики, что представляют собой «проект» в проекте. Одна лишь оценка последствий внесения изменений может вылиться в серьезное исследование, результаты которого следует документировать и представить Совету по управлению изменениями.

Принятие решения об изменении

В соответствии с указанными выше критериями, решения по поданным запросам на изменения принимает менеджер проекта самостоятельно.

Менеджер имеет право:

• утвердить;

• утвердить при выполнении специфических условий;

• отклонить;

• отправить на доработку.

Реализация изменения

За изменения результатов проекта отвечают назначенные на эти задачи члены команды проекта. Они должны запланировать действия по внесению изменений; протестировать изменения на небольшом участке, прежде чем решаться на полномасштабные изменения; выполнить изменения и сообщить о факте завершения работ.

Контроль

При контроле текущий план сравнивается с базовым, а если базовый план был изменен, то сравнение идет с новым базовым планом. После исполнения изменений должны быть документированы все последствия внесения изменений в отдельном отчете.