14.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну

Что такое коммерческая тайна, может объяснить любой бизнесмен. Коммерческая тайна (КТ) – это информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой (фирмой) и составляющая его [предпринимателя] интеллектуальную собственность. Но законодательное определение этого понятия появилось совсем недавно. В настоящее время действует новый Федеральный закон от 29 июля 2000 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

До недавнего времени нормативная база для защиты коммерческой информации в России была разрозненной. Закон РФ от 22.03.1991 N 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» признавал противоправное получение конфиденциальных сведений одной из форм недобросовестной конкуренции. Общую характеристику коммерческой тайны давала ст. 139 Гражданского кодекса. Санкции за ее незаконное получение и разглашение предусматривались Трудовым (ст.ст.81, 243), Административным (ст. 13.14) и Уголовным (ст. 183) кодексами. Однако ни четкого перечня информации, которая может быть признана коммерческой тайной, ни механизма ее защиты, ни правил, регулирующих получение и использование «закрытых» сведений, в законодательстве не было.

Закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» изменил ситуацию. Теперь можно сказать, что правовая база для охраны внутренних секретов предприятий наконец-то появилась. Остается лишь эффективно реализовать новые возможности на практике.

Основные понятия, связанные с защитой коммерческой информации, определены в ст.ст.3 - 5 Закона. Если опустить юридические тонкости формулировок и кратко подытожить все, что в них сказано, то можно сделать следующие выводы:

1) Коммерческая тайна - это любая информация, несанкционированное распространение которой может нанести ущерб тому, кто ею владеет. Перечень сведений, которые не могут быть коммерческой тайной, установлен законом.

2) Владельцем коммерческой тайны является фирма или предприниматель, которые получили конфиденциальную информацию на законных основаниях.

3) Конфиденциальная информация, полученная на законных основаниях, - это результаты собственных исследований, либо сведения, поступившие от другого владельца по договору.

4) Информация признается коммерческой тайной только в том случае, если владелец предпринял для ее защиты меры, предусмотренные законом (ввел режим «коммерческой тайны»). Если этот режим не установлен, любые сведения считаются открытыми.

К конфиденциальной коммерческой информации относятся научно-техническая (технологическая) и деловая.

Научно-техническая информация включает:

• сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи, схемы,

• используемые материалы,

• химические формулы, рецептуры,

• методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях),

• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования,

• программное обеспечение ПК, пароли, ключи и процедуры доступа к информации,

• основные производственные показатели,

• результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.

• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);

• сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

• сведения о размерах прибыли, себестоимости произведенной продукции и др., стоимостные показатели;

• планы развития предприятия (тактические и стратегические);

• планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, бизнес-планы, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

• планы рекламной деятельности;

• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, держателей акций; сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

• структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;

• кадровый состав и его формирование;

• сведения из деловой переписки.

Главный признак конфиденциальной коммерческой информации - ее ценность для конкурентов. Состав и объем ценной информации (сведений, составляющих КТ предприятия), сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются его руководителем (собственником или владельцем).

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении фирмы, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности представляемых фирмой услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает в первую очередь финансовую деятельность фирмы и направления обеспечения безопасности работы фирмы.

К разряду ценных и всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие служебную, производственную или коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой учреждений, организаций, партнеров, заказчиков и клиентов.

Ценную информацию обычно относят к категории ограниченного доступа к ней персонала, Эта информация может иметь как документированную форму отображения на любом носителе - бумажном, магнитном, фотографическом и др. (текстовую, изобразительную или электронную), так и недокументированную, распространяемую человеком в акустическом, визуальном или ином виде. Информация ограниченного доступа в предпринимательской сфере включает сведении, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуется конфиденциальной.

Для начала нужно определить круг сведений, которые станут коммерческой тайной. В отличие от государственной тайны перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, государством централизованно не регламентируется. Их объем зависит от масштабов фирмы, от видов деятельности, которыми она занимается, и от финансовых возможностей предприятия. Одновременно фирма устанавливает необходимый уровень конфиденциальности этих сведений, степень требуемой их защиты, длительность защиты, ее стоимость и технологию защиты. Состав ценной и конфиденциальной информации, подлежащей защите, определяется собственником или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном перечне. В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля.

В принципе, Закон позволяет ограничить доступ посторонних к любой информации, кроме той, что перечислена в ст.5. Однако такой подход вряд ли оправдан.

Во-первых, бессмысленно секретить информацию, которая никому не нужна. Например, цвет мебели или полов в вашем офисе конкурентов явно не заинтересуют.

Во-вторых, незачем охранять «секреты Полишинеля» - общеизвестные сведения, с которыми любой желающий может ознакомиться в открытых источниках. Впрочем, даже если фирма признает такую информацию тайной (или забудет вовремя снять гриф секретности), то предъявить претензии к тому, кто их разгласит, она не сможет - суд не примет иск.

Ограничивать доступ нужно к тем данным, которые известны немногим, имеют реальную коммерческую ценность и утечка которых действительно нанесет предприятию материальный ущерб.

В-третьих, нет смысла объявлять конфиденциальной ту информацию, которая охраняется патентными и авторскими правами. Новый Закон для того и предназначен, чтобы фирма могла сохранить в тайне сведения, на которые такие права не зарегистрированы, но которые она хочет защитить от несанкционированного использования.

В-четвертых, нужно иметь в виду, что чем больше у фирмы секретов, тем труднее их оберегать. Защита огромной массы данных потребует создания сложной системы безопасности и неизбежно повлечет за собой немалые расходы. Кроме того, дополнительные режимные мероприятия наверняка снизят оперативность работы персонала.

Любые меры по защите информации должны быть обоснованы с финансовой точки зрения. Конфиденциальность не может стоить дороже тех сведений, которые защищаются. Поэтому, прежде чем вводить режим коммерческой тайны, руководству фирмы с участием бухгалтерии и ведущих специалистов нужно оценить экономический эффект, который даст засекречивание информации (величину потенциальной прибыли или предотвращенного ущерба), и сопоставить его с возможными потерями от ее открытого использования.

При этом нужно определить:

• какая именно информация нуждается в защите;

• кого она может заинтересовать и какую ценность представляет для конкурентов;

• какие элементы информации являются наиболее важными и уязвимыми;

• как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут актуальными;

• во что обойдется защита информации с финансовой и организационной точки зрения.

Разрабатывая меры по защите коммерческой тайны фирмы, необходимо экономически обосновать целесообразность засекречивания той или иной информации. В первую очередь выделяется информация, утечка которой может привести фирму к банкротству. Это строго конфиденциальная информация. В мире бизнеса, это, как правило, «ноу-хау».

К конфиденциальной информации относятся сведения о перспективах развития фирмы, ее клиентах, сроках и сумме кредитования. Огласка этих сведений, конечно же, не приведет к краху, но лишит фирму на какое-то время устойчивой прибыли. Также не подлежит огласке информация, раскрытие которой может привести к неблагоприятным последствиям. К ней относятся: номера домашних телефонов, адреса руководителей и сотрудников фирмы, текущие планы работы, информация о конфликтных ситуациях и т.п.

Информация, разглашение которой может нанести фирме ущерб, во многом зависит от профиля ее деятельности. И все же общие признаки у «опасных» сведений есть.

Примерный перечень данных, содержащих коммерческую тайну:

В сфере финансов:

• данные бухгалтерского, налогового и управленческого учета;

• плановые и фактические показатели финансово-хозяйственной деятельности;

• сведения о личных доходах каждого работника;

• сведения о состоянии банковских счетов и проводимых финансовых операциях;

• сведения о рентабельности производства;

• сведения о долговых обязательствах предприятия, в том числе о размерах и условиях полученных кредитов и займов;

• механизм ценообразования (прямые издержки, накладные расходы, норма прибыли, предполагаемые расчетные цены в будущем, методы расчета, размеры скидок и т.п.);

• сведения об эффективности импорта и экспорта (в т.ч. расчеты экспортной и импортной стоимости товаров, работ, услуг);

• сведения об участии предприятия в уставных капиталах других организаций.

В рыночных взаимоотношениях:

• оригинальные методы маркетинговых исследований;

• результаты изучения рынка, оценка состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;

• сведения о рыночной стратегии фирмы и об оригинальных методах продвижения товаров;

• проекты прайс-листов и условия предоставления скидок;

• сведения о предполагаемых закупках, о полученных заказах и об объемах взаимных поставок по долгосрочным договорам;

• сведения о предприятии как о торговом партнере;

• данные обо всех контрагентах, деловых партнерах и конкурентах предприятия, которые не содержатся в открытых источниках;

• содержание торговых соглашений, которые по договоренности сторон считаются конфиденциальными;

• сведения о подготовке к торгам, аукционам и об их результатах;

• информация о подготовке, содержании и результатах проведения переговоров с посредниками и деловыми партнерами, о совещаниях с персоналом фирмы и т. п.

В сфере управления предприятием и обеспечения безопасности:

• сведения о механизме подготовки, принятии и исполнении управленческих решений;

• сведения о проведении, повестках дня и результатах служебных совещаний;

• сведения о подготовке и результатах переговоров с деловыми партнерами предприятия;

• сведения об организации защиты коммерческой тайны, об охранной системе предприятия, о коммерческой тайне, переданной партнерам (полученной от партнеров) на доверительной основе или по договорам;

• состояние программного и компьютерного обеспечения фирмы;

• содержание заданий на командировку (если командировки носят конфиденциальный характер).

В сфере производства:

• сведения о структуре производства, производственных мощностях, типах и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих изделий и готовой продукции;

• направления и объемы инвестиций. Плановые и отчетные данные о вводе объектов в эксплуатацию;

• плановые экономические показатели;

• планы расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономические обоснования;

• сведения о новых материалах и технологии их применения, о комплектующих изделиях, которые придают продукции новые качества;

• сведения о модернизации известных технологий, которая позволяет повысить конкурентоспособность продукции.

В научно-технической деятельности:

• сведения о целях, задачах и программах перспективных исследований;

• материалы о незарегистрированных открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях;

• конструкционные характеристики создаваемых изделий и параметры разрабатываемых технологических процессов (габариты, компоненты, режимы обработки и т.п.);

• особенности конструкторско-технологических решений и дизайнерского оформления, которые могут изменить рентабельность изделий;

• условия экспериментов и характеристика оборудования, на котором они проводились;

• используемые методы защиты от подделки товарных знаков.

Естественно, приведенный список не является обязательным или исчерпывающим. В зависимости от конкретных условий работы предприятия его можно сократить или дополнить. При этом нужно постараться спрогнозировать, какие отрицательные последствия возникнут, если та или иная информация уйдет на сторону. А результатом беспечности могут стать:

• разрыв (или ухудшение) деловых отношений с партнерами;

• срыв переговоров, потеря выгодных контрактов;

• невыполнение договорных обязательств;

• необходимость проведения дополнительных рыночных исследований;

• отказ от решений, ставших неэффективными из-за огласки информации, и, как следствие, финансовые потери, связанные с новыми разработками;

• потеря возможности запатентовать продукт или продать лицензию;

• снижение цен или объемов реализации;

• ущерб авторитету или деловой репутации фирмы;

• более жесткие условия получения кредитов;

• трудности в снабжении и приобретении оборудования и т.д.