- •Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов
- •8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами
- •Общая организация работы с исходящими документами
- •Блок-схема работы с исходящими документами
- •8.2. Порядок обработки исходящих документов
- •Тема 9. Технология обработки внутренних документов
- •9.1. Определение понятия «внутренние документы»
- •9.2. Общая организация работы с внутренними документами
- •Блок-схема работы с внутренними документами
- •Тема 10. Анализ структуры документооборота
- •10.1. Проектирование рациональной системы документооборота
- •10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов
- •Примерный образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
- •Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма
- •10.3. Графическая оперограмма
- •10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме
- •Тема 11. Регистрация документов в организации справочно-информационного аппарата управления
- •11.1. Регистрация документов как составная часть технологии доу. Цели и принципы регистрации документов.
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации службой доу
- •11.2. Места регистрации документов
- •Форма (1) журнала регистрации входящих документов
- •Форма (2) журнала регистрации входящих документов
- •11.4. Карточная форма регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения
- •Образец лицевой стороны ркк
- •Образец оборотной стороны ркк
- •11.5. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма
- •11.6. Индексация документов
- •Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм
- •Тема 12. Контроль исполнения документов (кид)
- •12.1. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю. Функции службы доу по контролю за сроками исполнения документов
- •12.2. Типы контроля. Виды контроля
- •12.4. Причины неисполнения документов в срок. Методика организации контроля исполнения документов
- •12.5. Сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Тема 13. Организация делопроизводства по обращениям граждан
- •13.1. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан
- •13.2. Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате
- •13.3. Законодательство Российской Федерации о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
- •13.4. Понятие «обращение граждан». Виды обращений
- •13.5. Основные задачи службы доу по организации работы с обращениями граждан, ее особенности
- •13.6. Особенности ведения делопроизводства по письменным обращениям граждан
- •1) Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
- •2) Регистрация полученных обращений
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •3) Рассмотрение обращений руководством
- •4) Уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию
- •5) Подготовка проекта ответа на обращение
- •6) Контроль за исполнением обращений граждан
- •7) Информационно-справочная работа по обращениям граждан
- •8) Результаты решения вопросов, поставленных в обращении гражданина
- •9) Текущее (оперативное) хранение обращений
- •10) Анализ обращений граждан
- •Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока и неисполненных
- •11) Подготовка и передача обращений граждан в архив организации
- •12) Оформление реквизитов обложки дела и внесение в нее необходимых уточнений
- •13.7. Организация личного приема граждан в государственных учреждениях
- •13.8. Организация работы по обращениям депутатов
- •Раздел 3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
- •Тема 14. Номенклатура дел
- •14.1. Понятие номенклатуры дел
- •14.2.2. Методика составления номенклатуры дел. Общие требования к номенклатуре дел. Изучение состава документов
- •14.2.3. Требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации
- •14.2.4. Разработка классификационной схемы
- •По функциональному принципу
- •По структурному принципу
- •По структурно-функциональному принципу
- •14.2.5. Определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел
- •14.3. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
- •Графы номенклатуры
- •14.4. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве
- •14.5. Номенклатура конфиденциальных дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
- •Тема 15. Организация и порядок формирования дел
- •15.1. Понятие «формирование дел» и основные требования к этой работе. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве
- •15.2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы доу и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации)
- •15.3. Правила формирования различных категорий документов в дела
- •15.4. Принципы систематизации документов внутри дел
- •Тема 16. Организация ведомственного (оперативного) хранения документов и обеспечение их сохранности
- •16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов
- •16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях
- •16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях
- •Форма карты-заместителя дела
- •Форма листа-заместителя документа
- •Тема 17. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
- •17.1. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Задачи экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов
- •17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение
- •17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •4. Права эк
- •5. Организация работы эк
- •Тема 18. Подготовка и передача дел в архив организации. Оформление дел
- •18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел
- •19.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.
- •18.3. Оформление обложки дел постоянного и долговременноговременного хранения
- •19.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения
- •Лист-заверитель дела № 22-5
- •Тема 19 Направления совершенствования доу
- •Основные направления и результаты проводимых работ
- •Основные проблемы доу и направления их решения
- •Машиночитаемые документы
- •Автоматизация доу
- •Организационное и кадровое обеспечение
- •Роль росархива
- •Вопросы к экзамену по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- •Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.
- •Темы дипломных работ по документоведению
- •Тема 14. Конфиденциальные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа (нсд)
- •14.1. Понятие «конфиденциальные документы». Степени секретности конфиденциальных служебных документов. Порядок работы с документами, содержащими государственную и служебную тайны
- •14.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну
- •Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
- •14.3. Гриф конфиденциальности документа, содержащего коммерческую тайну
- •14.4. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
- •Комплекс специальных мер по защите документов от нсд
13.4. Понятие «обращение граждан». Виды обращений
К обращениям граждан относятся предложения, заявления, жалобы, ходатайства.
Предложение - это такой вид обращений, который не связан с нарушением прав граждан и их законных интересов, а направлен на совершенствование работы государственных органов и общественных организаций во всех сферах их деятельности. Предложения могут касаться самых различных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер. Это и пожелания, и рекомендации о совершенствовании деятельности органов в области экономики и культуры, и улучшения работы государственного аппарата по укреплению законности и развития законодательства.
Заявление - это обычно просьба граждан об удовлетворении их субъективных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией РФ и федеральными законами. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: «заявление – официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное… с нарушением прав и законных интересов и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения».
Таким образом, гражданин пишет заявление во-первых, в целях реализации своих прав или законного интереса и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений, организаций.
Заявления граждан должны содержать определенные требования или иметь особенности обращения и рассмотрения (заявление о предоставлении жилплощади, о выделении материальной помощи, о пересмотре назначенной пенсии и т.п.).
Отсутствие или наличие нарушений прав и интересов граждан являются основными критериями в разграничении понятий «заявление» и «жалоба».
Жалоба - это обращение гражданина в государственный или общественный орган (либо к должностным лицам) о нарушении его прав, свобод и законных интересов.
Жалоба подается гражданином, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействием) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностных и выборных лиц, руководителей организаций и общественных объединений. Жалоба является и средством для предупреждения подобных правонарушений.
Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями и учреждениями, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.
Необходимо знать, что в соответствии со ст. 5 Закона № 4866-1 жалоба может быть подана не позднее трех месяцев с момента, когда гражданину стало известно о нарушении его прав, и не позднее одного месяца со дня письменного или устного уведомления органа власти или должностного лица об отказе в удовлетворении его требований, содержащихся в обращении. Если срок подачи жалобы пропущен по уважительной причине, он может быть продлен при условии, что гражданин представит оправдательные документы. Безусловно, подаваемая жалоба не должна содержать материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство лиц, на которых жалуется гражданин. В противном случае в соответствии со ст. 129 и 130 Уголовного кодекса РФ он может быть подвергнут наказанию в виде штрафа либо обязательных или исправительных работ.
Зачастую в письмах могут содержаться одновременно и предложения, и заявления, и жалобы. Здесь проявляются индивидуальные особенности самих заявителей и могут быть самые различные комбинации содержания писем.
В последние годы законодательством РФ введен еще один термин в понятие «обращения граждан» - «ходатайство».
Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ. Очень важно, чтобы ходатайства и все необходимые документы были оформлены в соответствии с требованиями закона.
Например, лица, которые имели в прошлом гражданство СССР, представляют документы, подтверждающие факт проживания на территории Российской Федерации на день обращения. Эти граждане представляют ходатайство, к которому прикладывается вид на жительство, а при его отсутствии - паспорт гражданина СССР образца 1974 г. с отметкой о регистрации по месту жительства или со свидетельством о регистрации по месту жительства или месту пребывания, либо документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина или лица без гражданства со свидетельством о регистрации по месту жительства или месту пребывания.
Законом г. Москвы от 14 февраля 1996 г.№ 4 «О референдуме города Москвы» в ст. 8 предусмотрена возможность направления ходатайства о проведении референдума для реализации гражданской инициативы жителей Москвы. В случае подачи ходатайства данный закон предусматривает необходимость указать формулировку вопроса или вопросов, выносимых на референдум, фамилии, имена и отчества, даты рождения, адреса мест жительства, серии и номера паспортов или заменяющих их документов членов инициативной группы, а также лиц, уполномоченных действовать от имени инициативной группы. К ходатайству обязательно должен быть приложен протокол собрания инициативной группы, на котором принималось решение о необходимости проведения референдума.
В зависимости от авторства обращения делятся на:
личные (индивидуальное) - от конкретного заявителя;
коллективные - от группы заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных объединений, проживание в одном доме, микрорайоне и т.д.). Коллективным может быть обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное его организаторами и (или) участниками и имеющее общественный характер. Закон г. Москвы «Об обращениях граждан» ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) - петицию. Петиция - это коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства. В случае получения петиции мэр г. Москвы совместно с городской думой рассматривает высказанные в ней предложения и в двухмесячный срок со дня официального внесения петиции принимает по ней решение.
анонимные – от гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, или не содержащие адресных данных, позволяющих определить, куда следует направить ответ. Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело, поскольку ответить будет некуда и некому. Если анонимное письмо содержит конкретную и важную информацию, оно может быть направлено тем должностным лицам и структурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого в письме.
Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.
Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись.
Устные обращения граждан излагаются во время личного приема. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны, на них дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и т.д., гражданину отвечают письменно.
